Doel WBS

De Work Breakdown Structure (WBS) is één van de belangrijkste instrumenten voor een projectmanager om zijn project te beheersen. Met een Work Breakdown Structure deel je een project op in deelproducten en uiteindelijk in deeltaken. Het opdelen van een project tot uiteindelijk werkpakketten voor de medewerkers heeft de volgende doelen:

• Structurering; de WBS geeft ordening aan een project. Een project wordt net zolang opgedeeld in deelprojecten en/of fasen totdat sprake is van afgebakende werkpakketten. Dit maakt een project overzichtelijk. 
• Planning; door het opdelen van het project in deelprojecten/producten worden afhankelijkheden in de tijd zichtbaar. Op basis waarvan een planning kan worden opgesteld. Veelal wordt deze planning vastgelegd in een Gantt Chart. 
• Budget; op basis van de Work Breakdown Structure kun je makkelijk en snel het budget bepalen. Door de kosten van alle deelproducten of processen bij elkaar op te tellen ontstaat het projectbudget. 
• Werkpakketten; door de Work Breakdown Structure wordt een (complex) project omgezet in werkpakketten. Zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen. De WBS is daarmee binnen het project hét coördinerend mechanisme voor het toedelen van taken aan de projectmedewerkers. 
• Verdeling van verantwoordelijkheden; soortgelijke deelproducten en deeltaken kunnen op basis van het soort werk (of andere variabelen) gegroepeerd worden en worden toebedeeld aan een medewerker of een teamleider. 
• Risico's en What-If-Scenario's; door een project in kleine stukken op te delen wordt duidelijk waar de risico's van het project zitten. Met behulp van de Breakdown Structure kunnen What-If-Scenario's goed uitgewerkt worden om risico's te beheersen. 

Totstandkoming WBS

Het projectteam maakt de Work Breakdown Structure. Als er een duidelijk projectplan ligt, bijvoorbeeld de bouw van een huis, dan wordt de WBS veelal top-down opgesteld. De projectleden splitsen het project dan net zolang op totdat sprake is van afgebakende werkpakketten. Een bottum-up benadering lijkt daarentegen weer logischer als een duidelijk projectplan ontbreekt. Met behulp van brainstormsessies wordt duidelijk welke taken allemaal moeten worden uitgevoerd. Waarna deze taken gegroepeerd worden om te komen tot een (deel)producten tot uiteindelijk het eindproduct.   

Eigenschappen WBS

Een Work Breakdown Structure kent de volgende eigenschappen:

• Hiërarchisch; een Work Breakdown Structure wordt altijd opgesplitst vanuit het hoogste niveau, het project (niveau 1). Waarna het project wordt opgedeeld in deelproducten of processen (niveau 2). Er word net zolang gesplitst tot er werkpakketten ontstaan van maximaal 2 weken (niveau...). 
• Indeling; een project kan op vele manieren opgesplitst worden. Je kunt een project opdelen in producten en subproducten. Of je kunt een project opsplitsen in fasen of naar soort taken die de projectmedewerkers moeten uitvoeren. Voor welke vorm je kiest verschilt per situatie. In alle gevallen geldt echter dat de opsplitsing moet leiden tot behapbare werkpakketten. 
• Concrete werkpakketten; voor elke (deel)product, deeltaak en werkpakket dient duidelijk te zijn wat de taak exact inhoudt, wat de doorlooptijd is, wie de verantwoordelijk medewerker/manager is, hoeveel tijd er met de activiteit gepaard gaat en wat de kosten zijn.  
• Groepering werkpakketten; vanuit kostenoverwegingen of concentratie van deskundigheid worden werkpakketten gegroepeerd naar verschillende teams. Zo worden bij de oplevering van een stuk functionaliteit de testwerkzaamheden veelal geconcentreerd bij het testteam. 
• ICT-ondersteuning; er zijn verschillende programma's die het work breakdown structures ondersteunen. Afhankelijk van de grote en complexiteit van een project kunt u kiezen uit verschillende programma's. Uiteraard wil het House of Control u daarbij helpen.