Inkoopsamenwerking (Snelwegmatrix)

Inkoopmanagement

Uit onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen organisaties steeds belangrijker wordt. Enerzijds omdat inkoop een steeds belangrijkere rol krijgt in het voortbrengingsproces van organisaties. Anderzijds omdat er nog steeds kostenbesparingen te realiseren zijn. Op deze pagina wordt duidelijk of en hoe inkoopsamenwerking kan bijdragen aan het meer efficiënt maken van de inkoopfunctie.

1   Voordelen & Nadelen

2   Vormen van Samenwerking  

a   Meeliften
b   Busreizen 
c   Carpoolen   
d   Konvooi   
e   F1-team 

3   Gratis Scan

4   Andere Inkoopmodellen

a   Competent Inkoopmanagement
b   Strategie & Inkoopbeleid (C-curve)
c   Besparingen op Inkopen
d   Inkoopproces (van Weele) 
e   Inkoopanalyse    
 

1   Voordelen & Nadelen

Inkoopsamenwerking is het samenwerken met externe partijen om inkooppakketten te bundelen en  informatie, expertise en hulpmiddelen te delen met als doel het behalen van voordelen:

• Kostenbesparingen als gevolg van lagere inkoopprijzen (volumevoordeel)
• Delen van inkoopkennis en -kunde
• Delen inkooptools
• Specificatie- en selectiefase beter doorlopen

De voordelen moeten uiteraard wel opwegen tegen verminderde zeggenschap, het opgeven van ‘vertrouwde’ leveranciers en het delen van mogelijk gevoelige informatie. Daarbij blijkt in de praktijk dat inkoopsamenwerking alleen succesvol is als samenwerkende organisaties een soortgelijke koopbehoefte hebben, het (top)management zich aan de samenwerking committeert en een organisaties bereid zijn om compromissen te sluiten.

2   Vormen Samenwerking

Inkoopsamenwerking met andere partijen kan op vele manieren. Om dit inzichtelijk te maken maakt het House of Control gebruik van de Snelwegmatrix. De Snelwegmatrix is ontwikkeld door de NEVI en PIA (Professioneel Inkopen en Aanbesteden). In de 3×3-matrix wordt op basis van de twee dimensies: (1) intensiviteit van de samenwerking en (2) frequentie van het samenwerken vijf inkoopsamenwerkingsverbanden onderscheiden. Voor elke categorie van samenwerking kan men vervolgens de voor- en nadelen, de geschikte producten en diensten, de kritische succesfactoren en een aantal andere kenmerken bepalen.

