De Bureaucratische Organisatie

De theorie van Max Weber over de Bureaucratische Organisatie is één van de klassieke organisatietheorieën over de inrichting en aansturing van organisaties. Waarbij Weber naast efficiencyvoordeel door taakspecialisatie de nadruk legt op gelijkwaardigheid door standaardisatie van processen. Om zo willekeur en vriendjespolitiek tegen te gaan. 

1   De Essentie 

Max Weber staat aan de basis van de zogenaamde Bureaucratie theorie. De bureaucratische organisatie kan het best worden omschreven als een sterk hiërarchische organisatie met vergaande taakspecialisatie waar verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn afgebakend. Waarbij interpersoonlijke relaties ondergeschikt zijn aan procedures en protocollen. Weber gaf aan dat de bureaucratische organisatie twee grote voordelen had boven de toen gangbare organisaties:

• Efficiencyvoordeel; door processen te standaardiseren en door taken zoveel mogelijk op te delen in losse activiteiten. En deze activiteiten door getrainde werknemers uit te laten voeren konden arbeiders zich concentreren en bekwamen in de betreffende deeltaak. Wat volgens Weber (en tijdsgenoten) de meest efficiënte manier is om medewerkers binnen een organisatie in te zetten.

• Gelijkwaardigheid; verder was het grote voordeel van het standaardiseren en formaliseren van processen volgens Weber dat willekeur en vriendjespolitiek in de organisatie wordt tegen gegaan. Dit was een noodzaak voor de steeds groter wordende organisaties in die tijd. En al helemaal voor overheidsorganisaties. Om te voorkomen dat zij misbruik maken van hun machtsmonopolie. 

De bureaucratietheorie is geschreven rond 1900 in de periode dat grote fabrieken ontstonden als gevolg van de industriële revolutie. En de overheid sterk groeide omdat deze steeds meer taken op zich nam. Met de bureaucratisch organisatie werd een meer zakelijke en efficiënte manier van organisatiebestuur geïntroduceerd. Waarbij managers en medewerkers worden ingezet op basis wat zij kunnen in plaats van wie zij kennen.  

1a   Wie is Max Weber?

Maximilian Carl Emil Weber (1864-1920) was één van de grootste theoretici van begin  20^ste eeuw. Max Weber was rechtsgeleerde, geschiedkundige en politiek econoom. Maar Max Weber was vooral socioloog. Max Weber wordt beschouwd als één van de grondleggers van de hedendaagse sociologie.

• Rationalisering van de maatschappij; Weber stelt dat mensen binnen groepen en organisaties handelen op basis van een ‘rationeel denkproces’ die gekleurd wordt door een ‘subjectief referentiekader’ op basis van de emoties, overtuigingen, principes en de gewoontes die de mens kent. Weber constateert dat gedurende de industriële revolutie mensen binnen groepen en organisaties steeds rationeler gaan handelen.

• Bureaucratie als ideaal; het effect van deze rationalisering op bijvoorbeeld de religie, politiek en de economie heeft Weber in verschillende boeken beschreven. Waarbij Weber uitgebreid bij de rationalisering van de politiek heeft stilgestaan. Weber deed dit door de opkomst van grote fabrieken en overheidsorganisaties als gevolg van de industrialisatie te beschrijven. Weber beschreef de Bureaucratie als ideaal organisatietype (boven de meer traditionele organisatietypen) omdat de bureaucratische organisatie efficiency en gelijkwaardigheid stimuleert. 

Weber beschreef dan wel de bureaucratie als ideaaltypische organisatie, hij was er ook van overtuigd dat deze vorm van organiseren een paar grote nadelen kende. Het eigen initiatief van de medewerker wordt de kop ingedrukt wat ten koste gaat van de motivatie en betrokkenheid van de medewerker. Weber sprak in deze van de 'onttovering' van de maatschappij. Omdat er minder ruimte is voor emotie, gevoel en de eigen overtuigingen van de mens. 

1b   Kenmerken Bureaucratische Organisatie

De bureaucratische organisatie is volgens Weber de ideale organisatievorm om organisaties efficiënt en effectief aan te sturen. Belangrijkste kenmerken van een bureaucratische organisatie zijn:

• Formaliseren van processen en voorschriften; door processen te standaardiseren en werkinstructies op te stellen worden werkzaamheden op dezelfde manier uitgevoerd. Hiermee wordt invulling gegeven aan het principe van gelijkwaardigheid. Die Weber als één van de belangrijkste voordelen van een bureaucratie beschouwt. Willekeur en vriendjespolitiek wordt met de standaardisatie van processen voorkomen. Weber geeft aan dat deze verzakelijking voor alle grote organisaties een noodzaak is. En bij overheidsorganisaties zelfs een eis omdat deze een machtsmonopolie hebben. 

