Wat is een Controller?

De term ‘controller’ wordt binnen de financiële kolom voor een groot scala aan administratief- en bedrijfseconomische functies gebruikt. Vaak wordt er aan de functie nog een typeduiding meegegeven. Zo kan iemand concerncontroller, financial controller, projectcontroller of business controller zijn. Op deze pagina wordt de functie van controller toegelicht. En welke 'soorten' controllers we onderscheiden. En welke werkzaamheden de controller uitvoert. 

 

De 3 Rollen van de Controller

De exacte verantwoordelijkheden van een controller verschilt per organisatie. Afhankelijk van wat de positie is van de controller binnen de organisatie. Maar in het algemeen kun je stellen dat de controller de volgende verantwoordelijkheden heeft:

1. De Controller als ..... Bewaker van de financiële positie; de controller is verantwoordelijk voor een juiste, volledige en actuele (financiële) administratie. Zodat op elk moment inzicht bestaat in het resultaat en het vermogen van de organisatie. De controller rapporteert hierover periodiek aan het management. Verder is de controller ervoor verantwoordelijk dat de organisatie liquide en solvabel is. Zodat de organisatie op korte- en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. 

2. De Controller als ..... Moreel Kompas; de controller heeft veder een onafhankelijke toetsende rol binnen de organisatie. De controller is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatievoorziening moet borgen. Verder geeft de controller inzicht in de mate waarin de organisatie voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. En geeft de controller een oordeel over de effectiviteit en doelmatigheid van de organisatie. Begrippen als compliance, administratieve organisatie, risicomanagement, interne controles en managementcontrol staan daarbij centraal.  

3. De Controller als ..... Businesspartner; de controller geeft op basis van bedrijfskundige- en bedrijfseconomische analyses ook adviezen aan het management over operationele, tactische en strategische onderwerpen. De controller is klankbord voor het management en ondersteunt het management bij het maken van keuzes middels organisatie-, omgevings- en scenarioanalyses. Verder is de controller de aanjager van procesoptimalisaties en het uitvoeren van investeringsanalyses.     

De focus van de controller lag tot ver in de vorige eeuw bij het registeren van de cijfers en het rapporteren daarover (in de rol van bewaker van de financiële positie). In de tweede helft van de vorige eeuw nam de rol van 'moreel kompas' een sterke vlucht. Door boekhoudschandalen moest het vertrouwen van de maatschappij in de financiële verslaglegging hersteld worden. En lag de nadruk in de functie van de controller op de opzet en werking van een stelsel van interne beheersingsmaatregelen. In de jaren '80 kwam daar vervolgens de rol van business partner bij. Vanuit het management ontstond een behoefte aan een business partner die het management ondersteunt bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. 

2   Wat doet de Controller?

De controller draagt eindverantwoordelijkheid voor de financiële functie. Welke werkzaamheden voert de controller uit om zijn of haar verantwoordelijkheden waar te maken? Om de werkzaamheden van de controller te structureren onderscheid ik binnen het werkpakket van de controller vier soorten basisactiviteiten: 

Hieronder wordt duidelijk welke activiteiten de controller uitvoert en welke instrumenten de controller daarvoor inzet. In de praktijk zal de controller (of financieel directeur) deze activiteiten niet allemaal zelf uitvoeren. En delegeert de controller deze werkzaamheden naar bijvoorbeeld het hoofd administratie of de business- of financial controller. Dit neemt niet weg dat de controller (of financieel directeur) te allen tijde eindverantwoordelijk is en blijft voor het goed uitvoeren van de financiële functie.

2a    Administreren  

De eerste taak van de controller is het voeren van een administratie waarin alle financiële feiten worden vastgelegd. De controller is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker debiteuren, crediteuren, salarissen, grootboek en kas/bank legt de controller de financiële feiten vast conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering. Hiertoe voert de controller de volgende activiteiten uit.  

1. Volledige, Juiste en Actuele Administratie; wellicht de belangrijkste taak van de controller is het registreren van financiële feiten. Waarbij de controller samen met met de administratief medewerkers ervoor zorgt dat de cijfers juist, volledig en tijdig worden vastgelegd in het financieel systeem. De controller is verantwoordelijk voor de inrichting en structuur van de boekhouding. Begrippen als grootboek, financiële feiten, kostenplaatsen, grootboekrekeningen en dubbel boekhouden staan daarbij centraal.

