Wat is een Financial Controller?

De term ‘controller’ wordt binnen de financiële kolom voor een groot scala aan administratief- en bedrijfseconomische functies gebruikt. Vaak wordt er aan de functie nog een typeduiding meegegeven. Zo kan iemand concerncontroller, financial controller, projectcontroller of business controller zijn. Op deze pagina staat de rol van de financial controller centraal.  

De 3 Rollen van de Controller

De functie van financial controller is een uitwerking van één van de verantwoordelijkheden die de controller heeft. Voordat ik de rol van financial controller beschrijf is het daarom handig om de verschillende verantwoordelijkheden van de controller toe te lichten. Dan wordt direct duidelijk waarin de rol van de financial controller afwijkt van die van de boekhouder, de business controller en die van de concerncontroller. De controller heeft de volgende verantwoordelijkheden:

1. De Controller als ..... Bewaker van de financiële positie; de controller is verantwoordelijk voor een juiste, volledige en actuele (financiële) administratie. Zodat op elk moment inzicht bestaat in het resultaat en het vermogen van de organisatie. De controller rapporteert hierover periodiek aan het management. Verder is de controller ervoor verantwoordelijk dat de organisatie liquide en solvabel is. Zodat de organisatie op korte- en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. 

2. De Controller als ..... Moreel Kompas; de controller heeft veder een onafhankelijke toetsende rol binnen de organisatie. De controller is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatievoorziening moet borgen. Verder geeft de controller inzicht in de mate waarin de organisatie voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. En geeft de controller een oordeel over de effectiviteit en doelmatigheid van de organisatie. Begrippen als compliance, administratieve organisatie, risicomanagement, interne controles en managementcontrol staan daarbij centraal.  

3. De Controller als ..... Businesspartner; de controller geeft op basis van bedrijfskundige- en bedrijfseconomische analyses ook adviezen aan het management over operationele, tactische en strategische onderwerpen. De controller is klankbord voor het management en ondersteunt het management bij het maken van keuzes middels organisatie-, omgevings- en scenarioanalyses. Verder is de controller de aanjager van procesoptimalisaties en het uitvoeren van investeringsanalyses.     

De focus van de controller lag tot ver in de vorige eeuw bij het registeren van de cijfers en het rapporteren daarover (in de rol van bewaker van de financiële positie). In de tweede helft van de vorige eeuw nam de rol van 'moreel kompas' een sterke vlucht. Door boekhoudschandalen moest het vertrouwen van de maatschappij in de financiële verslaglegging hersteld worden. En lag de nadruk in de functie van de controller op de opzet en werking van een stelsel van interne beheersingsmaatregelen. In de jaren '80 kwam daar vervolgens de rol van business partner bij. Vanuit het management ontstond een behoefte aan een business partner die het management ondersteunt bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. 

Different controllers for different purposes

Elke rol die de controller uitvoert vergt specifieke kennis en vaardigheden. Het is zo goed als onmogelijk om het geheel aan kennis en vaardigheden dat nodig is voor al deze rollen in één functie te verenigen. Benodigde vaardigheden liggen bij de rollen niet altijd in elkaars verlengde en zijn soms zelfs tegenstijdig. En dan laat ik de hoeveelheid werkzaamheden die deze persoon dan moet uitvoeren nog buiten beschouwing. Daarom zien we in de praktijk dat de rol van de controller is opgesplitst in de volgende functies: 

• DE BOEKHOUDER  →  Registreert de cijfers; de boekhouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker crediteuren, debiteuren, grootboek en kas/bank worden financiële feiten conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering vastgelegd.

• FINANCIAL CONTROLLER  →  Rapporteert over de cijfers; de financial controller is er verantwoordelijk voor dat de (financiële) informatievoorziening voldoet aan de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De financial controller is verder verantwoordelijk voor de financiële rapportages en het opstellen van de jaarrekening. De financial controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op de financiële ratio's. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen.  

• BUSINESS CONTROLLER  →  Werkt met de cijfers; de business controller is dé adviseur van het management en de directie. Vanuit bedrijfskundig perspectief geeft de business controller advies over strategische- en organisatievraagstukken. De business controller is verder verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus waarmee op gestructureerde wijze de voortgang van de doelstellingen wordt gemonitord. Verder voert de business controller bedrijfseconomische analyses uit als investeringsanalyses en kostprijsberekeningen. Tenslotte heeft de business controller een belangrijke rol in het continu verbeteren van operationele processen en de controles daarop.  

