Mandateringsbesluit
Bij (middel) grote organisaties is het voor de eigenaar of bestuurder ondoenlijk om alle beslissingen zelf te nemen en om zelf alle overeenkomsten met externe partijen af te sluiten. Eigenaren of bestuurders mandateren daarom managers en medewerkers om namens hen beslissingen te nemen en overeenkomsten met externe partijen aan te gaan. In het mandateringsbesluit (of bestuursreglement) wordt de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen een organisatie vastgelegd. Zodat voor zowel de organisatieleden als voor de buitenwereld duidelijk wordt wie namens de organisatie beslissingen mag nemen.
- Categorieën mandatering; mandatering van bevoegdheden kan op allerlei soorten handelingen plaatsvinden. Dit is afhankelijk van welke beslissingen de eigenaar en/of bestuurder wil mandateren. De meest bekende is het mandateren van besluiten aan managers om personeel aan te sturen of contracten met leveranciers af te sluiten. Maar een mandateringsbesluit kan ook betrekking hebben op welke functionaris namens de organisatie met de pers mag praten of welke functionaris binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de bewaking van de integriteit van de gegevens conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
- Beperking mandaat; in het mandateringsbesluit staat veelal ook de beperking van het mandaat aangegeven. Dit kan bijvoorbeeld een beperking zijn in het soort bevoegdheid of de hoogte van het bedrag waarvoor de gevolmachtigde bevoegd is. Zo mag het hoofd van de afdeling inkoop wel verplichtingen aangaan voor € 500.000 maar mag deze functionaris geen personeel aannemen. Hiertoe is alleen het hoofd van de afdeling P&O bevoegd.
Niet altijd is het mandateringsbesluit een zelfstandig document. Vaak zie je ook dat de mandatering in een bestuursreglement of besturingsmodel vorm wordt gegeven. De verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden maakt dan onderdeel uit van een bredere context van sturing en beheersing van een organisatie. Dat maakt niet uit als deze verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden maar in een door het Bestuur vastgesteld document is beschreven. Op de pagina Voorbeeld Besturingsmodel zie je hoe de bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de gemeente Apeldoorn zijn verdeeld.
Procuratieregeling
De procuratieregeling is een specifieke vorm van mandatering. Onder procuratie wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van de eigenaar (of bestuurder) overeenkomsten met externe partijen af te sluiten en/of transacties aan te gaan. De procuratie van functionarissen wordt vastgelegd bij de Kamer van Koophandel zodat externe partijen altijd weten of functionarissen bevoegd zijn, en tot welk bedrag, om contracten namens de organisatie af te sluiten. Hier vind je een voorbeeld procuratieregeling
Het is belangrijk dat er een goed beheer op het mandateringsbesluit en procuratieregeling wordt uitgevoerd. Wijzigingen worden door de secretaris van de raad van bestuur gearchiveerd en verwerkt in het het mandateringsbesluit en/of procuratieregister. In het procuratieregister is de procuratie uitgewerkt met de namen van de functionarissen, de functiebenamingen en het personeelsnummer. De bijbehorende handtekeningen en parafen zijn vastgelegd in de betreffende formulieren en worden gearchiveerd en up-to-date gehouden. Het procuratieregister wordt na elke mutatie weer voor maximaal één jaar vastgesteld door de raad van bestuur.
Stelsel van Beheersmaatregelen
Eigenaren of bestuurders mandateren managers en medewerkers om namens hen beslissingen te nemen en overeenkomsten met externe partijen aan te gaan. Dit omdat bestuurders niet zelf alle beslissingen kunnen maken of werkzaamheden kunnen uitvoeren. Je kunt en wilt als eigenaar of bestuurder echter niet alle beslissingen en handelingen van medewerkers controleren. Dan had je het beter zelf kunnen doen. Maar je wilt ook voorkomen dat verkeerde beslissingen of handelingen ten koste gaan van de doelstellingen van de organisatie. 
Zie hier het beheersingsvraagstuk (of control vraagstuk) waarvoor eigenaren en bestuurders staan. Eigenaren/bestuurders richten daarom een stelsel van interne beheersmaatregelen. Die enerzijds moet bijdragen aan de efficiency en effectiviteit van de door de organisatie uitgevoerde activiteiten en anderzijds moet borgen dat zich geen onregelmatigheid in de bedrijfsvoering voordoen.
Het mandateringsbesluit en de procuratieregeling en de controle op de naleving ervan vormen een belangrijk beheersmaatregel in de aansturing van een organisatie. Dit door ervoor te zorgen dat beslissingen alleen worden genomen door diegenen die daadwerkelijk bevoegd zijn. Zo zijn de autorisaties in computersystemen onder andere afgeleid van het mandateringsbesluit en de procuratieregeling. De interne controleur en/of accountant toetst periodiek of het mandateringsbesluit en/of procuratieregeling wordt nageleefd. Dit geeft de Eigenaren/bestuurders zekerheid dat er geen onregelmatigheden plaatsvinden binnen de organisatie.