2. Leidinggeven; de controller geeft direct of indirect leiding aan de administratief medewerkers die werkzaam zijn op de administratie. Een goede leidinggevende stemt daarbij zijn stijl van leidinggevende af op de senioriteit, motivatie en vakbekwaamheid van zijn of haar team en medewerkers.  

3. Inrichting administratieve processen; een betrouwbare administratieve organisatie is belangrijk om op de juiste wijze financiële verantwoording te kunnen afleggen. Alleen bij een goede administratieve organisatie weet je zeker dat inkomsten en uitgaven juist en volledig worden vastgelegd. In een AO-beschrijving worden bevoegdheden, regels en procedures vastgelegd die het kader vormen voor het administratieve proces. Denk daarbij aan begrippen als risicoanalyse, functiescheiding, interne controles en de procuratieregeling.   

4. Automatisering; een goede controller heeft verder kennis en ervaring met automatiseringsvraagstukken. De administratieve processen worden steeds meer geïntegreerd in de geautomatiseerde bedrijfsprocessen. Om de volledigheid, juistheid en tijdigheid van inkomsten en uitgaven te borgen moeten de administratieve processen binnen de verschillende informatiesystemen goed op elkaar aansluiten.    

2b   Rapporteren   

De tweede taak van de controller is het bewaken van de financiële positie. De controller moet er voor zorg dragen dat de financiële informatievoorziening voldoet aan de daaraan gestelde (verslaggevings)eisen. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op financiële ratio's. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. De controller voert hiertoe de volgende activiteiten uit: 

5. Grootboek; de controller is verantwoordelijk voor de inrichting en structuur van de boekhouding. Waarbij de controller enerzijds verantwoordelijk is voor de vertaling en implementatie van relevante wet- en regelgeving in de verschillende informatiesystemen. En anderzijds moet de controller borgen dat de inrichting van het grootboek aansluit bij de financiële informatiebehoefte vanuit de business. Het grootboek vormt het hart van de boekhouding op basis waarvan de balans, de winst- & verliesrekening en andere financiële rapportages worden opgesteld.

6. Financiële Rapportages; het opstellen van financiële rapportages is ook één van de kerntaken van de controller. Waarbij de controller een onderscheid maakt in externe rapportages die de organisatie verplicht is om te publiceren onder de vigerende wet- en regelgeving. Zoals het opstellen van de jaarrekening. Waarbij onder de externe verantwoording ook rapportages vallen die bijvoorbeeld een bank of toezichthouder eisen. De controller is daarnaast verantwoordelijk voor het opstellen van interne financiële rapportages die inzicht geven in de (ontwikkeling van) de vermogenspositie en de winstgevendheid van bijvoorbeeld producten en/of afdelingen. 

• Winst- & Verliesrekening; het opstellen van de winst- en verliesrekening is één van de belangrijkste taken van de controller. De winst- & verliesrekening geeft inzicht geeft in de prestaties en de financiële gezondheid van een organisatie. Begrippen als EBIT, inkoopwaarde van de omzet, netto winst en financiële opbrengsten staan daarbij centraal.

• Balans; ook het opstellen van de balans behoort tot de kerntaken van de controller. Op deze pagina wordt aangegeven hoe de balans tot stand komt en hoe de balans inzicht geeft in de prestaties en de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als vaste- en vlottende activa, lang vreemd vermogen en eigen vermogen worden toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.  

• Kasstroomoverzicht; hier worden op basis van het (strategisch) plan de feitelijke geldstromen geprognosticeerd om vast te stellen of de organisatie op korte én lange termijn kan voldoen aan haar verplichtingen. En om te bepalen wat de vermogensbehoefte is van de organisatie. Begrippen als netto kasstroom, financieringsactiviteiten, netto werkkapitaal, liquiditeitsbegroting en cashflow staan daarbij centraal.

7. Financiële Ratio's; de controller bewaakt de financiële positie van de organisatie. Hiertoe stelt de controller op basis van de balans en de winst- & verliesrekening financiële kengetallen en ratio's op die inzicht geven in de winstgevendheid, liquiditeit en solvabiliteit van de organisatie. Op basis deze ratio's beoordelen aandeelhouders, toezichthouders en banken de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als netto winstmarge, current ratio, debt ratio, omzetsnelheid en de Gouden Balansregel staan hierbij centraal.

