Soorten Kosten

Kosten & Kostprijzen

De kostprijs van een product zijn de totale kosten die je moet maken om een product of dienst te produceren. Per product of dienst zal een kostprijs bepaald moeten worden. De kostprijs wordt veelal gebruikt om de verkoopprijs van het product te bepalen of om investeringsanalyses uit te voeren. Hieronder worden de belangrijkste elementen van kostprijzen en hoe ze worden berekend toegelicht.

1   Soorten Kosten

2   Kostprijsberekening

a   Indirecte kosten
b   Constante of Variabele kosten?
c   Voorbeeld

3   Het belang van Kosten!

a   Boekhouden
b   Kosten & Kostprijsberekening
c   Investeringsanalyse
d   Budgetten & Budgetteren

1   Soorten Kosten

Kosten wordt gedefinieerd als de geldwaarde van het verbruik van arbeidsuren en materiaal die nodig zijn om een product te produceren dan wel een dienst te verlenen. Als je jezelf wilt verdiepen in kostprijsberekeningen, investeringsanalyses of externe verslaggeving dan is het noodzakelijk om het begrip ‘kosten’ goed te begrijpen. Hieronder is een opsomming gegeven van aan kosten gerelateerde begrippen:

• Kostensoort; is het type kosten, zoals salariskosten, afschrijvingskosten of representatiekosten, die grote gelijkenis hebben en als dusdanig onder één noemer worden gebracht. Zo valt onder de kostensoort salariskosten veelal het loon, de pensioenlasten en de vakantie-uitkering van de medewerkers.
• Kostencategorie; een verzameling van gelijksoortige kostensoorten. Veelal worden kostensoorten in de boekhouding ‘opgerold’ tot een kostencategorie. Personeelskosten is een bekende en veel gebruikte kostencategorie die door elk bedrijf wel wordt gebruikt. Onder de categorie personeelskosten valt veelal naast de kostensoort salariskosten ook de kostensoorten opleiding, vervoer en gratificaties.
• Kostenplaats; is een in de boekhouding afgebakende eenheid binnen een bedrijf, waaraan kosten (en opbrengsten) kunnen worden toegerekend. Kosten die verzameld zijn per kostenplaats kunnen vervolgens via een kostenverdeelstaat doorbelast worden naar andere kostenplaatsen (afdelingen) of kostendragers (producten).
• Kostendragers; een kostendrager is in de kostprijsberekening een product of afdeling waar kosten uiteindelijk terechtkomen. Veelal worden kosten vanuit de kostenplaatsen toegerekend aan kostendragers. Nu kan de kostprijs worden berekend. Immers naast de variabele kosten (die rechtstreeks op de kostendrager worden geboekt), zijn nu ook de indirecte kosten via de kostenplaten aan de kostendragers toegekend.
• Historische kosten; het begrip historische kosten wordt veelal geplaatst in de context van de boekhouding en externe verslaggeving. De balanswaarde van vaste en vlottende activa worden bepaald op basis van de bedragen die in het verleden voor die activa zijn betaald. Omdat het een bedrag gemeten in euro is, is het zuiverder om in plaats van over historische kosten te spreken over de historische uitgaven of de historische waarde.
• Actuele kosten; zijn kosten waarmee bedrijfseconomische analyses worden uitgevoerd. Om bijvoorbeeld een investeringsanalyse uit te voeren is het niet handig om prijzen uit het verleden te hanteren. Daarom wordt bij bedrijfseconomische analyses gebruik gemaakt van actuele prijzen en schattingen van prijzen in de toekomst.
• Marginale kosten (grenskosten); zijn de kosten die het maken van één extra product met zich brengt. Als de ‘normale’ productie inmiddels is gerealiseerd dan zijn de marginale kosten gelijk aan de variabele kosten per product. Immers de constante kosten zijn al ‘gedekt’ uit de normale productie. De winst is maximaal als de marginale opbrengst gelijk is aan de marginale kosten. Dit wordt het punt van Cournot genoemd, wat het referentiepunt is voor de optimale afzet. Na dit Cournot-optimum-punt zouden de marginale kosten namelijk hoger zijn dan de marginale opbrengst en wordt er verlies gemaakt.

