Wat is een Business Controller?

De term ‘controller’ wordt binnen de financiële kolom voor een groot scala aan administratief- en bedrijfseconomische functies gebruikt. Vaak wordt er aan de functie nog een typeduiding meegegeven. Zo kan iemand concerncontroller, financial controller, projectcontroller of business controller zijn. Op deze pagina staat de rol van de business controller centraal.  

De 3 Rollen van de Controller

De functie van business controller is een uitwerking van één van de verantwoordelijkheden die de controller heeft. Voordat ik de rol van business controller beschrijf is het daarom handig om de verschillende verantwoordelijkheden van de controller toe te lichten. Dan wordt direct duidelijk waarin de rol van de business controller afwijkt van die van de boekhouder, de financial controller en die van de concerncontroller. De controller heeft de volgende verantwoordelijkheden:

1. De Controller als ..... Bewaker van de financiële positie; de controller is verantwoordelijk voor een juiste, volledige en actuele (financiële) administratie. Zodat op elk moment inzicht bestaat in het resultaat en het vermogen van de organisatie. De controller rapporteert hierover periodiek aan het management. Verder is de controller ervoor verantwoordelijk dat de organisatie liquide en solvabel is. Zodat de organisatie op korte- en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. 

2. De Controller als ..... Moreel Kompas; de controller heeft veder een onafhankelijke toetsende rol binnen de organisatie. De controller is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatievoorziening moet borgen. Verder geeft de controller inzicht in de mate waarin de organisatie voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. En geeft de controller een oordeel over de effectiviteit en doelmatigheid van de organisatie. Begrippen als compliance, administratieve organisatie, risicomanagement, interne controles en managementcontrol staan daarbij centraal.  

3. De Controller als ..... Businesspartner; de controller geeft op basis van bedrijfskundige- en bedrijfseconomische analyses ook adviezen aan het management over operationele, tactische en strategische onderwerpen. De controller is klankbord voor het management en ondersteunt het management bij het maken van keuzes middels organisatie-, omgevings- en scenarioanalyses. Verder is de controller de aanjager van procesoptimalisaties en het uitvoeren van investeringsanalyses.     

De focus van de controller lag tot ver in de vorige eeuw bij het registeren van de cijfers en het rapporteren daarover (in de rol van bewaker van de financiële positie). In de tweede helft van de vorige eeuw nam de rol van 'moreel kompas' een sterke vlucht. Door boekhoudschandalen moest het vertrouwen van de maatschappij in de financiële verslaglegging hersteld worden. En lag de nadruk in de functie van de controller op de opzet en werking van een stelsel van interne beheersingsmaatregelen. In de jaren '80 kwam daar vervolgens de rol van business partner bij. Vanuit het management ontstond een behoefte aan een business partner die het management ondersteunt bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. 

Different controllers for different purposes

Elke rol die de controller uitvoert vergt specifieke kennis en vaardigheden. Het is zo goed als onmogelijk om het geheel aan kennis en vaardigheden dat nodig is voor al deze rollen in één functie te verenigen. Benodigde vaardigheden liggen bij de rollen niet altijd in elkaars verlengde en zijn soms zelfs tegenstijdig. En dan laat ik de hoeveelheid werkzaamheden die deze persoon dan moet uitvoeren nog buiten beschouwing. Daarom zien we in de praktijk dat de rol van de controller is opgesplitst in de volgende functies: 

• DE BOEKHOUDER  →  Vastleggen van de cijfers; de boekhouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker crediteuren, debiteuren, grootboek en kas/bank worden financiële feiten conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering vastgelegd.

• FINANCIAL CONTROLLER  →  Rapporteren over de cijfers; de financial controller is er verantwoordelijk voor dat de (financiële) informatievoorziening voldoet aan de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De financial controller is verder verantwoordelijk voor de financiële rapportages en het opstellen van de jaarrekening. De financial controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op de financiële ratio's. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen.  

• BUSINESS CONTROLLER  →  Werken met de cijfers; de business controller is dé adviseur van het management en de directie. Vanuit bedrijfskundig perspectief geeft de business controller advies over strategische- en organisatievraagstukken. De business controller is verder verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus waarmee op gestructureerde wijze de voortgang van de doelstellingen wordt gemonitord. Verder voert de business controller bedrijfseconomische analyses uit als investeringsanalyses en kostprijsberekeningen. Tenslotte heeft de business controller een belangrijke rol in het continu verbeteren van operationele processen en de controles daarop.  

