
Specificeren
Binnen het inkoopproces is het specificeren van de koopbehoefte één van de belangrijkste stappen. Wanneer de inkoopbehoefte is geïnventariseerd en de strategie per inkooppakket is vastgesteld moet de inkoopbehoefte beschreven worden. Dat noemen we specificeren. Bij het specificeren beschrijf je wat je precies nodig hebt. Veelal doe je dat door het opstellen van een programma van eisen. De eisen en wensen die in de specificatie zijn opgenomen bepalen hoe de markt aan de inkoopbehoefte kan voldoen. De markt biedt immers aan waar je om vraagt.
Functionele specificaties
Bij het functioneel specificeren wordt vanuit het gebruikersperspectief vastgesteld wat het product moet doen. De inkooporganisatie specificeert samen met de gebruikersorganisatie de functionele wensen. De gebruikersorganisatie is daarbij bepalend.
Technische specificaties
De functionele specificaties worden vervolgens verder uitgewerkt in technische specificaties. Dit is ook noodzakelijk omdat in het voorbeeld hierboven 80% van alle bestaande computers voldoen aan de functionele wens. In het programma van eisen worden de functionele wensen geconcretiseerd. Er wordt gedetailleerd vastgelegd aan welke afmetingen, prestaties en andere eigenschappen het product moet voldoen.
Let op!
Het is niet altijd wenselijk om het programma van eisen tot op detail uit te werken. Hoe specifieker het programma van eisen hoe minder groot het aanbod in de markt hoe hoger de prijs die je moet betalen. Verder ontneem je de leveranciers bij gedetailleerde specificaties de mogelijkheid om met eigen oplossingen te komen die wel degelijk aan de functionele behoefte kunnen voldoen.
Bij overheidsorganen moeten de specificaties ook transparant, non-discriminatoir en niet in strijd zijn met het gelijkheidsbeginsel. Verder mag de specificatie niet tot gevolg hebben dat de marktwerking wordt belemmerd.
Kwaliteitseisen
Het is vaak de inkoopafdeling die de functionele specificaties opstelt omdat hier specifieke kennis en kunde voor nodig is. De inkoopafdeling maakt hiervoor gebruik van standaarden die in de markt beschikbaar zijn. In het voorbeeld van hierboven voor een IT-behoefte wordt veelal gebruik gemaakt van de zogenaamde KEM-eisen (Samenvatting ICT-kwaliteitseisen ). De KEM-eisen geven aan welke kenmerken u in de functionele specificaties moet opnemen.