8. Begroten, Budgetteren & Prognosticeren; in nauwe samenwerking met de business stelt de controller de begroting, budgetten en prognoses op. Waarbij de de controller een kaderstellende en coördinerende rol heeft. Zo bepaalt de controller wat de budgettaire kaders zijn en met welke inflatiecijfers rekening moet worden gehouden. Terwijl de business verantwoordelijk is voor het begroten van de financiële effecten van tactische en strategische beslissingen. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal.

9. Business Intelligence; de controller verder verantwoordelijk voor de financiële informatievoorziening binnen een organisatie. Waarbij de controller zich richt op het ontsluiten van de financiële data. De controller analyseert op basis van beschikbare data trends en ontwikkelingen. Verder leidt de controller van de beschikbare data kritische succesfactoren af die het succes van de organisatie bepalen en probeert deze informatie ook voor non-financials toegankelijk te maken. 

10. Financiering & Financieringsstructuur; de controller ondersteunt de concerncontroller bij het aantrekken van eigen en/of vreemd vermogen. Waarbij de controller streeft naar de meest gunstige verhouding van eigen- en vreemd vermogen zodat de gemiddelde vermogenskostenvoet zo laag mogelijk is. Begrippen die hierbij centraal staan zijn de balans, financieel hefboomeffect, solvabiliteit, het Capital Asset Pricing Model en optimale financieringsstructuur.

11. Opstellen Kostenverdeelstaat; de controller is ook verantwoordelijk voor een stelsel van interne (kosten)verrekeningen. De controller moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat indirecte kosten op een (bedrijfseconomische) juiste manier aan de verschillende afdelingen en/of producten worden toegerekend. Hierbij staan begrippen als verbijzondering van indirecte kosten, constante kosten, interne doorbelastingen, direct costing en de opslagcalculatiemethode centraal.       

2c   Adviseren 

De derde taak van de controller is het adviseren van het management. De controller ondersteunt en adviseert het management bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. Bij deze activiteit kijkt de controller naar de toekomst. Waarbij de controller zijn of haar rol vanuit een bedrijfskundig perspectief benaderd. En zich dus niet beperkt tot alleen het financiële aspect van de bedrijfsprocessen zoals vaak wordt gedacht. De controller voert hiertoe de volgende activiteiten uit:

12. Strategieontwikkeling; de controller ondersteunt het management bij de ontwikkeling van de strategie. De controller draagt bij door een aandeel te leveren in de product-portfolioanalyse, de marktanalyse en de organisatieanalyse. De business controller voert scenarioanalyses uit en rekent mogelijke strategieën door. Begrippen als de SWOT-analyse, marktpositionering, productlevenscyclus, onderscheidend vermogen, kerncompetenties en de klantenpiramide van Curry staan daarbij centraal.

13. Kritische Succesfactoren & Prestatie indicatoren; de controller heeft ook een belangrijke rol bij de implementatie van de strategie. De controller ondersteunt het management met het vertalen van de strategie in korte termijn doelstellingen. Aan de hand van deze doelstellingen kan men beoordelen of een organisatie er in slaagt om de geplande strategie waar te maken. Hiertoe is het noodzakelijk om op basis van de strategie de kritische succesfactoren (ksf’en) te identificeren. Om vervolgens van deze ksf’en de prestatie-indicatoren (kpi’s) af te leiden. Begrippen als SMART, KPI-eigenaar, normering en prestatiemanagement staan hierbij centraal. 

14. Planning- en controlcyclus; vormt het hart van de beheersorganisatie! De planning & controlcyclus geeft richting aan de organisatie. De strategie van de organisatie wordt vertaald in concrete doelstellingen. En nog belangrijker; de planning & controlcyclus geeft inzicht in de mate waarin deze doelstellingen gerealiseerd worden. Zodat (bij)sturing mogelijk wordt. De controller heeft een systeemverantwoordelijkheid voor de opzet en werking van de planning- en controlcyclus. 

15. Kosten & Kostprijzen; de controller geeft verder inzicht in de kostenstructuur van de organisatie en haar activiteiten. Kostprijsberekeningen zijn nodig voor het vaststellen van verkoopprijzen, balanswaardering en winstbepaling. Verder is inzicht in de kostenstructuur noodzakelijk voor het uitvoeren van bedrijfseconomische analyses zoals investeringsanalyses, beleidsbeslissingen of een benchmark. Begrippen als constante, variabele, directe en indirecte kosten staan daarbij centraal. En de wijze waarop je deze kosten toerekent aan de verschillende producten en/of afdelingen.   