2   Kostprijsberekening

De kostprijs van een product zijn de totale kosten die gemaakt worden voor het produceren of leveren van het product. We onderscheiden daarbij de volgende kosten:

• Directe kosten; zijn kosten zoals voor materiaal, grondstoffen en uren van direct personeel dat vrij eenvoudig (direct) is toe te wijzen aan een product of dienst. Bijvoorbeeld het loon van de zorgmedewerker die zorg verleent aan een cliënt.
• Indirecte kosten; zijn kostensoorten die niet direct kunnen worden toegerekend aan een product of dienst van een bedrijf. Denk daarbij aan de kosten voor de huur, telefoonkosten, de kosten van het secretariaat, etc..  Indirecte kosten, ook wel algemene kosten genoemd, worden meestal via een bepaalde verdeelsleutel toegerekend c.q. verbijzonderd aan het product of de dienst. Zo worden de kosten van het management veelal doorberekend op basis van % omzet.
• Variabele kosten; zijn kosten die veranderen door een toename of afname in de productieomvang. Indien een zorginstelling werkt met flexibele inhuurkrachten zijn de loonkosten variabel. Indien zij alleen beschikt over vast personeel dan zijn de personeelskosten een constante factor. Op lange termijn zijn bijna alle kosten variabel immers het management kan altijd over een periode van 3 tot 5 jaar beslissen om bepaalde capaciteit te verkleinen of te vergroten.
• Vaste of constante kosten; zijn kosten die niet veranderen door een toename of afname in de productieomvang. Een voorbeeld van constante kosten zijn de huurlasten van een gebouw. Of in een gebouw nu 100 of 200 boten worden gebouwd dat maakt voor de huurlasten niet uit. Die blijven hetzelfde. Zij het dat de huurlasten wel binnen een bepaalde bandbreedte hetzelfde blijven. Stel dat er 500 boten gebouwd gaan worden dan zal er extra ruimte gehuurd moeten worden en zullen de huurlasten stijgen.

De directe of variabele kosten worden rechtstreeks aan een product worden toegekend. Voor de indirecte kosten moet een verdeelsleutel gebruikt worden om kosten aan de producten toe te kennen. Waarbij de begrippen constante kosten en indirecte kosten in de praktijk nogal eens door elkaar gebruikt. Vaak zijn ze synoniem. De kosten van het management zijn zowel indirect (niet direct aan één product toe te wijzen) als constant (kosten veranderen niet als productie iets daalt of stijgt). Echter als kosten indirect zijn wil dat niet zeggen dat ze per definitie ook constant zijn. Stel dat er één grondstof wordt gebruikt in meerdere producten. Er is sprake van indirecte kosten. Waarbij de kosten via een methode aan de verschillende producten moet worden toegerekend. Het zijn géén constante kosten omdat de kosten wel degelijk afhankelijk zijn van de grote van de productie.

2a   Verbijzondering van indirecte kosten

Het toerekenen van indirecte kosten aan (de kostprijs van) producten is lastig. Het probleem met indirecte kosten zoals ICT-kosten, de kosten van de beveiliging of de directie is dat ze niet direct aan een product toegerekend kunnen worden. In de praktijk worden 4 vormen van kostenverbijzondering toegepast:

1. Direct Costing; bij Direct Costing worden alleen de directe variabele kosten aan de producten toegerekend. De indirecte kosten worden in tegenstelling tot de andere calculatiemethoden niet verbijzonderd maar direct ten laste van het resultaat gebracht. Direct Costing wordt dus niet gebruikt voor het vaststellen van verkoopprijzen (deze zouden immers te laag zijn). Daarentegen kan Direct Costing interessante informatie opleveren voor het berekenen van de Break-Even-Afzet of het vaststellen van de minimale kostprijs of het belang van de diverse producten binnen de productenportfolio.

• Contributiemarge; binnen de methodiek van Direct Costing geeft de contributiemarge weer wat de bijdrage is van elk product aan de dekking van de vaste kosten. Waarbij de contributiemarge van een product gelijk is aan de verkoopprijs minus de variabele kosten. Door de contributiemarge van producten met elkaar te vergelijken wordt duidelijk welke producten het meest bijdragen aan het dekken van de constante kosten.
• Korte termijn focus; Direct Costing kan een goed instrument zijn voor het doen van productiebeslissingen en kostenbeheersing op korte termijn. Voor lange termijn beslissingen voor het vaststellen van verkoopprijzen en productiecapaciteit schiet Direct Costing tekort. Immers het is noodzakelijk om dan ook de indirecte kosten te betrekken. Op lange termijn zijn indirecte kosten veelal wel variabel. Immers je kan voor de lange termijn besluiten een fabriek af te stoten of de overhead te laten krimpen. Je hebt deze informatie nodig voor het maken van onderbouwde beslissingen.

