5 Niveaus van Control (of Beheersing)

Voorspelbaarheid

‘In Control’ zijn betekent dat je je eigen organisatie goed bestuurt. En dat heeft weer alles te maken met het begrip ‘voorspelbaarheid’. Organisaties zijn omgeven met interne en externe onzekerheden die de realisatie van de doelstellingen in gevaar kunnen brengen. Een organisatie is ‘In Control’ als ze deze onzekerheden onderkent en maatregelen neemt zodat de organisatie voorspelbaar wordt.

1   Betekenis ‘Control’?

a    Definitie

b    Functies

c    Wat je verder moet weten!

2   Managementcontrol

3   Vijf Niveaus van Control

a    Incidenten

b    Processen

c    Resultaten

d    Lerend Vermogen

e    Omgevingsgericht

4   In Control of Out of Control?

a    Out of Control

b    In control

5   Gratis Scan ‘In Control’

1   Betekenis ‘Control‘?

Op basis van de literatuur over het aansturen van organisaties en de ervaringen van House of Control worden hieronder de belangrijkste theorieën en modellen besproken. Modellen en theorieën over het aansturen van organisaties in het algemeen en over het begrip ‘control’ in het bijzonder.

• Waarom is Control nodig?; op deze pagina wordt duidelijk waarom elke organisatie een vorm van control nodig heeft. Met behulp van de Principal Agency theorie wordt duidelijk dat medewerkers al dan niet bewust niet altijd doen dat wat van hen wordt verwacht. Waardoor organisaties beheersmaatregelen nemen om te borgen dat medewerkers hun werk (toch) effectief en efficiënt uitvoeren.
• Vormen van Control; omdat er begripsverwarring bestaat rondom ‘control’ worden op deze pagina de verschillende vormen van control onderscheiden. Begrippen als interne controle, internal control en management control worden toegelicht en met elkaar vergeleken. Maar ook meer specifieke vormen van control als cost control, financial control en strategic control worden hier uitgewerkt.
• Vertrouwen, Controle of Control?; op deze pagina wordt duidelijk dat het mensbeeld dat iemand heeft grote invloed heeft op de behoefte aan ‘control’ binnen een organisatie. Blind vertrouwen is naïef. Alleen maar controleren werkt contra-productief. Op deze pagina wordt duidelijk hoe je vertrouwen kunt geven en toch ‘in control’ kan zijn. 
• Hard & Soft controls; deze pagina gaat in op de concrete instrumenten, technieken en procedures die het management kan gebruiken bij de vormgeving van het managementcontrolsysteem. Op deze pagina wordt antwoord gegeven op de vraag hoe het management de organisatie bestuurd.

1a   Definitie van ‘Control‘

Er zijn vele definities van het begrip control. Het voert hier te ver om deze allemaal weer te geven. Hieronder worden de meest voorkomende begrippen in deze definities opgesomd. De conclusie is dat ‘control’ gaat over:

• Realiseren van doelstellingen;
• Sturing; 
• Effectieve en efficiënte processen;
• Gedragsbeïnvloeding; 
• Maatregelen; 
• Beheersen van risico’s en onzekerheden.

Een organisatie is ‘In Control’ als een organisatie zodanig is ingericht dat de juiste discussie op het juiste moment op het juiste niveau wordt gevoerd zodat (indien nodig) bijgestuurd kan worden om zo de doelstellingen te realiseren. ‘In Control’ wil dus zeggen dat de organisatie zo is ingericht dat goed bestuur mogelijk is.

1b   Functies van Control

Flamholtz (1996) onderscheidt vier functies van control. In andere woorden: goed bestuur omvat de volgende onderdelen:

1. Het motiveren van mensen om beslissingen en acties te nemen die consistent zijn met de doelstellingen van de organisatie;
2. Het integreren van de inspanningen van de diverse delen van de organisatie;
3. Het beschikbaar stellen van informatie inzake de resultaten van de bedrijfsvoering en de performance van medewerkers;
4. Het faciliteren van de implementatie van strategische plannen.

1c   Wat je verder moet weten!

Om het begrip nog beter te kunnen duiden zijn hieronder nog een aantal opmerkingen van het begrip ‘control’ opgenomen.