1. Meeliften; bij meeliften is er één grote organisatie die contracten afsluit met de leveranciers. Deze grote organisatie handelt vanuit uit haar eigen inkoopstrategie en -beleid. De organisatie heeft haar eigen inkoopproces ingericht en de inkopers beschikken over de juiste kennis en kunde. De organisatie beschikt over een groot inkoopvolume zodat inkoopprijzen laag zijn. Kleine organisaties kunnen vrijblijvend, veelal tegen een bijdrage, meeliften op de contracten die deze grote organisatie met de leveranciers afsluit. Daarbij zijn de transactiekosten ondanks de bijdrage relatief laag. Meeliften is echter alleen voordelig wanneer de specificaties van de in te kopen producten en diensten ongeveer gelijk zijn. De kleinere organisatie heeft geen invloed op het inkoopbeleid of het inkoopproces.
2. Busreizen; bij deze vorm van inkoopsamenwerking is een inkoopbureau continu bezig met het afsluiten van inkoopcontracten. Dit doen zij vanuit een eigen inkoopvisie en -beleid. Het inkoopbureau sluit raamcontracten af en biedt deze contracten aan als dienst aan mogelijke opdrachtgevers. De nadruk bij deze vorm van inkoopsamenwerking ligt op het realiseren van kostenvoordelen voor de afnemers. Organisaties kunnen tegen betaling (abonnement) producten en diensten afnemen. Deze vergoeding moet natuurlijk wel opwegen tegen de voordelen, de lagere transactiekosten en inkoopprijzen. Ook hier is het nadeel dat organisaties geen of nauwelijks invloed kunnen uitoefenen op het inkoopproces van het inkoopbureau.
3. Carpoolen; carpoolen is een meer intensieve vorm van inkoopsamenwerking. Een aantal organisaties voeren gezamenlijk inkooptrajecten uit. Op basis van evenredigheid en gezamenlijke specificaties voert elke organisatie een inkooptraject uit die het best bij die organisatie past. Hierdoor is specialisatie goed mogelijk. Daarnaast gelden ook de andere voordelen van lagere inkoopprijzen en transactiekosten. Risico van deze samenwerkingsvorm is de afhankelijkheid van andere partijen en het verlies van eigen expertise. De inkooptrajecten zijn redelijk intensief omdat men moet komen tot gezamenlijke specificaties.
4. Konvooi; hier gaat het om een eenmalige zeer intensieve vorm van samenwerking. Het gaat om een groot inkooptraject waarbij alle betrokken partijen bij het inkoopbeleid, het inkoopproces en het opstellen van de specificaties zijn betrokken. Deze vorm van samenwerking kost veel tijd en heeft alleen zin wanneer de schaalvoordelen tot substantiële kostenbesparingen leiden. Verder leren organisaties veel van elkaar over hun inkoopbeleid en inkoopproces.
5. F1-team; deze vorm van samenwerking is de meest intensieve vorm en kent een structureel karakter. Op basis van de inkoopbehoefte worden regelmatig inkooppakketten vastgesteld. Die vervolgens via een gezamenlijk inkoopbeleid en inkoopproces worden uitbesteed. Waarbij elk deelnemende organisatie een eigen rol in het proces heeft. Deze vorm van samenwerking komt echter niet vaak voor omdat deze vorm van samenwerken alleen succesvol kan zijn als de aard van de bedrijfsactiviteiten ongeveer hetzelfde is.

3   Quick Scan ‘Inkoop’

4   Andere Inkoopmodellen

De C-Curve is een handig instrument om de rol van de inkoopfunctie binnen jouw organisatie te bepalen. Wil je een bredere analyse van de inkoopfunctie uitvoeren dat adviseer ik je om ook onderstaande modellen te raadplegen.

1. Raamwerk Competent Inkoopmanagement; in het raamwerk Competent Inkoopmanagement wordt op basis van de ervaringen van House of Control en aan de hand van bekende inkoopmodellen en -theorieën in een aantal stappen duidelijk hoe je de inkoopfunctie van de eigen organisatie kunt beoordelen en verbeteren.
2. Inkoopstrategie & Inkoopbeleid (C-curve van Oppen); met behulp van de C-curve wordt duidelijk welke bijdrage de inkoopfunctie levert aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Verder worden begrippen zoals inkoopsynergie, marktbenadering, procuratieregeling, maatschappelijk ondernemen, in-/uitbesteden en inkoopbeleid toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.
3. Besparen op Inkopen; met de theorie van Telgen wordt duidelijk dat het grootste besparingspotentieel van een organisatie vaak niet zit in het (nog) beter onderhandelen met de leverancier. De grootste besparingen worden in de eerste stappen van het inkoopproces gerealiseerd voordat met de leveranciers wordt onderhandeld.
4. Inkoopproces; op deze pagina staan de zeven stappen van het inkoopproces van Prof. Dr. A.J. Weele uitgeschreven. En welke maatregelen je kunt nemen om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen. Verder wordt hier ingegaan op de mogelijkheden om het inkoopproces geautomatiseerd te ondersteunen. 
5. Inkoopanalyse; hier wordt duidelijk hoe je door een analyse van je financiële administratie zicht krijgt op de inkooppakketten die je inkoopt en bij welke leveranciers je dat doet. Ook wordt aangegeven wat de toegevoegde waarde is van een inkoopanalyse.