Het belang van Inkoop neemt toe!

Uit onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen organisaties steeds belangrijker wordt. Enerzijds omdat inkoop een steeds belangrijkere rol krijgt in het voortbrengingsproces van organisaties. Anderzijds omdat er nog steeds kostenbesparingen te realiseren zijn. Op deze pagina worden de stappen in het inkoopproces toegelicht. En wordt duidelijk of en hoe je het inkoopproces kunt automatiseren.

1   Inkoopproces

Het inkoopproces is op de te delen in zeven stappen (naar Prof. Dr. A.J. van Weele).

1. Inventariseren; het inkoopproces start bij het bepalen van de inkoopbehoefte in de eigen organisatie. Op basis van een inkoopanalyse worden de inkooppakketten geïnventariseerd. Op de pagina inkoopanalyse wordt uitgelegd hoe u op basis van de financiële administratie en een rondje langs de afdelingen de inkoopbehoefte vaststelt.

2. Specificeren; is het beschrijven van de inkoopbehoefte. De eisen en wensen die in de specificatie zijn opgenomen bepalen hoe de markt aan de inkoopbehoefte kan voldoen. De markt biedt immers aan waar u om vraagt. Op de pagina specificeren inkooppakketten wordt duidelijk hoe u een eenmaal vastgesteld inkooppakket kunt specificeren. 

3. Selecteren; nadat de koopbehoefte is gespecificeerd moet er een leverancier geselecteerd worden. U stelt eerst vast welke eisen u aan de leveranciers stelt (continuïteit, kredietwaardigheid, etc). Met behulp van marktonderzoek vraagt u een aantal leveranciers om op basis van het programma van eisen een offerte op te stellen.

4. Contracteren; op basis van de offertes wordt er met een aantal leveranciers over de condities en voorwaarden onderhandeld. Daarna kan een contract worden opgesteld. In het contract worden de wederzijdse verplichtingen en de verdeling van risico's tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vastgelegd.

5. Bestellen; de inkoper of medewerker die belast is met de bestelopdracht zal inventariseren wat de huidige behoefte is. De behoefte wordt vertaald in artikelen en via een order geplaatst bij de gecontracteerde leverancier. De leverancier zal dan vervolgens conform de condities van de overeenkomst de bestelling in behandeling nemen.

6. Bewaken; contracten en overeenkomsten, alsmede bestellingen moeten worden bewaakt. Dit om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt, of omdat er gehandeld wordt met de verkeerde condities. Deze details kunnen onder andere betrekking hebben op de bestel-, lever- en betalingscondities. Ook een stukje backordermanagement (het controleren op tijdige binnenkomst van bestelde producten) valt onder het onderdeel bewaken.

7. Evalueren; het is belangrijk om leveranciersinformatie te registreren en terug te koppelen aan leveranciers. Het initiëren van (wederzijdse) verbeteracties, het inwinnen van externe leveranciersinformatie en het bekijken en onderzoeken van marktinformatie hoort hier ook bij.

2   Inkoopprocedures

Omdat inkopen direct zijn gerelateerd aan uitgaande geldstromen bestaan er rondom het inkoopproces nogal wat procedures om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen. Het belangrijk is belangrijk dat er procedures worden opgesteld om de inkoop van organisaties rechtmatig, efficiënt en effectief in te richten.

• Procuratieregeling; in de procuratieregeling staan de aangewezen functionarissen (met naam en toenaam) die volmacht hebben om namens de organisatie externe verplichtingen aan te gaan. Hier vind je een voorbeeld procuratieregeling ). 

• Inkoopsamenwerking; er zijn procedures aanwezig voor het samenwerken met externe partijen (onder andere Publiek Private Samenwerking, inkoopcombinaties en andere vormen van samenwerking).

• Integriteitseisen; voor management en medewerkers worden afspraken gemaakt over nevenfuncties en het ontvangen van relatiegeschenken om zo belangenverstrengeling te voorkomen.

