Specificeren Inkooppakketten

Het belang van Inkoop neemt toe!

Uit onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen organisaties steeds belangrijker wordt. Enerzijds omdat inkoop een steeds belangrijkere rol krijgt in het voortbrengingsproces van organisaties. Anderzijds omdat er nog steeds kostenbesparingen te realiseren zijn. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je de inkoopbehoefte moet specificeren. En wordt duidelijk dat specificatie van deze inkoopbehoefte binnen het inkoopproces tot grote besparingen kan leiden.

 

1   Specificeren van Inkooppakketten

a   Functioneel
b   Technisch 
c   Standaarden

2   Verlagen van Inkoopkosten

3   Gratis Quick Scan

4   Andere Inkoopmodellen

a   Raamwerk Competent Inkoopmanagement
b   Strategie & Inkoopbeleid (C-curve)
c   Besparingen op Inkopen
d   Inkoopproces (van Weele) 
e   Inkoopanalyse    

 

1   Specificeren van Inkooppakketten

Binnen het inkoopproces is het specificeren van de koopbehoefte één van de belangrijkste stappen. Wanneer de inkoopbehoefte is geïnventariseerd en de strategie per inkooppakket is vastgesteld moet de inkoopbehoefte beschreven worden. Dat noemen we specificeren. Bij het specificeren beschrijf je wat je precies nodig hebt. Veelal doe je dat door het opstellen van een programma van eisen. De eisen en wensen die in de specificatie zijn opgenomen bepalen hoe de markt aan de inkoopbehoefte kan voldoen. De markt biedt immers aan waar je om vraagt.

 

1a   Functionele specificaties

Bij het functioneel specificeren wordt vanuit het gebruikersperspectief vastgesteld wat het product moet doen. De inkooporganisatie specificeert samen met de gebruikersorganisatie de functionele wensen. De gebruikersorganisatie is daarbij bepalend.

 
Een voorbeeld; de interne organisatie vraagt om een computer dat normaal gebruik van kantoorapplicaties zoals Outlook, Excel, PowerPoint en Word ondersteunt, die continu beschikbaar is, gebruikersvriendelijk is, updates in het besturingssysteem automatisch verwerkt en die ergonomisch verantwoordelijk is.

 

1b   Technische specificaties

De functionele specificaties worden vervolgens verder uitgewerkt in technische specificaties. Dit is ook noodzakelijk omdat in het voorbeeld hierboven 80% van alle bestaande computers voldoen aan de functionele wens. In het programma van eisen worden de functionele wensen geconcretiseerd. Er wordt gedetailleerd vastgelegd aan welke afmetingen, prestaties en andere eigenschappen het product moet voldoen.

 
Een voorbeeld; in het geval van de computer worden eisen gesteld aan de snelheid van de processor, de grote van het beeldscherm, het soort muis, grote van het intern en extern geheugen, etc..
 

Let op!

Het is niet altijd wenselijk om het programma van eisen tot op detail uit te werken. Hoe specifieker het programma van eisen hoe minder groot het aanbod in de markt hoe hoger de prijs die je moet betalen. Verder ontneem je de leveranciers bij gedetailleerde specificaties de mogelijkheid om met eigen oplossingen te komen die wel degelijk aan de functionele behoefte kunnen voldoen.

 
Een voorbeeld; in het geval van de computer in het voorbeeld hierboven is aangegeven dat de computer moet beschikken over een minimale hoeveelheid intern en extern geheugen. De moderne oplossing van 'in the cloud' werken is daarmee niet meer mogelijk. Terwijl deze oplossing ook zeker voldoet aan de functionele behoefte en vaak nog goedkoper is dat de aanschaf van een eigen computernetwerk.   
 

Bij overheidsorganen moeten de specificaties ook transparant, non-discriminatoir en niet in strijd zijn met het gelijkheidsbeginsel. Verder mag de specificatie niet tot gevolg hebben dat de marktwerking wordt belemmerd.