• COMPLIANCE OFFICER  →  Controleren van de cijfers; de compliance officer (of medewerker interne controle) heeft een onafhankelijke toetsende functie binnen de organisatie. De compliance officer is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. De compliance officer ziet erop toe dat de organisatie opereert binnen de bestaande wet- en regelgeving. Verder geeft de compliance officer inzicht in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. Begrippen als administratieve organisatie, risicoanalyse, interne controles en de 'in control statement' staan daarbij centraal.

• CONCERNCONTROLLER  →  Verantwoordelijk voor alle cijfers; de concerncontroller verenigt alle drie de rollen van de controller in één functie. Zij het dat de daadwerkelijke uitvoering vaak bij één van de andere (controllers)functies ligt. De concerncontroller geeft richting, is kaderstellend en is eindverantwoordelijke voor de financiële positie van de organisatie en de rapportages daarover aan de directie. Tegelijkertijd is de concerncontroller het moreel kompas én de belangrijkste adviseur van de directie.    

De functie van boekhouder, financial controller, business controller en compliance officer zijn verschillend en vereisen specifieke kennis en vaardigheden. Toch hebben deze functies één gemene deler. De functies vinden hun oorsprong in het vakgebied Finance & Control. De functionarissen zijn daarmee allemaal expert op het gebied van cijfers, getallen en processen. Zij het dat elke functie op haar eigen manier aan/met de cijfers werkt. Afhankelijk van de grote en type organisatie zie je dat in veel organisaties één functionaris meerdere rollen tegelijkertijd uitvoert. Zo zie je dat in kleine organisaties de boekhouder (hoofd administratie) vaak zowel verantwoordelijk is voor de boekhouding als voor de rol van financial controller.

3   De Business Controller

De business controller ondersteunt en adviseert het management bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. De business controller is daarmee toekomstgericht. Waarbij de business controller zijn of haar rol vanuit een bedrijfskundig perspectief benaderd. En zich dus niet beperkt tot alleen het financiële aspect van de bedrijfsprocessen zoals vaak wordt gedacht.    

3a   Werkzaamheden

De business controller heeft dus een belangrijke rol in het bewaken en verbeteren van de effectiviteit en doelmatigheid van de organisatie. Enerzijds om zo de voorspelbaarheid van de organisatie te vergroten. Anderzijds om de realisatie van de doelstellingen tegen zo'n laag mogelijke kosten te realiseren. De business controller voorziet het management en de directie van informatie en advies om dit mogelijk te maken. Een business controller voert hiertoe de volgende werkzaamheden uit: 

1. Strategieontwikkeling; de business controller ondersteunt het management bij de ontwikkeling van de strategie. De business controller draagt bij door een aandeel te leveren in de product-portfolioanalyse, de marktanalyse en de organisatieanalyse. De business controller voert scenarioanalyses uit en rekent mogelijke strategieën door. Begrippen die hierbij centraal staan zijn SWOT-analyse, marktpositionering, productlevenscyclus, kerncompetenties en de Klantenpiramide van Curry.    

2. Kritische Succesfactoren & Prestatie indicatoren; de business controller heeft ook een belangrijke rol bij de implementatie van de strategie. De business controller ondersteunt het management met het vertalen van de strategie in korte termijn doelstellingen. Aan de hand van deze doelstellingen kan het management beoordelen of het er in slaagt om de geplande strategie waar te maken. Hiertoe is het noodzakelijk om op basis van de strategie de kritische succesfactoren (ksf’en) te identificeren. Om vervolgens van deze ksf’en de kritische prestatie-indicatoren (kpi’s) af te leiden. Begrippen als SMART, KPI-eigenaar, normering en prestatiemanagement staan hierbij centraal. 

3. Planning- en controlcyclus; vormt het hart van de beheersorganisatie! De planning & controlcyclus geeft richting aan de organisatie. De strategie van de organisatie wordt vertaald in concrete doelstellingen. En nog belangrijker; de planning & controlcyclus geeft inzicht in de mate waarin deze doelstellingen gerealiseerd worden. Zodat (bij)sturing mogelijk wordt. De business controller heeft een systeemverantwoordelijkheid voor de opzet en werking van de planning- en controlcyclus. 

4. Kosten & Kostprijzen; de business controller geeft inzicht in de kostenstructuur van de organisatie en haar activiteiten. Kostprijsberekeningen zijn nodig voor het vaststellen van verkoopprijzen, balanswaardering en winstbepaling. Verder is inzicht in de kostenstructuur noodzakelijk voor het uitvoeren van bedrijfseconomische analyses zoals investeringsanalyses, beleidsbeslissingen of een benchmark. Begrippen als constante, variabele, directe en indirecte kosten staan daarbij centraal. En de wijze waarop je deze kosten toerekent aan de verschillende producten en/of afdelingen.   