• Interne controles; er vindt controle plaats of het inkoopproces conform de procedures wordt uitgevoerd. Resultaten van deze controles worden met de accountant en de bestuurders gedeeld.

• Continu verbeteren; er zijn procedures aanwezig voor het operationele, tactische en strategische inkoopproces. De procedures worden regelmatig geëvalueerd en waar noodzakelijk aangepast.

• Functiescheiding; in het handboek-AO staat de functiescheiding centraal die ontstaat tussen medewerkers die de goederen daadwerkelijk bestellen, ontvangen, medewerkers die de (raam)contracten afsluiten en medewerkers die de facturen betalen. Zo mag vaak alleen het hoofd administratie (en niet een inkoper) een nieuwe crediteur aanmaken.

3   Wat is E-procurement? 

Bij E-procurement wordt gebruik gemaakt van internettechnologie in het inkoopproces. Dit ter bevordering van effectiviteit en efficiency. Het gebruik van de fax en de telefoon valt niet onder E-procurement. Als gevolg van internet zijn communicatie- en coördinatie kosten sterk afgenomen. Een geautomatiseerd inkoopproces kent voor zowel de afnemer (de besteller) als de leverancier een aantal voordelen:

• Afnemersvoordelen; met E-procurement wordt het inkoopproces sterk gestandaardiseerd wat het inkoopproces beter beheersbaar maakt. Bestellen buiten de inkoopcontracten wordt bijvoorbeeld lastiger. Verder hebben medewerkers altijd het actuele aanbod bij de hand en kunnen zij de status van een bestelling volgen. Verder nemen de levertijden sterk af. En tenslotte kan het bestelsysteem op het financiële systeem worden aangesloten zodat betalingen (bijna) geautomatiseerd plaatsvinden.

• Leveranciersvoordelen; door elektronisch de catalogus beschikbaar te stellen komen druk- en verzendkosten te vervallen. Tegelijkertijd kunnen wijzigingen in het aanbod makkelijk in de catalogus verwerkt worden. Verder kan de leverancier de voorraad- en financiële systemen op het bestelsysteem aansluiten. Wat tot grote kostenbesparingen kan leiden.

E-procurement is wat anders als de zogenaamde ERP-systemen waarmee vanuit het primair proces geautomatiseerd een bestelling wordt gedaan bij de leverancier voor onderdelen of halffabricaten. E-procurement richt zich juist op deinkoop van secundaire goederen en diensten zoals kantoorbenodigdheden, uitzendkrachten, schoonmaak en boeken en tijdschriften. Bij e-procurement komt een bestelling niet direct voort uit een proces maar neemt een medewerker het initiatief.

4   Welke (inkoop)processen ga je automatiseren?

Het inkoopproces kan op onderdelen of in zijn geheel geautomatiseerd worden. Als er sprake is van E-procurement dan worden in ieder geval de volgende processen geautomatiseerd ondersteund:

• E-catalogus; dat wil zeggen dat de leverancier haar catalogus elektronisch beschikbaar stelt aan haar afnemers. Zodat deze altijd over het meest actuele aanbod en bijbehorende condities beschikt.
• E-ordering; aan de catalogus functionaliteit is ook een bestelfunctionaliteit gekoppeld die de feitelijke bestellingen van een medewerker ondersteunt. Veelal zit in deze functionaliteit ook het fiatteringsproces opgenomen. Dat wil zeggen dat medewerkers alleen binnen hun eigen mandaat bestellingen kunnen doen. Of dat anders zijn of haar meerdere goedkeuring voor de bestelling moet geven.
• E-informering; met behulp van deze functionaliteit kunnen zowel de afnemer als de leverancier de status van een bestelling volgen.

In kleinere organisaties beperkt E-procurement zich tot het automatiseren van de catalogus en het bestelproces. In grote organisaties wordt vanuit kostenbesparingen vaak verder gegaan.