 

1c   Standaarden

Het is vaak de inkoopafdeling die de functionele specificaties opstelt omdat hier specifieke kennis en kunde voor nodig is. De inkoopafdeling maakt hiervoor gebruik van standaarden die in de markt beschikbaar zijn. In het voorbeeld van hierboven voor een IT-behoefte wordt veelal gebruik gemaakt van de zogenaamde KEM-eisen (Samenvatting ICT-kwaliteitseisen ). De KEM-eisen geven aan welke kenmerken u in de functionele specificaties moet opnemen.

 

2   Verlagen van Inkoopkosten

Er zijn vele manieren om kostenbesparingen binnen de inkoopfunctie te realiseren. Denk daarbij aan het automatiseren van het inkoopproces (e-procurement), het samenwerken met andere partijen (inkoopsamenwerking) of het beter onderhandelen met de leveranciers. Zoals uit onderstaande figuur blijkt (Telgen, 1994) worden de meeste besparingen behaald vóórdat het onderhandelen met de leveranciers plaatsvindt. Naarmate het inkoopproces vordert zijn de specificaties verder uitgekristalliseerd en daalt het besparingspotentieel. In het specificatieproces kunnen de grootste kostenvoordelen worden behaald. Probeer het programma van eisen van de inkooppakketten zo algemeen mogelijk te specificeren. Probeer de functionele vraag zo breed mogelijk te formuleren. Hoe algemener de specificaties, hoe beter de marktwerking hoe lager de prijzen.

 

3   Gratis Quick Scan Inkoopfunctie 

 

Op basis van de inkoopscan van House of Control kun je vaststellen of de inkoopfunctie in jouw organisatie bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Op basis van de antwoorden ontvang je een gratis advies. Met daarin ook concrete handvatten hoe je de inkoopfunctie binnen jouw organisatie (verder) kunt verbeteren.

 

Gratis
18 vragen
Maximaal 5 minuten
Direct resultaat!

 
 
 

 

4   Andere Inkoopmodellen

Het moge inmiddels duidelijk zijn dat het specificeren van de inkooppakketten een cruciale stap is binnen het inkoopproces. En dat in de specificatiefase de grootste kostenvoordelen binnen de inkoopfunctie gerealiseerd kunnen worden. Wil je een bredere analyse van de inkoopfunctie uitvoeren dat adviseer ik je om ook onderstaande modellen te raadplegen. 

 
  1. Raamwerk Competent Inkoopmanagement; in het raamwerk Competent Inkoopmanagement wordt op basis van de ervaringen van House of Control en aan de hand van bekende inkoopmodellen en -theorieën in een aantal stappen duidelijk hoe je de inkoopfunctie van de eigen organisatie kunt beoordelen en verbeteren.

 
  1. Inkoopstrategie & Inkoopbeleid (C-curve van Oppen); met behulp van de C-curve wordt duidelijk welke bijdrage de inkoopfunctie levert aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Verder worden begrippen zoals inkoopsynergie, marktbenadering, procuratieregeling, maatschappelijk ondernemen, in-/uitbesteden en inkoopbeleid toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.

 
  1. Besparen op Inkopen; met de theorie van Telgen wordt duidelijk dat het grootste besparingspotentieel van een organisatie vaak niet zit in het (nog) beter onderhandelen met de leverancier. De grootste besparingen worden in de eerste stappen van het inkoopproces gerealiseerd voordat met de leveranciers wordt onderhandeld.

 
  1. Inkoopproces; op deze pagina staan de zeven stappen van het inkoopproces van Prof. Dr. A.J. Weele uitgeschreven. En welke maatregelen je kunt nemen om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen. Verder wordt hier ingegaan op de mogelijkheden om het inkoopproces geautomatiseerd te ondersteunen. 

 
  1. Inkoopanalyse; hier wordt duidelijk hoe je door een analyse van je financiële administratie zicht krijgt op de inkooppakketten die je inkoopt en bij welke leveranciers je dat doet. Ook wordt aangegeven wat de toegevoegde waarde is van een inkoopanalyse.

Deel House of Control via Social Media