16. Begroten, Budgetteren & Prognosticeren; de financiële effecten van strategische beslissingen worden door de controller vastgelegd in budgetten. Door (geld)middelen aan specifieke afdelingen en/of projecten toe te kennen wordt duidelijk welke activiteiten binnen de organisatie uitgevoerd moeten worden (en welke niet). Het budgetteringsproces is daarmee een belangrijk instrument dat bijdraagt aan de effectiviteit van een organisatie. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal.

17. Investeringsanalyse; in de gereedschapskist van de controller mag de investeringsanalyse als instrument niet ontbreken. Een controller kan meerdere investeringsselectiemethoden toepassen. En is zich ervan bewust dat de uitkomsten van de verschillende methoden in samenhang beoordeeld moeten worden om tot een juiste keuze te komen. Begrippen als (contante waarde van de) kasstromen, restwaarde, scenarioanalyse, terugverdienperiode, risicoprofiel en disconteringsvoet staan hierbij centraal.   

18. Doelmatigheid; de controller heeft verder een belangrijke rol bij het stimuleren en bewaken van het doelmatig handelen van de organisatie en haar medewerkers. Bij doelmatigheid gaat het dus om de vraag of we ons werk handig (tegen de laagst mogelijke inspanning) organiseren en uitvoeren. Of zijn er andere werkwijzen mogelijk waarmee we met minder inzet van middelen dezelfde resultaten kunnen boeken? Begrippen als benchmarking, shared services, lean technieken, make or buy beslissingen en het Du Pont schema staan hierbij centraal.  

19. Procesoptimalisatie; verder heeft de controller ook een rol in het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. Door de activiteiten in de organisatie te meten is het mogelijk om de organisatie continu te verbeteren. Prestaties worden onderling en in de tijd met elkaar vergeleken. Waarbij de norm steeds hoger komt te liggen. Niet om de mensen harden te laten werken maar om de mensen slimmer te laten werken. Begrippen als lean, verspilling, klantgerichtheid, kwaliteitsmanagement, verbeterborden en meten=weten staan hierbij centraal.   

2d   Controleren

De vierde en laatste taak van de controller is erop toe te zien dat de organisatie en haar medewerkers handelen conform de wet- en regelgeving om zo de integriteit van de organisatie te bewaken. In de rol van interne toezichthouder is de controller verantwoordelijk voor opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. En inzicht geeft in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. De controller voert hiertoe de volgende activiteiten uit:  

20. Risicomanagement; door het uitvoeren van risicoanalyses wordt duidelijk waar de grootste (compliance) risico's zitten. De uitkomsten van de risicoanalyse geeft richting aan de interne controle werkzaamheden die worden vastgelegd in het jaarplan en/of het controleplan. Begrippen die bij het uitvoeren van de risicoanalyse centraal staan zijn risicobereidheid, tolerantiematrix, risicowaardering, lines of defence en beheersingsmaatregelen.   

21. Interne Controles; hier ligt de nadruk van de werkzaamheden van de controller op het feitelijk toetsen of medewerkers zich houden aan de (proces)afspraken die zijn gemaakt. Op basis van het controleplan wordt voor activiteiten met een hoog compliance risico getoetst of de procesafspraken die zijn gemaakt, om deze risico's te mitigeren, na worden geleefd. Zo controleer je met behulp van een steekproef of in de dossiers van nieuwe medewerkers inderdaad een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanwezig is. En of alle inkopen bij de overheid boven een bepaald bedrag Europees zijn aanbesteed. 

22. Procesoptimalisatie; verder heeft de controller ook een rol in het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. De bevindingen die voortvloeien uit de interne controle werkzaamheden vormen input voor het verbeteren van de bedrijfsprocessen. De controller heeft daarbij niet alleen een signalerende maar ook een adviserende rol om de compliance binnen de organisatie (verder) te verbeteren. Dit doet de controller uiteraard niet alleen. De compliance officer doet dit samen met de business en andere belanghebbenden.  

23. In Control Statement; de kern van het ‘In Control Statement’ is het afleggen van verantwoording over de werking van de beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het wegnemen of reduceren van de gevolgen van risico’s die zich bij de realisatie van de doelstellingen voordoen. Gezien de de taak en onafhankelijkheid van de controller is hij of zij bij uitstek diegene die de algemeen directeur ondersteunt bij het opstellen van deze verklaring. 