• E-sourcing; het proces van het zoeken naar nieuwe leveranciers, producten en diensten wordt elektronisch ondersteund. U kunt het vergelijken met een soort van platform waar inkopende organisaties en (potentiële) leveranciers informatie kunnen uitwisselen over producten en prijzen. Een goed voorbeeld van E-sourcing zijn de dochterpagina's van www.startpagina.nl.
• E-tendering; deze functionaliteit ondersteunt het elektronisch aanbesteden. Als de inkopende partij met E-sourcing een aantal mogelijke leveranciers heeft geïdentificeerd wordt met E-tendering offertes en informatie aangevraagd. Het verdere selectieproces van het vergelijken van offertes wordt ook geautomatiseerd ondersteund.
• E-transacting; bij E-transacting wordt de bestelmodule gekoppeld aan het financieel- en voorraadsysteem. Op basis van minimale voorraden worden automatische bestelorders gegenereerd. Maandelijks worden de inkomende facturen geautomatiseerd afgedaan wanneer deze overeenkomen met de eigen bestelinformatie.

Mogelijke kostenbesparingen zijn aantrekkelijk. In de praktijk blijkt dat deze kostenbesparingen niet altijd gerealiseerd worden. House of Control komt bij de implementatie van E-procurement de volgende valkuilen tegen:

• Lange adem; E-procurement leidt tot kostenbesparingen. Maar de transitieperiode duurt vaak langer dan verwacht.
• Proceswijziging; automatisering dwingt standaardisatie van processen af. Sterker nog, vaak is sprake van Business Proces Redesign (BPR). Het standaardiseren en herontwerpen van processen kost doorlooptijd en kan weerstand oproepen.
• Afhankelijkheid derden; als uw organisatie over gaat tot E-procurement wil dat niet zeggen dat andere organisaties dat ook direct doen. Alleen als u een zeer grote organisatie bent kunt u dat afdwingen. Anders bent u toch afhankelijk hoe organisaties waar u zaken mee doet hiermee om gaan.

Wilt u overgaan tot E-procurement dan adviseert het House of Control om klein te beginnen om vanuit de opgedane ervaring en de behaalde successen het inkoopproces steeds verder te automatiseren.

5   Gratis Quick Scan Inkoopfunctie

6   Andere Inkoopmodellen

1. Raamwerk Competent Inkoopmanagement; in het raamwerk Competent Inkoopmanagement wordt op basis van de ervaringen van House of Control en aan de hand van bekende inkoopmodellen en -theorieën in een aantal stappen duidelijk hoe je de inkoopfunctie van de eigen organisatie kunt beoordelen en verbeteren.

2. Inkoopstrategie & Inkoopbeleid (C-curve van Oppen); met behulp van de C-curve wordt duidelijk welke bijdrage de inkoopfunctie levert aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Verder worden begrippen zoals inkoopsynergie, marktbenadering, procuratieregeling, maatschappelijk ondernemen, in-/uitbesteden en inkoopbeleid toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.

3. Besparen op Inkopen; met de theorie van Telgen wordt duidelijk dat het grootste besparingspotentieel van een organisatie vaak niet zit in het (nog) beter onderhandelen met de leverancier. De grootste besparingen worden in de eerste stappen van het inkoopproces gerealiseerd voordat met de leveranciers wordt onderhandeld.

4. Inkoopanalyse; hier wordt duidelijk hoe je door een analyse van je financiële administratie zicht krijgt op de inkooppakketten die je inkoopt en bij welke leveranciers je dat doet. Ook wordt aangegeven wat de toegevoegde waarde is van een inkoopanalyse.

5. Strategie per Inkooppakket; met behulp van de Kraljic-matrix wordt op basis van het financieel- en strategisch belang de inkoopstrategie per inkooppakket bepaald. Met de Kraljic-matrix wordt duidelijk dat afhankelijk van het soort product (strategische-, routine- of hefboomproducten) je een bepaalde relatie met de de leverancier moet aangaan.