Inhoudsopgave
Een Management Control Systeem (MCS) is een verzameling van (beheers)instrumenten die managers inzetten om richting te geven aan de organisatie en haar processen. Maar bovenal wordt door het inzetten van beheersinstrumenten geprobeerd het gedrag van medewerkers te beïnvloeden. Daarmee verschaft een managementcontrolsysteem bestuurders één kader voor de aansturing van een organisatie.
1 Managementcontrol
Wat is een managementcontrolsysteem precies? En wat zijn de voornaamste factoren voor het inrichten van een managementcontrolsysteem? En uit welke elementen is een managementcontrolsysteem opgebouwd om zo ‘Goed Bestuur’ mogelijk te maken. Het creëren van een managementcontrolsysteem is het zoeken van een balans tussen de verschillende sturingsinstrumenten die een manager tot zijn of haar beschikking heeft.
- Ontwerpvariabelen MCS; op deze pagina wordt duidelijk wat de belangrijkste variabelen zijn die van invloed zijn op de inrichting van een managementcontrolsysteem. Factoren zoals de strategie van de organisatie, de grote van de organisatie, de aard van het productieproces, en de geografische spreiding van de activiteiten bepalen veelal hoe het ‘besturingssysteem’ van een organisatie vorm wordt gegeven.
- The Carrot or the Stick?; de belangrijkste ontwerpvariabele bij het inrichten een managementcontrolsysteem is of de nadruk komt te liggen op de soft controls of op de hard controls. Het mensbeeld dat iemand heeft bepaalt of je
het gedrag van medewerkers wilt sturen met soft controls (the Carrot) of dat je de nadruk legt op hard controls (the Stick). Ligt de nadruk op vertrouwen dan is sprake van ‘Loose control’. En we spreken van ‘Tight control’ als het accent ligt op regels en controles. - Sturingsfilosofie; op basis van de ontwerpvariabelen van de organisatie stelt het bestuur het sturingsfilosofie op. De sturingsfilosofie beschrijft de basis normen en waarden waarmee de organisatie de missie, visie en strategie wil waarmaken. Een besturingsfilosofie omvat de basisprincipes van het bestuur over hoe het bestuur de medewerkers wil aansturen en de organisatie en haar processen wil inrichten. Op basis van de besturingsfilosofie wordt het managementcontrolsysteem van de organisatie uitgewerkt.
- Hard & Soft controls; deze pagina gaat in op de concrete instrumenten, technieken en procedures die het management kan gebruiken bij de vormgeving van het managementcontrolsysteem. Op deze pagina wordt antwoord gegeven op de vraag hoe het management de organisatie bestuurd. Waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de meer mensgerichte instrumenten (soft controls) en de meer instrumentele beheersinstrumenten (hard controls).
- Voorbeeld gemeente Apeldoorn; met het managementcontrolsysteem (of besturingsmodel) maakt het de gemeente Apeldoorn duidelijk welke (management)instrumenten het gaat inzetten om haar taken uit te voeren en haar doelen te realiseren. In het managementcontrolsysteem staat onder andere beschreven hoe de taken en bevoegdheden binnen de organisatie zijn verdeeld, hoe de organisatie is ingericht, wat haar kernwaarden zijn en hoe het management en de medewerkers samenwerken.
het gedrag van medewerkers wilt sturen met soft controls (the Carrot) of dat je de nadruk legt op hard controls (the Stick). Ligt de nadruk op vertrouwen dan is sprake van ‘Loose control’. En we spreken van ‘Tight control’ als het accent ligt op regels en controles. Het creëren van een management control systeem is het zoeken van een balans tussen de verschillende beheers(control)instrumenten. Om zo enerzijds de medewerkers te motiveren, inspireren en stimuleren zodat zij vanuit hunzelf het goede doen. En anderzijds om het gedrag ’te sturen’ en opportunistisch gedrag tegen te gaan.
2 Wat zegt de Theorie?
Een Management Control Systeem (MCS) is dus een verzameling van (beheers)instrumenten die managers inzetten om richting te geven aan de organisatie en haar processen. Hieronder worden de meest bekende theorieën over de wijze waarop je de aansturing van je organisatie kan vormgeven toegelicht en met elkaar vergeleken.