• COMPLIANCE OFFICER  →  Controleert de cijfers; de compliance officer (of medewerker interne controle) heeft een onafhankelijke toetsende functie binnen de organisatie. De compliance officer is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. De compliance officer ziet erop toe dat de organisatie opereert binnen de bestaande wet- en regelgeving. Verder geeft de compliance officer inzicht in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. Begrippen als administratieve organisatie, risicoanalyse, interne controles en de 'in control statement' staan daarbij centraal.

• CONCERNCONTROLLER  →  Verantwoordelijk voor alle cijfers; de concerncontroller verenigt alle drie de rollen van de controller in één functie. Zij het dat de daadwerkelijke uitvoering vaak bij één van de andere (controllers)functies ligt. De concerncontroller geeft richting, is kaderstellend en is eindverantwoordelijke voor de financiële positie van de organisatie en de rapportages daarover aan de directie. Tegelijkertijd is de concerncontroller het moreel kompas én de belangrijkste adviseur van de directie.    

De functies van boekhouder, financial controller, business controller en compliance officer zijn verschillend en vereisen specifieke kennis en vaardigheden. Toch hebben deze functies één gemene deler. De functies vinden hun oorsprong in het vakgebied Finance & Control. De functionarissen zijn daarmee allemaal expert op het gebied van cijfers, getallen en processen. Zij het dat elke functie op haar eigen manier aan/met de cijfers werkt. Afhankelijk van de grootte en type organisatie zie je dat in veel organisaties één functionaris meerdere rollen tegelijkertijd uitvoert. Zo zie je dat in kleinere organisaties de boekhouder (hoofd administratie) vaak zowel verantwoordelijk is voor de boekhouding als voor de rol van financial controller.

3   De Financial Controller

De financial controller is als eerste verantwoordelijk voor de financiële informatievoorziening binnen de organisatie. Dat begint bij de inrichting van de boekhouding. De boekhouding moet zowel voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving als aan de interne informatiebehoefte vanuit de business. Op basis van de boekhouding stelt de financial controller financiële rapportages op. En is vanuit die hoedanigheid verantwoordelijk voor het monitoren van (de ontwikkelingen van) de financiële positie van de organisatie. De financial controller is dé strategisch adviseur voor wat betreft de financiële functie binnen de organisatie en de eerste adviseur van de concerncontroller.

3a   Werkzaamheden

Op basis van de boekhouding wordt door de financial controller de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht opgemaakt. Deze (en andere) financiële rapportages vormen de basis om de ontwikkelingen in de winstgevendheid, solvabiliteit en liquiditeit te monitoren. Veelal is deze zogenaamde financiële verslaglegging verplicht om aandeelhouders, schuldeisers en andere belanghebbenden inzicht te geven in de financiële gezondheid van de organisatie. Maar wellicht nog belangrijker is dat de financial controller inzicht geeft in de kostenstructuur van de organisatie zodat de business over concrete handvatten beschikt om de (financiële) prestaties te verbeteren. Een financial controller voert hiertoe de volgende werkzaamheden uit: 

1. Grootboek; de financial controller is samen met de boekhouder (hoofd administratie) verantwoordelijk voor de inrichting en structuur van de boekhouding. Waarbij de financial controller enerzijds verantwoordelijk is voor de vertaling van relevante wet- en regelgeving naar het financieel systeem. Anderzijds moet de financial controller borgen dat de inrichting van het grootboek aansluit bij de financiële informatiebehoefte vanuit de business. Het grootboek vormt het hart van de boekhouding op basis waarvan de balans, de winst- & verliesrekening en andere financiële rapportages worden opgesteld.

2. Financiële Rapportages; het opstellen van financiële rapportages is ook één van de kerntaken van de financial controller. Waarbij de financial controller een onderscheid maakt in externe rapportages die de organisatie verplicht is om te publiceren onder de vigerende wet- en regelgeving. Zoals het opstellen van de jaarrekening. Maar onder de externe rapportages vallen ook rapportages die bijvoorbeeld een bank of toezichthouder eisen. De financial controller is daarnaast verantwoordelijk voor het opstellen van interne financiële rapportages die inzicht geven in de (ontwikkeling van) de vermogenspositie en de winstgevendheid van bijvoorbeeld producten en/of afdelingen. 