24. Verandermanagement; de controller controleert niet alleen. De controller is direct betrokken bij de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving. Om dit succesvol te doen is kennis en ervaring met verandertrajecten van groot belang. Begrippen als weerstand, veranderstrategieën, veranderaanpak en beïnvloedingsstijlen staan hierbij centraal. 

3   Business controller, Financial Controller of Concerncontroller?

De rollen van de controller (bewaker van de financiele positie, business-partner en die van interne toezichthouder) vergen specifieke kennis en vaardigheden. Het is zo goed als onmogelijk om het geheel aan kennis en vaardigheden dat nodig is voor al deze rollen in één functie te verenigen. Benodigde vaardigheden liggen bij de rollen niet altijd in elkaars verlengde en zijn soms zelfs tegenstijdig. En dan laat ik de hoeveelheid werkzaamheden die deze persoon dan moet uitvoeren nog buiten beschouwing. Daarom zien we in de praktijk dat de rol van de controller is opgesplitst meerdere functies. We spreken dan van 'different controllers for different purposes':

• DE BOEKHOUDER  →  Vastleggen van de cijfers; de boekhouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker crediteuren, debiteuren, grootboek en kas/bank worden financiële feiten conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering vastgelegd.

• FINANCIAL CONTROLLER  →  Rapporteren over de cijfers; de financial controller is er verantwoordelijk voor dat de (financiële) informatievoorziening voldoet aan de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De financial controller is verder verantwoordelijk voor de financiële rapportages en het opstellen van de jaarrekening. De financial controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op de financiële ratio's. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen.  

• BUSINESS CONTROLLER  →  Werken met de cijfers; de business controller is dé adviseur van het management en de directie. Vanuit bedrijfskundig perspectief geeft de business controller advies over strategische- en organisatievraagstukken. De business controller is verder verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus waarmee op gestructureerde wijze de voortgang van de doelstellingen wordt gemonitord. Verder voert de business controller bedrijfseconomische analyses uit als investeringsanalyses en kostprijsberekeningen. Tenslotte heeft de business controller een belangrijke rol in het continu verbeteren van operationele processen en de controles daarop.  

• COMPLIANCE OFFICER  →  Controleren van de cijfers; de compliance officer (of medewerker interne controle) heeft een onafhankelijke toetsende functie binnen de organisatie. De compliance officer is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. De compliance officer ziet erop toe dat de organisatie opereert binnen de bestaande wet- en regelgeving. Verder geeft de compliance officer inzicht in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. Begrippen als administratieve organisatie, risicoanalyse, interne controles en de 'in control statement' staan daarbij centraal.

• CONCERNCONTROLLER  →  Verantwoordelijk voor alle cijfers; de concerncontroller verenigt alle drie de rollen van de controller in één functie. Zij het dat de daadwerkelijke uitvoering vaak bij één van de andere (controllers)functies ligt. De concerncontroller geeft richting, is kaderstellend en is eindverantwoordelijke voor de financiële positie van de organisatie en de rapportages daarover aan de directie. Tegelijkertijd is de concerncontroller het moreel kompas én de belangrijkste adviseur van de directie.    

De functie van boekhouder, financial controller, business controller en compliance officer zijn verschillend en vereisen specifieke kennis en vaardigheden. Toch hebben deze functies één gemene deler. De functies vinden hun oorsprong in het vakgebied Finance & Control. De functionarissen zijn daarmee allemaal expert op het gebied van cijfers, getallen en processen. Zij het dat elke functie op haar eigen manier aan/met de cijfers werkt. Afhankelijk van de grootte en type organisatie zie je dat in veel organisaties één functionaris meerdere rollen tegelijkertijd uitvoert. Zo zie je dat in kleinere organisaties de boekhouder (hoofd administratie) vaak zowel verantwoordelijk is voor de boekhouding als voor de rol van financial controller.

4   Financieel Directeur of Controller?

What's in the name? Elke organisatie kent een eindverantwoordelijke voor de financiële kolom. Of deze nu de titel van financieel directeur, (concern)controller of CFO heeft. Binnen de overheid komt de functie van controller als eindverantwoordelijke vaker voor. Terwijl binnen bedrijven de titel van financieel directeur meer wordt gebruikt. En de titel van Chief Financial Officer (CFO) kom je weer vaker tegen in grote internationale bedrijven. Maar alle drie de functies hebben dezelfde verantwoordelijkheid, namelijk die voor de financiële functie binnen een organisatie/bedrijf.