- Management Control Systems (Merchant); op deze pagina geeft Merchant richtlijnen voor het inrichten van een managementcontrolsysteem.
Merchant doet dit met behulp van Personnel-, Action-, Result- and Cultural controls. - Levers of Control (Simons); op deze pagina wordt duidelijk hoe Simons met Diagnostic Controls systems, Beliefsystems, Boundrysystems en Interactive Control systems op zoek gaat naar een balans tussen creatief ondernemerschap en beheersing van de organisatie.
- Planning and Control Systems (Anthony); bij Anthony staat bij de inrichting van een managementcontrolsysteem de planning & controlcyclus centraal. Bij dit zogenaamde cybernetisch beheersmodel staat het sturen op prestaties centraal.
- De 3 Controlmechanismen van Ouchi; Ouchi stelt op basis van de transactietheorie en het menselijk gedrag hoe activiteiten het meest effectief beheerst kunnen worden. Ouchi onderscheidt daarbij drie vormen: Marktcontrol, Bureaucratische control en Clancontrol.
- De 5 Archetypes of Managementcontrol (Speklé); Speklé stelt dat afhankelijk van de aard van de activiteiten binnen een organisatie een eigen set van beheersingsmaatregelen dominant moet zijn. Hiertoe onderscheidt Speklé 5 stereotypen van managementcontrolsystemen.
Merchant doet dit met behulp van Personnel-, Action-, Result- and Cultural controls.3 Managementcontrol in de Praktijk!
Ik kan mij voorstellen dat ondanks mijn toelichting het begrip managementcontrolsysteem een beetje blijft zweven. Daarom heb ik van een willekeurige organisatie, de gemeente Apeldoorn, de sturingsfilosofie en het besturingsmodel (= managementcontrolsysteem) beschreven. Het is een fictief voorbeeld maar het geeft wel een duidelijk beeld hoe een managementcontrolsysteem eruit ziet en wat ermee wordt bedoeld.
- Voorbeeld Sturingsfilosofie (gemeente Apeldoorn); de besturingsfilosofie van de gemeente Apeldoorn beschrijft de uitgangspunten waarop het management de organisatie en haar processen wil inrichten, het management de medewerkers wil aansturen en de omgeving wil beïnvloeden.
- Uitgewerkt Managementcontrolsysteem (gemeente Apeldoorn); geeft invulling aan de sturingsfilosofie. Met het managementcontrolsysteem (of besturingsmodel) maakt het de gemeente duidelijk welke (management)instrumenten het gaat inzetten om haar taken uit te voeren en haar doelen te realiseren. In het managementcontrolsysteem staat onder andere beschreven hoe de taken en bevoegdheden binnen de organisatie zijn verdeeld, hoe de organisatie is ingericht, wat haar kernwaarden zijn en hoe het management en de medewerkers samenwerken.
- 7S-model van McKinsey; het 7S-model is een managementcontrolsysteem, ontworpen door voormalige McKinsey-medewerkers Richard Pascale, Tom Peters en Robert Waterman, om de kwaliteit te meten van de prestaties die een onderneming levert. Met behulp van het 7S-model wordt een complexe organisatie teruggebracht naar zeven factoren. Net zoals andere organisatiemodellen (zoals het INK-model of de Balances Scorecard) benadrukt het 7S-model dat er een balans of evenwicht moet zijn in de instrumenten die de manager inzet om zijn of haar doelen te bereiken.
4 Gratis Scan ‘In Control’
Een organisatie is ‘in control’ als sprake is van goed bestuur. Dat betekent dat je processen zo goed op orde zijn, dat je er met vertrouwen van uit kunt gaan dat de organisatiedoelstellingen worden behaald. Met de scan van House of Control kun je vaststellen of jouw organisatie ‘in control’ is.
Gratis
24 vragen
Maximaal 8 minuten
Direct Advies!
Op basis van de antwoorden ontvang je een gratis advies. Met daarin concrete handvatten hoe je het besturingsmodel van jouw organisatie kan verbeteren. Zodat ook jij erop kan vertrouwen dat jouw organisatie haar doelstellingen behaald.