• Beheersing of Besturing?; ‘In Control’ wordt meestal geassocieerd met het begrip ‘beheersing’. Dat is ook correct. Maar omdat het woord ‘beheersing’ nogal passief overkomt wordt in de literatuur steeds meer het woord ‘sturing’ gebruikt. Je bent in ‘In Control’ als je je eigen organisatie zo is ingericht dat sprake is van ‘Goed Bestuur’.
• Relatief begrip; ‘In Control’ zijn is een relatief begrip. Het gaat om het vinden van een balans tussen risico (risico als maatstaf voor onzekerheid) en beheersing. Zonder risico geen winst! Zonder beheersing kan de winst van de ene dag op de andere dag als sneeuw voor de zon verdwijnen. In Control is een zoektocht naar een balans van het afdekken van risico’s en de kosten daarvan. 
• Reikwijdte van het begrip Control; Interne controle, financial control, internal control, management control, strategic control en planning en control zijn alle vormen van control die het management ondersteunen om de organisatie te beheersen. Toch hebben ze alle een andere reikwijdte en/of perspectief. Stel jezelf daarom altijd de vraag over welke ‘reikwijdte’ van control je het hebt.
• In Control en toch failliet?; ‘In Control’ suggereert wellicht dat je als organisatie niet failliet kan gaan. Dat is allerminst waar! Je kunt als organisatie politieke, economische en marktomstandigheden niet (of slechts beperkt) beïnvloeden. Wel is het zo dat als je als organisatie ‘In Control’ bent het faillissement eerder ziet aankomen…… Zodat je er wellicht nog iets aan kunt doen. 

2   Managementcontrol

Een Management Control Systeem (MCS) is een verzameling van (beheers)instrumenten die managers inzetten om richting te geven aan de organisatie en haar processen. Maar bovenal wordt door het inzetten van beheersinstrumenten geprobeerd het gedrag van medewerkers te beïnvloeden. Daarmee verschaft een managementcontrolsysteem bestuurders één kader voor de aansturing van een organisatie. Het creëren van een managementcontrolsysteem is het zoeken van een balans tussen de verschillende sturingsinstrumenten die een manager tot zijn of haar beschikking heeft.

1. Ontwerpvariabelen; op deze pagina wordt duidelijk wat de belangrijkste variabelen zijn die van invloed zijn op de inrichting dan wel beoordeling van een managementcontrolsysteem. Factoren zoals de strategie van de organisatie, de omvang van de organisatie, de aard van het productieproces, en de geografische spreiding van de activiteiten bepalen veelal hoe het ‘besturingssysteem’ van een organisatie vorm wordt gegeven. 
2. The Carrot of the Stick?; de belangrijkste ontwerpvariabele bij het inrichten een managementcontrolsysteem is of de nadruk komt te liggen op de soft controls of op de hard controls. Het mensbeeld dat iemand heeft bepaalt of je het gedrag van medewerkers wilt sturen met soft controls (the Carrot) of dat je de nadruk legt op hard controls (the Stick). Ligt de nadruk op vertrouwen dan is sprake van ‘Loose control’. En we spreken van ‘Tight control’ als het accent ligt op regels en controles. 
3. Sturingsfilosofie; op basis van de ontwerpvariabelen van de organisatie stelt het bestuur het sturingsfilosofie op. De sturingsfilosofie beschrijft de basis normen en waarden waarmee de organisatie de missie, visie en strategie wil waarmaken. Een besturingsfilosofie omvat de basisprincipes van het bestuur over hoe het bestuur de medewerkers wil aansturen en de organisatie en haar processen wil inrichten. Op basis van de besturingsfilosofie wordt het managementcontrolsysteem van de organisatie uitgewerkt. 
4. De 25 instrumenten van een Manager; hier vind je de 25 meest gebruikte instrumenten die een manager tot zijn beschikking heeft om de organisatie en haar processen richting te geven en het gedrag van de medewerkers te beïnvloeden. Waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen mensgerichte- en instrumentele instrumenten. Welke instrumenten zet jij in?

3   Vijf Niveaus van Control

Het ‘In Control’ Volwassenheid Beheersmodel onderscheidt 5 verschillende niveaus waarin je als organisatie ‘In Control’ kunt zijn. Met dit model bepaal je of een organisatie ‘In Control‘ is. Hoe hoger het niveau hoe efficiënter en effectiever de bedrijfsprocessen zijn ingericht. En hoe voorspelbaarder de organisatie wordt in het realiseren van haar doelstellingen. Het Beheersvolwassenheidsmodel beschrijft welke proceselementen ingericht moeten zijn bij elk van de vijf volwassenheidsniveaus.