• Taakspecialisatie; voor een succesvolle organisatie is het volgens Weber nodig om arbeid op te delen in deeltaken en deze door getrainde werknemers uit te laten voeren. Zodat zij zich kunnen concentreren en bekwamen in de betreffende deeltaak. Weber stelde (in navolging van Taylor en Fayol) dat taakspecialisatie de meest efficiënte manier is om mensen binnen een organisatie in te zetten.

• Eenduidige Bevelstructuur; een belangrijk kenmerk van bureaucratische organisaties is dat het grote organisaties betreft die over veel managementlagen beschikken. In dat geval is het volgens Weber noodzakelijk dat er een duidelijke hiërarchische structuur aanwezig is waarbij uiteindelijk elke medewerker (of manager) alleen verantwoordelijkheid verschuldigd is aan één (hiërarchische hogere) manager. Dit om de effectiviteit van de organisatie te borgen. Immers alleen bij een duidelijke en eenduidige bevelstructuur weet het topmanagement zeker dat de opdrachten aan het midden management en de medewerkers uitgevoerd gaan worden.

• Onpersoonlijke relaties; met het standaardiseren van processen en het meetbaar maken van taken en activiteiten is de organisatie onpersoonlijker geworden. De inzet van de medewerker is gereduceerd tot een zakelijke transactie. Waarbij geen ruimte bestaat voor emoties, gevoelens en eigen initiatief van de medewerker. Weber was zich ervan bewust was dat dit ten koste gaat van de motivatie en betrokkenheid van de medewerker. Maar dit nadeel was ondergeschikt aan de gelijkwaardigheid die de bureaucratie realiseerde.

• Objectieve Werving & Selectie; doordat processen worden gestandaardiseerd en taken worden opgedeeld in afgebakende handelingen is precies duidelijk aan welke eisen medewerkers en managers moeten doen. Deze eisen staan in de bureaucratische organisatie centraal bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Het gaat in de bureaucratische organisatie er niet om wie je kent maar om wat je kunt. 

1c   Beperkingen Bureaucratische Organisatie

De bureaucratische organisatie heeft ‘last’ van haar imago. De bekende paarse krokodillen bij verzekeringsbedrijven, gemeenten, telecombedrijven en de Belastingdienst zijn zomaar een aantal voorbeelden van doorgeslagen bureaucratische organisaties. Waarmee organisaties de klant en burger van zich hebben vervreemd. Het moge duidelijk zijn dat Weber deze doorgeslagen bureaucratisme niet voor ogen had. Toch heeft ook de ideaaltypische bureaucratie van Weber een aantal fundamentele tekortkomingen:

• Top-down organisatie; de bureaucratische organisatie kent een sterke hiërarchische structuur. Toen Weber de opkomst rond 1900 beschreef was de maatschappelijke dynamiek in vergelijking met nu relatief klein. Tegenwoordig moeten organisaties snel kunnen inspringen op een veranderende omgeving. Sterk hiërarchische organisaties zijn daartoe minder goed in staat waarmee de continuïteit van een organisatie in het geding komt. 

• Coördinatieprobleem; doordat processen zijn opgedeeld in taken en vervolgens in individuele handelingen ontstaat een coördinatieprobleem. Deze individuele handelingen moeten namelijk wel weer allemaal inhoudelijk en in de tijd op elkaar worden afgestemd. Het is maar zeer de vraag of het efficiencyvoordeel dat zich voordoet bij taakspecialisatie opweegt tegen de coördinatiekosten om die taken weer op elkaar af te stemmen. 

• Niet mens-gericht; de bureaucratische organisatie is sterk taakgericht. Waaraan de behoeften van de mens ondergeschikt zijn gemaakt. De inzet van de medewerker wordt gezien als een puur zakelijke transacties waarbij de medewerker krijgt betaald naar rato van het werk dat wordt uitgevoerd. Er is weinig ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke relaties. Wat ten koste gaat van de motivatie van de medewerkers. 

• Hoge administratieve lasten; een bureaucratische organisatie wordt gekenmerkt door veel, heel veel, papierwerk. Alle processen moeten worden uitgeschreven. Instructies moeten worden opgesteld. Strategische plannen moeten worden vertaald in afdelings- en individuele werkplannen. Het werk van medewerkers moet geëvalueerd worden. En dat allemaal op papier. Met natuurlijk de mogelijkheid dat processen en instructies veranderen en medewerkers in beroep gaan tegen bijvoorbeeld verslagen van functioneringsgesprekken. 

In grote organisaties, en zeker in het geval van overheidsorganisaties, worden de hoge administratieve lasten voor lief genomen. Deze hoge administratieve lasten worden ook wel de kosten van de democratie genoemd. Immers gelijkwaardigheid, één van de belangrijkste pijlers van een democratie, kan nu eenmaal alleen gerealiseerd worden als deze gelijkwaardigheid is verankerd binnen de processen van die organisatie. 