• Winst- & Verliesrekening; het opstellen van de winst- en verliesrekening is één van de belangrijkste taken van de financial controller. De winst- & verliesrekening geeft inzicht in de prestaties en de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als EBIT, inkoopwaarde van de omzet, netto winst en financiële opbrengsten staan daarbij centraal.

• Balans; ook het opstellen van de balans behoort tot de kerntaken van de financial controller. Op deze pagina wordt aangegeven hoe de balans tot stand komt en hoe de balans inzicht geeft in de prestaties en de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als vaste- en vlottende activa, lang vreemd vermogen en eigen vermogen worden toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.  

• Kasstroomoverzicht; hier worden op basis van het (strategisch) plan de feitelijke geldstromen geprognosticeerd om vast te stellen of de organisatie op korte én lange termijn kan voldoen aan haar verplichtingen. En om te bepalen wat de vermogensbehoefte is van de organisatie. Begrippen als netto kasstroom, financieringsactiviteiten, netto werkkapitaal, liquiditeitsbegroting en cashflow worden hier uitgewerkt.

3. Financiële Ratio's; de financial controller bewaakt de financiële positie van de organisatie. Hiertoe stelt de financial controller op basis van de balans en de winst- & verliesrekening financiële kengetallen en ratio's op die inzicht geven in de winstgevendheid, liquiditeit en solvabiliteit van de organisatie. Op deze ratio's beoordelen aandeelhouders, toezichthouders en banken de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als netto winstmarge, current ratio, debt ratio, omzetsnelheid en de Gouden Balansregel staan hierbij centraal.

4. Begroten, Budgetteren & Prognosticeren; in samenwerking met de business controller stelt de financial controller de begroting, budgetten en prognoses op. Waarbij de financial controller een kaderstellende en coördinerende rol heeft. Zo bepaalt de financial controller (in overleg met de concerncontroller) wat de budgettaire kaders zijn en met welke inflatiecijfers rekening moet worden gehouden. Terwijl de business controller verantwoordelijk is voor het begroten van de financiële effecten van tactische en strategische beslissingen. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal.

5. Business Intelligence; de financial controller is samen met de business controller verantwoordelijk voor de financiële informatievoorziening binnen een organisatie. Waarbij de financial controller zich richt op het ontsluiten van de financiële data. De business controller analyseert op basis van beschikbare data trends en ontwikkelingen.

6. Financiering & Financieringsstructuur; de financial controller ondersteunt de concerncontroller bij het aantrekken van eigen en/of vreemd vermogen. Waarbij de de financial controller streeft naar de meest gunstige verhouding van eigen- en vreemd vermogen zodat de gemiddelde vermogenskostenvoet zo laag mogelijk wordt. Centrale begrippen hierbij zijn de balans, financieel hefboomeffect, solvabiliteit, het Capital Asset Pricing Model en optimale financieringsstructuur.

7. Opstellen Kostenverdeelstaat; de financial controller is tenslotte ook verantwoordelijk voor een stelsel van interne (kosten)verrekeningen. De financial controller moet er voor zorgdragen dat indirecte kosten op een (bedrijfseconomische) juiste manier aan de verschillende afdelingen en/of producten worden toegerekend. Hierbij staan begrippen als  verbijzondering van indirecte kosten, constante kosten, interne doorbelastingen, direct costing en opslagcalculatiemethode centraal.       

3b   Competenties

Het moge duidelijk zijn dat de competenties van een financial controller sterk verschillen van die van bijvoorbeeld een business controller of die van een compliance officer. Het inrichten van de financiële structuur van de organisatie en het opstellen van financiële rapportages vergt nu eenmaal andere kennis vaardigheden. Meer concreet beschikt de financial controller over de volgende vaardigheden: 

• Analytisch sterk
• Assertief
• Stressbestendig
• Kan goed plannen en organiseren
• Nauwkeurig
• Communicatief sterk
• Onafhankelijk

Een goede financial controller weet te allen tijde hoe de financiële positie van de organisatie eruit ziet en hoe die zich ontwikkelt. Waarbij de financial controller met zijn of haar goede communicatieve vaardigheden kan uitleggen hoe de resultaten eruit zien en hoe deze resultaten binnen de gekozen financiële structuur tot stand zijn gekomen. De financial controller beschikt over een sterke persoonlijkheid en laat zich niet in een hoek duwen door de directie of andere lijnmanagers. 