1. Sturing op incidenten: bij niveau 1 is er sprake van sturing op incidenten. Er zijn wel processen aanwezig. Maar deze processen zijn slecht gestructureerd en de uitkomst van deze processen is onvoorspelbaar. De organisatie reageert op incidenten. En de organisatie is waarschijnlijk goed in het ‘blussen van brandjes’. De voorspelbaarheid of de organisatie haar doelstellingen gaat realiseren is echter laag. Bij niveau 1 is de organisatie ‘Out of Control’.
2. Sturing op processen: bij niveau 2 is sprake van standaardisatie van processen. ISO heeft haar intrede gedaan en er wordt gestreefd naar continue procesverbetering. Dit heeft als voordelen dat efficiencyvoordelen zich gaan voordoen en dat de kwaliteit van de producten wordt geborgd. Op niveau 2 van control is er echter nog geen sprake van een sterke relatie tussen deze processen en de strategie en doelstellingen van de organisatie. Waardoor sturing op deze doelstellingen lastig wordt. Dus ook op niveau 2 is de organisatie ‘Out of Control’.
3. Sturing op Resultaten: bij niveau 3 staat de sturing op resultaten centraal. Je kunt als organisatie alleen ‘In Control’ zijn als je over een goede Plan-Do-Check-Act cirkel beschikt. Dat wil zeggen dat de strategie is vertaald in jaarplannen met concrete doelen (Plan). Zodat gedurende het jaar de uitvoering (Do) gemonitord (Check) kan worden zodat indien nodig bijgestuurd kan worden (Act). Zonder PDCA-cirkel is control niet mogelijk.
4. Sturing op het Lerend Vermogen; bij niveau 4 is naast een effectieve planning- & controlcyclus ook sprake van een lerende organisatie. De organisatie stuurt op niveau 4 op het implementeren van de voorwaarden van een lerende organisatie. Niveau 4 van beheersing is noodzakelijk indien de strategie van de organisatie erop is gericht om snel in te kunnen spelen op een veranderde omgeving. 
5. Omgevingsgerichte sturing; op volwassenheidsniveau 5 wordt er naast de planning- en controlcyclus en een lerende organisatie expliciet gestuurd op beïnvloeding van de omgeving om zo de realisatie van de doelstellingen veilig te stellen. Dit kan gaan om (verticale of horizontale) samenwerkingsverbanden tot het beïnvloeden van beleidsmakers of andere stakeholders. 

4   In Control of Out of Control?

Bij welk niveau in het Beheersmodel van House of Control ben je nu ‘In Control’? De strategie van de organisatie bepaalt over welk niveau ‘control’ de organisatie moet beschikken om ‘In Control’ te zijn.

1. Out of Control; bij niveau 1 en 2 is een organisatie ‘Out of Control’. In de aansturing van de organisatie ligt de focus op het op orde krijgen van de interne organisatie. De organisatie is niet in staat om te sturen op resultaten. De voorspelbaarheid van de organisatie is daarmee laag. De organisatie kan niet tijdig monitoren of de doelstellingen worden gerealiseerd. De organisatie is ‘Out of Control’. 
2. In Control; niveau 3, het sturen op resultaten, is het minimale niveau van control waarover elke organisatie moet beschikken Of je daarmee als organisatie al ‘In Control‘ bent hang af van de strategie van de organisatie. Bij massaproductie in een relatief stabiele markt volstaat een beheesniveau 3. De organisatie is dan ‘In Control’. Is de strategie gericht op flexibiliteit of beïnvloeding van de omgeving dan moet de organisatie over respectievelijk niveau 4 of niveau 5 van ‘control’ beschikken om ‘In Control’ te zijn. 

In de praktijk blijkt dat veel organisaties een niveau van ‘control’ hebben tussen niveau 2 en niveau 3 in. In dat geval bestaat er dus ruimte om het besturingssysteem verder aan te scherpen. Om zo als organisatie ‘In Control’ te komen en meer voorspelbaar te worden. 

5   Gratis Scan ‘In Control’