2. Opslagcalculatiemethode; bij de opslagcalculatie worden de indirecte kosten door middel van een opslag aan een product toegerekend. Bij de opslagcalculatiemethode worden de indirecte kosten dus variabel gemaakt. De indirecte kosten worden uitgedrukt in een percentage van het  totaal van de variabele kosten (of van één van de variabele kostensoorten, bijvoorbeeld de directe loonkosten). De kosten per product wordt nu berekend door over de variabele kosten een opslagpercentage voor indirecte kosten ‘in rekening te brengen’. De opslagcalculatiemethode is een eenvoudige methode. 

3. Kostenplaatsenmethode; bij de kostenplaatsenmethode worden directe en indirecte kosten, net zoals bij de opslagcalculatiemethode, aan de producten toegerekend. Bij de kostenplaatsmethode wordt geen gebruik gemaakt van een opslag op de variabele kosten maar van kostenplaatsen. De indirecte kosten zoals de telefoonkosten worden eerst toegerekend aan de kostenplaatsen en uiteindelijk aan de kostendragers (de producten). De kostenplaatsmethode wordt schematisch als volgt weergegeven:

1. Kostensoorten; de eerste stap (zoals bij elke calculatiemethode) is het bepalen van welke kostensoorten direct aan de producten toegerekend kunnen worden (materiaalkosten, man-uren) en welke kostensoorten indirect zijn om die vervolgens aan de kostenplaatsen toe te kennen.
2. Directe kosten; de directe kosten worden direct aan de kostendrager c.q. het product toegerekend. Het kan daarbij gaan om directe variabele kosten zoals kosten van materiaal dat per product wordt verbruikt of om directe contante kosten. Hier gaat het dan om kosten die direct gerelateerd zijn aan één product maar de kosten wijzigen niet met de omvang van de productie. Bijvoorbeeld specifieke marketingkosten die worden gemaakt voor één specifiek product.
3. Indirecte kosten; de indirecte kosten worden op basis van verdeelsleutels toegerekend aan de hulp- en hoofdkostenplaatsen. Zo worden de huurkosten toegerekend aan de afdelingen op basis van het aantal m2 dat een afdeling in gebruik heeft. Vervolgens worden de kosten van de hulpkostenplaatsen met een verdeelsleutel toegerekend aan de hoofdkostenplaatsen. 
4. Hulpkostenplaatsen; bij hulpkostenplaatsen zijn de activiteiten van de afdeling niet direct herleidbaar naar de producten van de organisatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de afdeling administratie en de kosten van het management. De kosten die drukken op de hulpkostenplaatsen moeten dus weer met een sleutel verdeeld worden over de hoofdkostenplaatsen. 
5. Hoofdkostenplaatsen; dit zijn kostenplaatsen die een directe relatie hebben met de producten die de organisatie voortbrengt. Maar die niet direct zijn toe te rekenen aan één product. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afdelingen productie en R&D.
6. Kostendragers; tenslotte worden de kosten van de hoofdkostenplaatsen op basis van een verdeelsleutel toegerekend aan de kostendragers c.q. producten. Zo worden de productiekosten toegerekend op basis van bijvoorbeeld aantal machine uren per product. Als alle kostensoorten direct dan wel indirect aan een product zijn toegerekend dan kan met de kostprijsformule de kostprijs berekend worden.  

4. ABC-costing; omdat als gevolg van automatisering het aandeel van de indirecte kosten in de totale kosten sterk is gestegen wordt het nadeel van de traditionele kostprijsberekening steeds groter. Daarom hebben Kaplan en Bruns ABC-costing geïntroduceerd. Een kostprijssystematiek die tot meer nauwkeurige kostprijzen leidt omdat deze methodiek uitgaat van het principe: de vervuiler betaalt.