2   Klassieke Organisatietheorie

Weber is samen met Taylor (Scientific Management) en Fayol (Raamwerk voor de Manager) de grondlegger van de klassieke organisatietheorie. In de klassieke organisatietheorie, die ten grondslag ligt aan het vakgebied Organisatie en Management, wordt voor het eerst expliciet verwoord hoe managers een organisatie moeten aansturen. De benaderingen van Taylor, Fayol en Weber zijn vaak complementair maar verschillen op onderdelen wel degelijk: 

• Integraal raamwerk voor Managers (Fayol); ontwikkelt als eerste een integraal raamwerk voor managers om organisaties aan te sturen. Fayol onderscheidt vijf taken van de manager en formuleert 14 principes voor managers hoe zij deze taken kunnen invullen. Bij Fayol staan begrippen als ‘Eenheid van gezag’, Rechtvaardigheid en Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden centraal. Daarnaast heeft Fayol met uitgangspunten als ‘ruimte voor initiatief’ en ‘Teamspirit’ oog voor de ‘zachte’ kant voor de organisatie.

• Scientific management (Taylor); in het scientific management van Taylor staat de taakspecialisatie centraal. Elke taak (die van de medewerker én die van het management) moet worden opgesplitst in elementaire handelingen die met behulp van tijd- en bewegingsstudies zo efficiënt mogelijk kunnen worden uitgevoerd. De onwetende en vaak onwillige werknemer moet dan met behulp van beloningen en straffen tot het juiste gedrag gestimuleerd worden.

• De Bureaucratische Organisatie (Weber); op basis van het werk van Taylor (taakspecialisatie) en Fayol (Raamwerk voor managers) heeft Weber rond 1900 de bureaucratische organisatie beschreven. Waarbij Weber naast efficiencyvoordeel door taakspecialisatie de nadruk legt op gelijkwaardigheid door standaardisatie van processen. Het is de eerste integrale organisatietheorie binnen het vakgebied Organisatie & Management. Waar vandaag de dag nog steeds veel elementen uit gebruikt worden. 

De klassieke organisatietheorieën van Taylor, Fayol en Weber verschillen in hun benadering maar hebben dezelfde onderliggende waarden die het tijdsbeeld van de eerste helft van de 20ste eeuw weerspiegelt. Belangrijkste uitgangspunten voor het aansturen van een organisatie zijn (1) de onwetende en onkundige mens die alleen met beloningen gemotiveerd kunnen worden (2) efficiency door vergaande taakspecialisatie en meetbare activiteiten en (3) centralisatie en discipline.

3   Management & Organisatie

In het vakgebied Organisatie & Management staan theorieën over de inrichting en aansturing van organisaties centraal. De Klassieke Organisatietheorie vormt daar een klein (maar belangrijk) onderdeel van. Wil je meer weten over de inrichting en aansturing van organisaties dan raad ik je aan om ook de volgende onderwerpen te raadplegen. 

1. Alle Organisatietheorieën op een rij; in het vakgebied Organisatie & Management staan theorieën over de inrichting en aansturing van organisaties centraal. Op deze pagina worden de theorieën besproken die een grote bijdrage hebben geleverd aan het denken over de aansturing (managen) van organisaties. Denk aan theorieën als Scientific Management, de Systeemtheorie, de Human Relations benadering en de Lerende Organisatie.

2. Sturingsfilosofie; een sturingsfilosofie is een verzameling van uitgangspunten die het bestuur of management hanteert om richting te geven aan de organisatie. Op deze pagina wordt duidelijk dat deze uitgangspunten, de zogenaamde sturingsbeginselen, betrekking hebben op de manier van managen, de organisatiecultuur en de inrichting van de organisatie. Gezamenlijk vormen deze uitgangspunten de basis voor het besturingsmodel van een organisatie.

3. Management- en Leiderschapsstijlen; op deze pagina vindt je een overzicht van alle leiderschapsstijlen. Elke stijl weerspiegelt de normen en waarden van een bepaalde periode. Van taakgericht leiderschap naar mensgericht leiderschap tot situationeel leiderschap. Waarbij theorieën van Blake & Mouton, Mc-Gregor, Hersey & Blanchard en Goleman centraal staan.

4. De manager 'In Control'!; op deze pagina lees je wat organisatiebeheersing precies inhoudt. Verder wordt duidelijk dat het de taak van de manager is om een balans te vinden in meer mensgerichte- en instrumentele sturingsinstrumenten om richting te geven aan de organisatie, de processen en haar medewerkers. En kun je op deze pagina een gratis scan uitvoeren om te bepalen of jouw organisatie 'In Control' is.  

5. Organisatiestructuren van Mintzberg; met zeven configuraties geeft Mintzberg antwoord op de vraag hoe organisaties zich organiseren. Mintzberg geeft een verklaring voor het ‘waarom’ van een bepaalde organisatiestructuur in een bepaalde situatie of bij bepaalde organisatie-eigenschappen. Daarmee gaf Mintzberg invulling aan de contingentiebenadering.