5. Begroten, Budgetteren & Prognosticeren; de financiële effecten van strategische beslissingen worden vastgelegd in budgetten. Door (geld)middelen aan specifieke afdelingen en/of projecten toe te kennen wordt duidelijk welke activiteiten binnen de organisatie uitgevoerd moeten worden (en welke niet). Het budgetteringsproces is daarmee een belangrijk instrument dat bijdraagt aan de effectiviteit van een organisatie. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal.

6. Investeringsanalyse; in de gereedschapskist van de businesscontroller mag de investeringsanalyse als methode niet ontbreken. Een businesscontroller kan meerdere investeringsselectiemethoden toepassen. En is zich ervan bewust dat de uitkomsten van de verschillende methoden in samenhang beoordeeld moeten worden om tot een juiste keuze te komen. Begrippen als (contante waarde van de) kasstromen, restwaarde, scenarioanalyse, terugverdienperiode, risicoprofiel en disconteringsvoet staan hierbij centraal.   

7. Risicomanagement; de business controller heeft een belangrijke rol in het identificeren, analyseren en beheersen van risico's om zo de voorspelbaarheid van de organisatie, of een onderdeel daarvan, te vergroten. Begrippen als risicobeleid, tolerantiematrix, risicostrategieën, drempelwaarde en beheersingsmaatregelen staan hierbij centraal. Waarbij de businesscontroller zowel kijkt naar de bedrijfsprocessen als de ondersteunende processen.  

8. Procesoptimalisatie; verder heeft de business controller ook een rol in het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. Door de activiteiten in de organisatie te meten is het mogelijk om de bedrijfsprocessen continu te verbeteren. Prestaties worden onderling én in de tijd met elkaar vergeleken. Waarbij de norm steeds hoger komt te liggen. Niet om de mensen harder te laten werken maar om de mensen slimmer te laten werken. Begrippen als lean, verspilling, klantgerichtheid, kwaliteitsmanagement, verbeterborden en meten=weten staan hierbij centraal.   

3b   Competenties

Het moge duidelijk zijn dat de competenties van een business controller sterk verschillen van die van het hoofd administratie of die van een financial controller. Het ondersteunen van het management bij het ontwikkelen, implementeren en monitoren van de strategie vergt nu eenmaal andere vaardigheden. Meer concreet beschikt de business controller over de volgende vaardigheden: 

• Analytisch sterk
• Overtuigingskracht
• Complexiteit terugbrengen tot de kern
• Kan goed luisteren
• Proactief
• Veranderingsgericht
• Kritisch
• Adviesvaardig
• Communicatief sterk

De business controller is effectief als hij of zij zich positief-kritisch opstelt ten opzichte van de inhoud van de business. Het komt erop neer dat een business controller een sterke extraverte persoonlijkheid moet hebben om serieus te worden genomen als business-partner. De business controller heeft niet alleen sterke analytische vaardigheden maar kent ook het verhaal achter de cijfers, weet hoe de hazen lopen en weet hoe hij of zij anderen kan beïnvloeden.

3c   Opleiding

Als je jezelf wil scholen tot business controller of je bent een business controller en je wilt jezelf verder ontwikkelen dan is een scala aan opleidingen beschikbaar. Waarbij je opleidingen hebt die zich specifiek richten op de functie van business controller en meer algemene opleidingen met een bedrijfskundige of bedrijfseconomische achtergrond. De opleidingen variëren in zwaarte van hbo bachelor tot post-master. 

• HBO-opleidingen (bachelor); je hebt diverse HBO-opleidingen die een goede basis leggen voor de rol van (business) controller. Denk hierbij aan opleidingen als Finance & Control, Accountancy, Bedrijfseconomie, Management, Economie & Recht (MER) of Organisatiekunde. Met deze opleidingen leer je in het algemeen hoe een organisatie is opgebouwd (mensen, middelen, processen). En waarbij meer specifiek wordt ingegaan op de financiële functie van een organisatie.

• Post-HBO-opleidingen; is een praktijkgerichte opleiding waarmee je jouw finance & control kennis verbreed en verdiept. En waar de nadruk ligt op de praktische toepassing van deze kennis. Om zo jouw persoonlijke effectiviteit te vergroten. In de post-HBO opleidingen zijn er zowel de meer algemene opleidingen (controllersopleiding) als wel meer specifieke opleidingen (financial- of business control) die op elk zichzelf respecterende hogeschool worden aangeboden. De opleidingen duren een aantal maanden, één of twee jaar, en leidt tot de erkende titel van AC (Accounting-manager Controller) die in het AC register wordt opgenomen.