3c   Opleiding

Als je jezelf wil scholen tot financial controller of je bent een financial controller en je wilt jezelf verder ontwikkelen dan is een scala aan opleidingen beschikbaar. Waarbij je opleidingen hebt die zich specifiek richten op de functie van financial controller en meer algemene opleidingen met een bedrijfseconomische achtergrond. De opleidingen variëren in zwaarte van hbo bachelor tot post-master. 

• HBO-opleidingen (bachelor); je hebt diverse HBO-opleidingen die een goede basis leggen voor de rol van (financial) controller. Denk hierbij aan opleidingen als Bedrijfsadministratie, Assistent Controller, Financiële Analyse en Rapportage, Financieel Data-analist of Finance & Control. Deze opleidingen richten zich op het voeren van een financiële administratie, het opstellen en interpreteren van een balans, de winst- en verliesrekening en de kasstroomoverzicht en het beheersen van de belangrijkste bedrijfseconomische basisbeginselen. 

• Post-HBO-opleidingen; zijn praktijkgerichte opleidingen waarmee je je kennis van het voeren van een administratie, het doen van financiële analyses en het opstellen van van financiële rapportages verbreed en verdiept. Waar de nadruk ligt op de praktische toepassing van deze kennis. Om zo jouw persoonlijke effectiviteit te vergroten. In de post-HBO opleidingen zijn er zowel de meer algemene opleidingen (Controllersopleiding) als wel meer specifieke opleidingen (Financial Control, Financial Accounting en Reporting, Business Intelligence & IT for Financials) die op elk zichzelf respecterende hogeschool worden aangeboden. De opleidingen duren een aantal maanden, één of twee jaar. Een aantal van deze opleidingen leidt tot de erkende titel van AC (Accounting-manager Controller) of die van AA (accountants-administratieconsulent). 

• Universitaire Opleidingen (master); er zijn vele soorten en maten van master opleidingen die een goede basis vormen voor de rol als (financial)controller. Goed om te weten is dat de universitaire opleiding in tegenstelling tot de (post) HBO opleiding een theoretische opleiding is. Voorbeelden van relevante opleidingen zijn Accounting & Control, Finance & Control, Bedrijfseconomie of Business Administration for Financials (MBA).     

• Post-Master Opleidingen; is een wetenschappelijke beroepsopleiding voor mensen met relevante werkervaring binnen het vakgebied controlling. Naast verbreding en verdieping van je vakkennis wordt er veel aandacht besteed aan de toepassing van deze kennis en aan de ontwikkeling van je vaardigheden.    

• Opleiding tot Registeraccountant (RA); de opleiding tot Registeraccountant vormt een goede basis voor de financial controller die binnen een groot internationaal bedrijf werkzaam is. Bij de opleiding tot Registeraccountant leer je het samenstellen, beoordelen en controleren van jaarrekeningen en financiële overzichten op basis van nationale en internationale wet- en regelgeving. 
• Opleiding tot Registercontroller (RC); de opleiding tot Registercontroller wordt ook wel de opleiding tot Executive Master of Finance & Control (EMFC) genoemd. De opleiding richt zich daarbij primair op 'finance' en 'accounting'. Maar er wordt ook veel aandacht besteed aan flankerende vakgebieden als organisatiekunde, recht en governacne vraagstukken.
• Opleiding tot Certified Public Controller (CPC); gezien het specifieke karakter en dynamiek van overheidsorganisaties is er ook een specifiek post-master opgezet voor mensen die binnen de overheid of daaraan gelieerde organisaties werken. Bij de opleiding tot CPC volg je soortgelijke vakken als bij de opleiding tot RC. Zij het dat het vertrekpunt van deze vakken een andere is. Namelijk die van een politiek bestuurlijke context.  

