Inkoopmanagement
Uit onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen organisaties steeds belangrijker wordt. Enerzijds omdat inkoop een steeds belangrijkere rol krijgt in het voortbrengingsproces van organisaties. Anderzijds omdat er nog steeds kostenbesparingen te realiseren zijn. Op deze pagina wordt duidelijk hoe je de prestaties van de inkoopafdeling kunt meten.
1 Succes Inkoopafdeling
Het is belangrijk om de prestaties van de afdeling Inkoop te meten. Dit om de effectiviteit en doelmatigheid van de inkoopfunctie te beoordelen. Het meten van inkoopprestatie draagt bij aan;
- Zichtbaarheid toegevoegde waarde; door de prestaties inzichtelijk te maken (bijvoorbeeld besparing van 5% op inkopen) wordt het bestaansrecht van de afdeling Inkoop voor het management en andere afdelingen opnieuw bevestigd.
- Goede inkoopbeslissingen; het meten van prestaties maakt het niet alleen mogelijk om de prestaties van de afdeling Inkoop te beoordelen. Diezelfde informatie kan ook worden gebruikt om de inkoopbeslissingen van diezelfde afdeling beter te objectiveren.
- Personeelsbeleid; door de beloning van medewerkers op de prestaties van de medewerker en/of afdeling af te stemmen worden inkopers gemotiveerd om nog betere prestaties te leveren.
1a Planning & Controlcyclus
Om de prestaties van de afdeling Inkoop te meten is het noodzakelijk een planning & controlcyclus in te richten. Doelstellingen van de inkoopafdeling worden SMART gemaakt doordat in de inkoopplannen bij elke doelstelling een prestatie indicator wordt opgenomen. In de zogenaamde voortgang- of managementrapportages wordt periodiek de realisatie van de doelstellingen gemonitord. 
Op de pagina Planning & Control wordt verder ingegaan op het inrichten van een planning- en controlcyclus.
1b Prestatie-indicatoren
Het is belangrijk om die prestaties van de inkoopafdeling te meten die de meeste invloed hebben op de doelstellingen van de organisatie. Leidt daarom van de inkoopdoelstellingen de kritische succesfactoren af en vertaal deze in SMART geformuleerde prestatie-indicatoren. Op de pagina Kritische Succesfactoren en Prestatie-indicatoren vindt u informatie hoe u ksf’en en prestatie-indicatoren kunt opstellen. In de praktijk van House of Control blijkt dat de succesfactoren van een inkoopafdeling worden onderverdeeld in vijf perspectieven;
- Doelmatigheid; worden de doelstellingen van de inkoopafdeling tegen zo’n laag mogelijke kosten gerealiseerd. Veel gebruikte prestatie-indicatoren zijn: inkoopkosten, afwijkingen t.o.v. budget en voorraadkosten & materiaalkosten per eenheid product.
- Kwaliteit; geeft inzicht in de tevredenheid van de afdelingen die gebruik maken van de afdeling inkoop. Mogelijke prestatie-indicatoren zijn het aantal klachten, de doorlooptijd van bestellingen en % afgekeurde leveringen.
- Werkprocessen inkoop; worden doelstellingen van de eigen inkoopprocessen gerealiseerd? Denk daarbij aan indicatoren zoals de omloopsnelheid van de voorraden, het aantal bestellingen per medewerker en het aanbod van artikelen.
- Leveranciersmanagement; is de inkoopafdeling erin geslaagd de prestaties van de leveranciers te verbeteren? Denk daarbij aan indicatoren zoals het aantal facturen t.o.v. inkoopvolume of een bepaald percentage leveranciers dat voldoet aan overeengekomen prestaties.
- Kennis en kunde; hier staan prestatie-indicatoren over de professionaliteit van de inkopers centraal zoals opleidingsniveau, opleidingsbudget, aantal functionerings- en beoordelingsgesprekken.
2 Quick Scan Inkoopfunctie
Op basis van de inkoopscan van House of Control kun je vaststellen of de inkoopfunctie in jouw organisatie bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Op basis van de antwoorden ontvangt u een gratis advies. Met daarin ook concrete handvatten hoe u uw inkoopfunctie (verder) kunt verbeteren.
Gratis
18 vragen
Maximaal 5 minuten
Direct Advies!
3 Andere Inkoopmodellen
De afdeling Inkoop moet net als andere afdelingen haar prestaties meten om het continu verbeteren van de prestaties van de afdeling mogelijk te maken. Wil je een bredere analyse van de inkoopfunctie uitvoeren dat adviseer ik je om ook onderstaande modellen te raadplegen.
- Competent Inkoopmanagement; in het raamwerk Competent Inkoopmanagement wordt op basis van de ervaringen van House of Control en aan de hand van bekende inkoopmodellen en -theorieën in een aantal stappen duidelijk hoe je de inkoopfunctie van de eigen organisatie kunt beoordelen en verbeteren.
- Inkoopstrategie & Inkoopbeleid; met behulp van de C-curve (Van Oppen) wordt duidelijk welke bijdrage de inkoopfunctie levert aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Verder worden begrippen zoals inkoopsynergie, marktbenadering, procuratieregeling, maatschappelijk ondernemen, in-/uitbesteden en inkoopbeleid toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.
- Besparen op Inkopen; met de theorie van Telgen wordt duidelijk dat het grootste besparingspotentieel van een organisatie vaak niet zit in het (nog) beter onderhandelen met de leverancier. De grootste besparingen worden in de eerste stappen van het inkoopproces gerealiseerd voordat met de leveranciers wordt onderhandeld.
- Inkoopproces; op deze pagina staan de zeven stappen van het inkoopproces van Prof. Dr. A.J. Weele uitgeschreven. En welke maatregelen je kunt nemen om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen. Verder wordt hier ingegaan op de mogelijkheden om het inkoopproces geautomatiseerd te ondersteunen.
- Inkoopanalyse; hier wordt duidelijk hoe je door een analyse van je financiële administratie zicht krijgt op de inkooppakketten die je inkoopt en bij welke leveranciers je dat doet. Ook wordt aangegeven wat de toegevoegde waarde is van een inkoopanalyse.