• Universitaire Opleidingen (master); er zijn vele soorten en maten van master opleidingen die een goede basis vormen voor de rol als (business)controller. Goed om te weten is dat de universitaire opleiding in tegenstelling tot de (post) HBO opleiding een theoretische opleiding is. Voorbeelden van relevante opleidingen zijn Accounting & Control, Bedrijfseconomie, Bedrijfskunde of Organisatiekunde.   

• Post-Master Opleidingen; is een wetenschappelijke beroepsopleiding voor mensen met relevante werkervaring binnen het vakgebied controlling. Naast verbreding en verdieping van je vakkennis wordt er veel aandacht besteed aan de toepassing van deze kennis en aan de ontwikkeling van je vaardigheden.    

• Opleiding tot Registercontroller (RC); de opleiding tot Registercontroller, ook wel de Executive Master of Finance & Control (EMFC) genoemd. De opleiding richt zich daarbij primair op 'finance' en 'accounting'. Maar er wordt ook veel aandacht besteed aan flankerende vakgebieden als organisatiekunde, recht en governacne vraagstukken.
• Opleiding tot Certified Public Controller (CPC); gezien het specifieke karakter en dynamiek van overheidsorganisaties is er ook een specifiek post-master opgezet voor mensen die binnen de overheid of daaraan gelieerde organisaties werken. Bij de opleiding tot CPC volg je soortgelijke vakken als bij de opleiding tot RC. Zij het dat het vertrekpunt van deze vakken een andere is. Namelijk die van een politiek bestuurlijke context.  
• Opleiding tot Master of Business Administratieion (MBA); deze opleiding kent een breder perspectief dan de opleiding tot RC en de CPC.  De MBA opleiding gaat in op alle aspecten die te maken hebben met het managen van een organisatie. Naast bedrijfseconomische aspecten komen ook commerciële-, productie-, IT- en managementaspecten aan bod.

Zelf heb ik met veel plezier de postdoctorale opleiding tot Register Controller gevolgd (RC). Een fantastische opleiding waarbij echt veel van je wordt gevraagd. Omdat je deze post-master opleidingen naast je normale werkzaamheden uitvoert staat je privé leven wel een een aantal jaar 'on hold'. Maar gezien de kennis, vaardigheden en waardevolle contacten die ik heb opgedaan heb ik geen moment spijt gehad van de inspanning die ik hiervoor heb moeten doen.

Welke opleiding het best voor jou is hangt af van je ambities, werkervaring en de vooropleiding die je hebt gevolgd. Mijn ervaring is dat hogescholen en universiteiten bereid zijn om mee te denken als je niet over de exacte vooropleiding beschikt. Laat je dus niet op voorhand afschrikken door de toelatingseisen. 

4   De Businesscontroller stelt teleur!

De business controller is populair. De vraag naar business controllers blijft stijgen. Het management heeft behoefte aan een serieuze business partner die het management met bedrijfseconomische en organisatorische raad en daad bijstaat. De verwachtingen van de businesscontroller zijn hoog. Ik hoor om mij heen dat die verwachtingen niet altijd worden waargemaakt. Hoe komt het dat de businesscontroller (te) vaak niet aan de verwachtingen voldoet?

Een belangrijke reden dat business controllers hun rol als business partner nog niet goed invullen is dat zij nog te veel bezig zijn met het werken aan de cijfers. In plaats van het adviseren over de cijfers. De business controllers werkt te vaak als veredelde boekhouder. Zeker in organisaties waar de (financiële) informatie nog niet op orde is zie je dat de business controller activiteiten uitvoert die bij de rol van financial controller of boekhouder thuis horen. Tegelijkertijd constateer ik dat business controllers het best lastig vinden om de 'harde' cijfers los te laten. En zich daardoor te weinig richten op 'ongrijpbare aspecten' als advisering, beïnvloeding en samenwerken.

Een andere factor die maakt dat de positie van de business controller nog steeds onderwerp van gesprek is (en voorlopig zal blijven) is de constatering dat de business controller vaak zowel een adviserende als controlerende rol heeft. Dit zijn mijn inziens twee onverenigbare activiteiten die leiden tot een rolconflict. Als je als business controller in goede samenwerking met het management een business case opstelt dan kun je hier als business controller onmogelijk een onafhankelijke toets op uitvoeren. Zoals ik het zie is de betrokkenheid van de business controller bij de business dermate groot dat je niet meer kan verwachten dat dezelfde business controller ook nog het (financiële) geweten is van die business. De rol als financieel geweten ligt bij de Compliance & Risk officer. Zodat de business controller zijn of haar handen vrij heeft om te adviseren. Is het wellicht niet beter om de businesscontroller strategisch (financieel) adviseur te noemen?