Besparingspotentieel

Uit onderzoek blijkt dat het behalen van efficiencyvoordelen veelal de belangrijkste doelstelling is van een inkoopafdeling. Uit datzelfde onderzoek blijkt echter dat organisaties een groot deel van het besparingspotentieel laten liggen. Er zijn vele manieren om kostenbesparingen te realiseren.

• Inkoopsamenwerking; door het samenwerken met externe partijen door inkooppakketten te bundelen en informatie, expertise en hulpmiddelen te delen kunnen besparingen gerealiseerd worden als gevolg van lagere inkoopprijzen (volumevoordeel), het delen van inkoopkennis en -kunde en het delen van inkooptools.

• 80-20% regel (ABC-analyse); analyse waarmee leveranciers, artikelen of inkooppakketten ingedeeld worden in categorieën (A,B,C). Belangrijkste parameters zijn inkoopvolume, aantal leveranciers en het aantal facturen. Op basis daarvan kan net zoals bij de Kraljic matrix een strategie worden afgestemd welke inkooppakketten worden uitbesteed bij welke leveranciers.

• E-procurement; standaardisatie van de werkprocessen leidt ook tot besparingen. Uit ervaring blijkt dat door gebruik te maken van e-procurement standaardisatie wordt 'afgedwongen'. Daarbij leidt automatisering op zichzelf ook al besparingen op. Zo heeft de introductie van softwarepakketten voor het geautomatiseerd verwerken van inkomende facturen al tot heel wat lagere personeelskosten geleid.

• Marktonderzoek & Aanbestedingen; onderzoek wat de markt voor mogelijkheden biedt. Waarna je bij het selecteren van de leverancier zoveel mogelijk gebruik maakt van marktwerking. Op deze pagina zijn verschillende vormen van aanbesteding uitgewerkt. 

Maar ook standaardisatie van inkooppakketten of verlagen van de kwaliteitseisen zullen tot besparingen leiden. Net zoals het maximaal uitnutten van bestaande contracten of het opzeggen van overbodige contracten. 

Waar zitten de echte besparingen?

De grootste besparingen realiseert u echter niet door (nog) scherper met de leverancier te onderhandelen, contracten open te breken of de bestellingen te monitoren. Zoals uit onderstaande figuur blijkt (Telgen, 1994) kunnen de meeste besparingen worden behaald vóórdat het onderhandelen met de leveranciers plaatsvindt. Naarmate het inkoopproces vordert zijn de specificaties verder uitgekristalliseerd en daalt het besparingspotentieel. In het specificatieproces kunnen de grootste kostenvoordelen worden gerealiseerd. Probeer het programma van eisen van de inkooppakketten zo algemeen mogelijk te specificeren. Probeer de functionele vraag zo breed mogelijk te formuleren. Hoe algemener de specificaties, hoe beter de marktwerking hoe lager de prijzen.