Zelf heb ik met veel plezier de postdoctorale opleiding tot Register Controller gevolgd (RC). Een fantastische opleiding waarbij echt veel van je wordt gevraagd. Omdat je deze post-master opleidingen naast je normale werk uitvoert staat je privé leven wel een een aantal jaar 'on hold'. Maar gezien de kennis, vaardigheden en waardevolle contacten die ik heb opgedaan heb ik geen moment spijt gehad van de inspanning die ik hiervoor heb moeten doen!

Welke opleiding het best voor jou is hangt af van je ambities, werkervaring en de vooropleiding die je hebt gevolgd. Mijn ervaring is dat hogescholen en universiteiten bereid zijn om mee te denken als je niet over de exacte vooropleiding beschikt. Laat je dus niet op voorhand afschrikken door de toelatingseisen.  

4   De Uitdagingen van de Financial Controller

De financial controller is populair. De vraag naar financial controllers blijft stijgen. Het management heeft namelijk behoefte aan een serieuze partner die de financiële positie van de organisatie bewaakt. En die inzicht geeft in de opbrengsten- en kostenstructuur van de organisatie zodat de business met concrete handvatten haar (financiële) prestaties kan verbeteren. Voor het goed invullen van je rol als financial controller geef ik je de volgende aandachtspunten mee. 

• Basis op orde; de financial controller kan alleen zijn of haar werk goed uitvoeren als de basis (een juiste, volledige en actuele administratie) op orde is. De praktijk laat echter zien dat dit lang niet altijd het geval is. En de financial controller al dan niet gedwongen zich gaat richten op het administreren in plaats van het rapporteren en het adviseren. Wat ten koste gaat van de toegevoegde waarde de financial controller.

• Rolonduidelijkheid; er bestaan een scala aan bedrijfseconomische- en administratieve functies binnen de financiële kolom die veelal raakvlakken met elkaar hebben. Om je rol goed uit te kunnen voeren is het van belang dat je precies weet wat ervan je wordt verwacht. En hoe jouw rol als financial controller zich verhoudt tot bijvoorbeeld die van het hoofd administratie, de business controller en de concerncontroller.

• Samenwerken met de business; als financial controller ben je als eerste verantwoordelijk voor de financiële informatievoorziening binnen de organisatie. Waarbij jouw effectiviteit niet zozeer wordt bepaald door het opstellen van de jaarrekening en andere externe rapportages. Die zijn randvoorwaardelijk. De toegevoegde waarde wordt juist bepaald door de mate waarin de financial controller kan voorzien in de (financiële) informatie behoefte van de business. Bijvoorbeeld door inzicht te geven in de winstgevendheid van afzonderlijke producten of afdelingen. Luisteren naar, adviseren aan en samenwerken met de business vergt competenties die 'de financial' van nature niet altijd in huis heeft.

• Informatie - en datamanagement; de rol van financial contoller beperkt zich niet meer tot het omzetten van financiele gegevens tot financiele rapportages. Bedrijven verzamelen intern en extern terabytes aan gegevens op basis waarvan ze hun strategie bepalen en hun productieproces optimaliseren. En omdat de financial controller vaak de enige is die binnen organisaties met zulke grote datasets overweg kan wordt de financial controller veelal als datamager gebombardeerd. Dat is natuurlijke een mooie uitdaging voor de financial controller. Maar wees je ervan bewust dat het een specialisatie betreft van specifieke kennis en vaardigheden van de financial controller. Zorg ervoor dat de kerntaak niet uit het oog wordt verloren.  

• Legacysystemen; in de praktijk kom ik nogal eens verouderde systemen tegen die niet voldoen aan de huidige technologische standaarden (zogenaamde legacy systemen). Legacy-systemen vormen een probleem voor de financial controller omdat deze systemen moeilijk te onderhouden, te verbeteren en uit te breiden zijn  omdat er een algemeen gebrek is aan iemand die nog weet hoe het in elkaar zit. Deze zogenaamde legacy systemen zitten 'in beton' gegoten. Je kunt als financial controller lasitg of niet inspelen om veranderede informatiebehoete. Laat staan deze je met deze systemen verschillende processen kunt integreren. Tref je legacy systemen aan dan is er maar één mogelijkheid. Een business case osptellen voor een nieuw informatiesysteem. Alleen dan kun je je rol als financial controller waar maken.