• Kostprijssystematiek; qua systematiek is deze methode gelijk aan de kostenplaatsenmethode. Bij ABC-costing worden de indirecte kosten echter toegerekend aan activiteiten (en niet aan afdelingen) waarbij een causaal verband wordt gelegd tussen de kostenveroorzakers en de indirecte kosten.
• Activiteiten en Costdrivers; ABC-costing onderkent activiteiten (kostengroepen) die met behulp van een waardeketen – en activiteitenanalyse in kaart worden gebracht. Bijvoorbeeld de telefoonkosten of productiekosten. Per kostengroep wordt de meest kenmerkende activiteit tot cost driver benoemd. In het geval van de telefoonkosten en de productiekosten zijn dat vaak het aantal minuten dat er gebruik wordt gemaakt van de telefoon dan wel de productiemachine.
• Tarief; per cost driver wordt een tarief vastgesteld op basis van de toegerekende (gebudgetteerde) kosten van de activiteiten en het verwachte aantal malen dat de betreffende activiteit in de betreffende periode zal plaatsvinden.
• Kostenbeheersing; door de indirecte kosten door te belasten aan de kostenveroorzakers (de vervuiler betaalt) worden de kostprijzen nauwkeuriger en wordt kostenbewustzijn gestimuleerd.

In de praktijk blijkt dat de verschillende vormen van het toerekenen van indirecte kosten aan producten tot sterk verschillende kostprijzen kunnen leiden. Als we de opslagcalculatiemethode buiten beschouwing laten vanwege haar grofheid dan valt op dat bij activity based costing kostprijzen van producten die relatief in minder grote aantallen worden geproduceerd aanzienlijk  hoger liggen dan bij de kostenplaats methodiek. Dit omdat activity based costing rekening houdt met omstelkosten van bijvoorbeeld productielijnen.

2b  Constante of Variabele kosten?

Nadat je een methode hebt gekozen om de indirecte kosten aan een product toe te kennen resteert er de keuze de indirecte kosten als variabele kosten of als constante kosten te beschouwen. Dit omdat de kostprijsformule met variabele kosten anders omgaat dan met contante kosten (zie kostprijsformule).

Je kunt ervoor kiezen indirecte kosten variabel te maken. Dat wil zeggen dat je met behulp van verdeelsleutels (aantal medewerkers, omzetcijfers, etc.) een opslagpercentage op de variabele kosten wordt vastgesteld voor de betreffende indirecte kosten. Een goed voorbeeld is een opslag voor energiekosten. Immers als de productie stijgt dan zullen veelal ook de energiekosten stijgen. In dit geval zijn de energiekosten indirecte variabele kosten. Of beschouw je de indirecte kosten als constante kosten (want de kosten veranderen niet mee met de hoogte van de productie)? Ook in het geval moet er verbijzondering plaatsvinden. De management- en huurkosten moeten verbijzonderd worden naar de afdelingen en/of producten waarna ze als contante kosten beschouwd worden en als dusdanig in de kostprijsformule worden opgenomen.

3   Het belang van ‘Kosten’

Binnen het vakgebied Bedrijfseconomie staan ‘kosten’ centraal. Kosten geven (in samenhang met de opbrengsten) veel informatie over de winstgevendheid van een organisatie. Afhankelijk van het doel van een berekening worden verschillende soorten kosten gebruikt. Men spreekt binnen het vakgebied dan ook niet voor niets over ‘Different Costs For Different Purposes‘.

1. Boekhouden & Financiële Verslaglegging; op deze pagina wordt duidelijk dat het goed vastleggen van kosten (en opbrengsten) cruciaal is. Op basis van de boekhouding wordt de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht opgemaakt. Veelal is deze zogenaamde financiële verslaglegging verplicht om zo aandeelhouders, schuldeisers en andere belanghebbenden inzicht te geven in de financiële gezondheid van de organisatie.
2. Kosten & Kostprijsberekening; op deze pagina wordt duidelijk dat een goed inzicht in de kostenstructuur van de organisatie belangrijks is om een kostprijs te kunnen berekenen. Op deze pagina wordt de kostprijsformule uitgelegd. En zie je hoe de verschillende soorten kosten aan producten worden toegerekend. Verder wordt aan de hand van een rekenvoorbeeld duidelijk hoe je een kostprijs moet berekenen.
3. Investeringsanalyse; ook bij het beoordelen van investeringen op winstgevendheid staan de te verwachte kosten (en opbrengsten) centraal. Zij het dat bij investeringsselectie veelal wordt gewerkt met kasstromen die zijn afgeleid van de winst- & verliesrekening. Begrippen als return on investment (ROI), rentabiliteit, netto contante waarde (NCW) en de terugverdienperiode staan hierbij centraal.
4. Budgetten & Budgetteren; op deze pagina wordt aangegeven waarom budgetten en prognoses zo belangrijk zijn en hoe ze tot stand komen. Verder worden budgetteringstechnieken zoals incrementeel budgetteren, zero based budgeting, strategisch plannen & budgetteren en beyond budgeting uiteengezet en met elkaar in relatie gebracht