Strategisch Plannen

Strategisch plannen en budgetteren is een vorm van plannen dat ervoor zorgt dat alle organisatieonderdelen (van hoog naar laag) bijdragen aan de strategie en doelstellingen van een organisatie. Dit door op een gestructureerde wijze de missie, visie en doelstellingen van de organisatie te concretiseren in afdelingsplannen om vervolgens daar de afdelingsbudgetten van af te leiden.

• Missie / Visie / Doelstellingen; de missie en visie geven het bestaansrecht en de ambitie van de organisatie weer. Op basis van marktonderzoek en het onderscheidend vermogen van de organisatie wordt een beeld gecreëerd waar de organisatie in de toekomst wil staan. Met behulp van doelstellingen worden de missie en visie in meetbare resultaten geconcretiseerd. Een doelstelling zou kunnen zijn om het marktaandeel binnen 5 jaar vergroot te hebben van 7% naar 12%. De missie, visie en doelstellingen vormen daarmee het strategisch kader dat leidend is voor het handelen van de organisatie.

• Strategisch plan; het strategisch plan beschrijft het ‘HOE’. Hoé gaat de organisatie de visie en doelstellingen realiseren? Het strategisch plan geeft aan welke stappen moeten worden gezet om de doelstellingen te realiseren. Het strategisch plan is daarmee eigenlijk hét actieplan van de organisatie. Het is daarmee kaderstellend voor de acties en activiteiten van de gehele organisatie en haar afdelingen. Een strategisch plan heeft (afhankelijk van de branche) een horizon van 3 tot 7 jaar.

• Marketingplan; op basis van het strategisch plan wordt het marketingplan opgesteld. In het marketingplan worden de strategische doelen verder geconcretiseerd zodat duidelijk wordt hoe de organisatie de markt gaat benaderen. De marketingmix (product, prijs, promotie en plaats) wordt in het plan uitgewerkt. Zo wordt onder andere duidelijk of er producten aan de productportfolio worden toegevoegd, hoe de prijsontwikkeling van de producten eruit ziet en hoe groot de verwachte verkopen zijn.

• Afdelingsplannen; op basis van het strategisch- en het marketingplan maken de afdelingen jaarlijks hun eigen jaarplan. In het productieplan wordt duidelijk hoeveel producten er geproduceerd moeten worden, welke investeringen hiervoor gedaan moeten worden en welke efficiencymaatregelen zij willen doorvoeren om goedkoper te produceren. In het R&D-plan zijn acties geformuleerd voor productontwikkeling en kwaliteitsverbetering die passen binnen de doelstellingen van het strategisch- en/of marketingplan.

Strategisch plannen en budgetteren is een sterk instrument voor een organisatie om alle neuzen dezelfde kant op te laten wijzen. Nadeel is dat de omgeving soms al weer verandert voordat de inkt goed en wel droog is. In dat geval kan strategisch plannen en budgetteren een vertragende factor zijn om snel op deze veranderingen in te spelen. Strategisch plannen hoort daarmee tot een traditionele vorm van plannen (en budgetteren.)

Strategisch Budgetteren / Financieel Plan

De financiële effecten van strategische beslissingen worden vastgelegd in een begroting. Maar hoe doe je dat? Begrotingen c.q. budgetten zijn de financiële vertaling van de acties die in jaarplannen (afdelingsplannen) zijn opgenomen. 

• Afdelingsbudget; de voorgenomen activiteiten in de afdelingsplannen worden in de begroting vertaald in personeelskosten, afschrijvingskosten, ICT-kosten, etc.. Nadat de begroting is vastgesteld vormt dat het financieel kader voor de betreffende afdeling. Men spreekt in dat geval niet meer over een begroting maar over een taakstellend budget waar je (in principe) binnen moet blijven.

• Investeringsbudget; in het investeringsbudget worden de investeringen zoals opgenomen in de afdelingsplannen bij elkaar opgeteld. Zodat duidelijk wordt welke soorten investeringen gedaan worden, hoeveel het gaat kosten en hoe hoog de jaarlijkse afschrijvingskosten zijn.

• Financieringsplan; op basis van de investeringsbegroting weet je hoeveel kapitaal je moet aantrekken. In de financieringsbegroting wordt duidelijk hoe je deze kapitaalbehoefte gaat financieren. Met eigen vermogen, uit de herwaarderingsreserve of toch met een bankkrediet? Op de pagina Financiering & Financieringsstructuur meer hierover.

• Winst- & Verliesrekening / Balans; op basis van de kosten zoals opgenomen in de afdelingsbudgetten, de afschrijvingskosten en rentekosten uit respectievelijk het investeringsbudget en het financieringsplan wordt een verwachte winst- en verliesrekening opgesteld. Op basis waarvan een eindbalans aan het einde van het jaar geprognosticeerd kan worden.

• Liquiditeitsprognose; in de liquiditeitsprognose worden de geplande inkomsten (opbrengsten uit verkopen, ontvangen leningen) en uitgaven (zoals loonkosten, aflossing van leningen en investeringsuitgaven) op een rijtje gezet. Om zo de liquiditeit gedurende het jaar te kunnen monitoren. Zodat op elk moment de rekeningen betaald kunnen worden.

De afdelingsbudgetten, het investeringsbudget, het financieringsplan, de geprognosticeerde winst- & verliesrekening / balans én de liquiditeitsprognose noemen we tezamen het financieel plan van een organisatie. Het financieel plan is per definitie een financiële vertaling van het strategisch plan en de afdelingsplannen. Maar vaak zijn onderdelen uit het financieel plan ook weer kaderstellend voor het strategisch plan. Als er geen geld is om te investeren dan zal bij het opstellen van het strategisch plan daar rekening mee moeten worden gehouden. Kortom er bestaat een continue wederkerigheid tussen plannen en budgetteren.

Aandachtspunten

Het grote voordeel van strategisch budgetteren is de directe relatie van het budget met de strategie van de organisatie. Deze vorm van budgetteren heeft dan ook de voorkeur boven het incrementeel budgetteren dat budgetten baseert op de cijfers uit het verleden.

• Lastig; strategisch budgetteren blijkt in de praktijk lastig te zijn. Afdelingen willen vaste budgetten waar zij hun bedrijfsvoering (mensen, middelen en processen) op kunnen afstemmen. Strategisch budgetteren leidt normaliter tot schommelingen in budgetten en daarmee tot onrust in de bedrijfsvoering en op de afdelingen. Direct of indirect leidt dit tot weerstand in de organisatie. 

• Traditioneel of moderne vorm van budgetteren?; ondanks de sterke relatie met de strategie van de organisatie valt het strategisch budgetteren toch onder de meer traditionele vorm van budgetteren. Dit omdat het strategisch budgetteren ervan uitgaat dat de organisatie planbaar is voor een aantal jaren. De meer moderne budgetteringsmethodieken gaan er juist van uit dat plannen per kwartaal of zelfs maandelijks aangepast moeten worden.