Het belang van Inkoop neemt toe!

Uit onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen organisaties steeds belangrijker wordt. Enerzijds omdat inkoop een steeds belangrijkere rol krijgt in het voortbrengingsproces van organisaties. Anderzijds omdat er nog steeds kostenbesparingen te realiseren zijn. Op deze pagina wordt duidelijk dat de relatie die je met een leverancier aangaat afhangt van het soort inkooppakket dat je inkoopt bij de leverancier.

1   Kraljic Inkoopmatrix

De eerste stap in het inkoopproces is het inventariseren van de inkoopbehoefte en het vaststellen van de inkooppakketten. Het bepalen van de inkoopstrategie per inkooppakket is de tweede stap in het inkoopproces. Je kunt namelijk niet alle inkooppakketten en leveranciers over één kam te scheren. Voor verschillende inkooppakketten en leveranciers kunnen (en moeten!) onderscheidende strategieën worden ontwikkeld. Om te bepalen welke strategie je voor welk inkooppakket kunt hanteren wordt veelal de Inkoopmatrix van Kraljic gebruikt. Het financieel risico en het strategisch belang van een inkooppakket bepaalt de aard van de relatie die je met de leverancier moet aangaan.

1a   Hefboomproducten

Hefboomproducten zijn producten die door verschillende leveranciers kunnen worden geleverd en relatief duur zijn. De prijsontwikkeling werkt relatief sterk door in de kostprijs (bijvoorbeeld: kantoormeubilair, computers, leaseauto's, elektriciteit). Tussen de leveranciers bestaat veel concurrentie, het toeleveringsrisico is daarom laag. De leverancier levert standaard producten. De strategie bij hefboomproducten is volume bundeling en zo veel mogelijk in concurrentie de goederen aanbesteden. Belangrijkste kenmerken:

• het optimaliseren van marktwerking;
• het creëren van volume door bundeling;
• het gebruiken van open standaarden;
• het uitvoeren van inkoopmarktonderzoek;
• een contractduur van 3 tot 5 jaar.

1b   Strategische producten

Strategische producten dragen direct bij aan de realisatie van organisatiedoelstellingen en worden geleverd door één of enkele leveranciers (bijvoorbeeld: specifieke grondstoffen of sector gebonden software pakketten). De hoge waarde vraagt om aandacht voor de prijsontwikkelingen, oog voor onderhandelingen en een wederzijds vertrouwen. Het product is veelal maatwerk en wordt op basis van specificatie van de opdrachtgever gemaakt. De toelevering is op korte of lange termijn niet altijd gegarandeerd. De strategie is gericht op een vorm van samenwerking met betreffende leverancier. De tactiek is de geselecteerde leveranciers zowel in de offertefase als de uitvoeringsfase zoveel mogelijk te betrekken. De te ondernemen acties zijn:

• het gebruiken van functionele specificaties;
• het analyseren van de marktmogelijkheden;
• het bestuderen van de activiteiten van de leverancier elders en van de resultaten daarvan;
• het vergroten van de betrokkenheid van de leverancier, eventueel in de vorm van samenwerking;
• het zorgen voor een solide en diepgaande afstemming en onderhandeling;
• een contractduur tot 5 jaar.

1c   Routineproducten

Routineproducten leveren inkoop technisch weinig problemen op. Ze hebben per eenheid een geringe waarde en er zijn over het algemeen vele alternatieven voor handen (bijvoorbeeld drukwerk, kantoorartikelen, schoonmaakmiddelen, abonnementen, etc.). De handling is vaak duurder dan de waarde van de producten. Efficiency is erg belangrijk. De strategie bij routineproducten is vereenvoudiging van het inkoopproces en reductie van de inkoopinspanningen. De tactiek is reduceren van leveranciersbestand en streven naar zoveel mogelijk concurrentie. De te ondernemen acties zijn:

• het reduceren van leveranciersbestand;
• het benutten van marktwerking;
• het creëren van volume door bundeling;
• het vereenvoudigen van de bestelprocedures, waaronder het inkopen/bestellen via internet;
• het uitbreiden/vergroten van de rol van de leverancier;
• het reduceren van aantal facturen;
• een contractduur van 2 tot 4 jaar.

1d   Knelpuntproducten

Knelpuntproducten vertegenwoordigen een relatief geringe waarde, maar kunnen slechts van één of enkele leveranciers worden betrokken (bijvoorbeeld: postbezorging, software). De leverancier is de dominante partij. Dit kan zich uiten in relatief hoge prijzen, lange levertijden en slechte service. De strategie is het verzekeren van de levering. De tactiek is reduceren en vermijden van 'unieke' (lees monopolistische) leveranciers. De te ondernemen acties zijn:

• het verruimen van specificaties;
• het ontwikkelen van en/of aandacht voor alternatieven;
• het creëren van competitie, marktwerking;
• het standaardiseren.

Conclusie

De relatie die je met je leverancier aan moet gaan hangt dus af van het soort inkooppakket dat je bij de leverancier inkoopt. Bij het optimaliseren van je leveranciersbestand kijk je dus eerst naar het strategisch en financieel belang van een inkooppakket. Als je de inkoopstrategie van een inkooppakket hebt bepaalt weet je hoe je de leverancier moet benaderen en waarop je in de relatie met de leveranciers vooral moet sturen. 

2   Gratis Quick Scan Inkoopfunctie

3   Andere Inkoopmodellen

1. Inkoopstrategie & Inkoopbeleid (C-curve van Oppen);  met behulp van de C-curve wordt duidelijk welke bijdrage de inkoopfunctie levert aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Verder worden begrippen zoals inkoopsynergie, marktbenadering, procuratieregeling, maatschappelijk ondernemen, in-/uitbesteden en inkoopbeleid toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.

2. Besparen op Inkopen; met de theorie van Telgen wordt duidelijk dat het grootste besparingspotentieel van een organisatie vaak niet zit in het (nog) beter onderhandelen met de leverancier. De grootste besparingen worden in de eerste stappen van het inkoopproces gerealiseerd voordat met de leveranciers wordt onderhandeld.

3. Inkoopproces; op deze pagina staan de zeven stappen van het inkoopproces van Prof. Dr. A.J. Weele uitgeschreven. En welke maatregelen je kunt nemen om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen. Verder wordt hier ingegaan op de mogelijkheden om het inkoopproces geautomatiseerd te ondersteunen. 

4. Inkoopanalyse; hier wordt duidelijk hoe je door een analyse van je financiële administratie zicht krijgt op de inkooppakketten die je inkoopt en bij welke leveranciers je dat doet. Ook wordt aangegeven wat de toegevoegde waarde is van een inkoopanalyse.