De Controller | House of Control

Wat is een Controller?

De term ‘controller’ wordt binnen de financiële kolom voor een groot scala aan administratief- en bedrijfseconomische functies gebruikt. Vaak wordt er aan de functie nog een typeduiding meegegeven. Zo kan iemand concerncontroller, financial controller, projectcontroller of business controller zijn. Op deze pagina wordt de functie van controller toegelicht. En welke ‘soorten’ controllers we onderscheiden. En welke werkzaamheden de controller uitvoert.

1 Rollen van de Controller

De exacte taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een controller verschilt per organisatie. Afhankelijk van wat de positie is van de controller binnen de organisatie. Maar in het algemeen kun je stellen dat de controller de volgende verantwoordelijkheden heeft:

De Controller als ….. Bewaker van de financiële positie; de controller is verantwoordelijk voor een juiste, volledige en actuele (financiële) administratie. Zodat op elk moment inzicht bestaat in het resultaat en het vermogen van de organisatie. De controller rapporteert hierover periodiek aan het management. Verder is de controller ervoor verantwoordelijk dat de organisatie liquide en solvabel is. Zodat de organisatie op korte- en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen.
De Controller als ….. Moreel Kompas; de controller heeft veder een onafhankelijke toetsende rol binnen de organisatie. De controller is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatievoorziening moet borgen. Verder geeft de controller inzicht in de mate waarin de organisatie voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. Begrippen als compliance, administratieve organisatie, risicomanagement, interne controles en managementcontrol staan daarbij centraal.
De Controller als ….. Businesspartner; de controller geeft op basis van bedrijfskundige- en bedrijfseconomische analyses ook adviezen aan het management over operationele, tactische en strategische onderwerpen. De controller is klankbord voor het management en ondersteunt het management bij het maken van keuzes middels organisatie-, omgevings- en scenarioanalyses. En de controller geeft een oordeel over de effectiviteit en doelmatigheid van de organisatie. Verder is de controller de aanjager van procesoptimalisaties en het uitvoeren van investeringsanalyses.

De focus van de controller lag tot ver in de vorige eeuw bij het registeren van de cijfers en het rapporteren daarover (in de rol van bewaker van de financiële positie). In de tweede helft van de vorige eeuw nam de rol van ‘moreel kompas’ een sterke vlucht. Door boekhoudschandalen moest het vertrouwen van de maatschappij in de financiële verslaglegging hersteld worden. En lag de nadruk in de functie van de controller op de opzet en werking van een stelsel van interne beheersingsmaatregelen. In de jaren ’90 kwam daar vervolgens de rol van business partner bij. Vanuit het management ontstond een behoefte aan een business partner die het management ondersteunt bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan.

2 Taken Controller

De controller draagt eindverantwoordelijkheid voor de financiële functie. Hieronder wordt duidelijk welke activiteiten de controller uitvoert en welke instrumenten de controller daarvoor inzet. In de praktijk zal de controller (of financieel directeur) deze activiteiten niet allemaal zelf uitvoeren. En delegeert de controller deze werkzaamheden naar bijvoorbeeld het hoofd administratie of de business- of financial controller. Dit neemt niet weg dat de controller (of financieel directeur) te allen tijde eindverantwoordelijk is en blijft voor het goed uitvoeren van onderstaande taken.

a Registreren

De eerste taak van de controller is het vastleggen van financiële feiten die zich in het bedrijf voordoen. Samen met de medewerker debiteuren, crediteuren, salarissen, grootboek en kas/bank legt de boekhouder de financiële feiten vast conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering. Hiertoe voert de boekhouder de volgende activiteiten uit.

Boekhouden; het voeren van een administratie is wellicht de belangrijkste activiteit binnen de financiële functie. De administratie vormt de basis van de financiële huishouding binnen elke organisatie. Waar de andere financiële activiteiten in meer of mindere mate van worden afgeleid. De administratie is op orde als alle financiële feiten volledig, juist en tijdig worden vastgelegd. Voor een goede administratie is het van belang om de juiste boekhoudkundige kennis in huis hebben die op de hoogte is van de ontwikkelingen in de (financiële) verslaglegging. Begrippen als grootboek, financiële feiten, kostenplaatsen, grootboekrekeningen en dubbel boekhouden staan daarbij centraal.
Grootboekstructuur; een belangrijke activiteit op de (financiële) administratie is het inrichten en onderhouden van de grootboekstructuur. De inrichting van het grootboek moet het enerzijds mogelijk maken om te voldoen aan de eisen die wet- en regelgeving stellen aan financiële verslaglegging. Anderzijds moet de inrichting van het grootboek aansluiten bij de financiële informatiebehoefte vanuit de business. Het grootboek moet het mogelijk maken om de business inzicht te verschaffen in de winstgevendheid en kostenstructuur van producten en/of afdelingen.
Administratieve Organisatie (AO); het inrichten en onderhouden van een administratieve organisatie is ook een belangrijke activiteit. Alleen met een betrouwbare administratieve organisatie weet je zeker dat inkomsten en uitgaven juist en volledig worden vastgelegd. In een AO-beschrijving worden bevoegdheden, regels en procedures vastgelegd die het kader vormen voor het administratieve proces. Denk daarbij aan begrippen als risicoanalyse, functiescheiding, interne controles en de procuratieregeling.
Automatiseringsvraagstukken; een steeds belangrijkere activiteit op de (financiële) administratie is het aansluiten van de verschillende informatiesystemen op de financiële administratie. De administratieve processen worden met geautomatiseerde systemen steeds meer geïntegreerd in de operationele bedrijfsprocessen. Een goede boekhouder heeft kennis en ervaring met automatiseringsvraagstukken. Om zo de volledigheid, juistheid en tijdigheid van inkomsten en uitgaven te borgen.

b Rapporteren

De tweede taak van de controller is het opstellen van (financiële) rapportages. De controller is verantwoordelijk voor de financiële informatievoorziening binnen de organisatie. Het betreft hier enerzijds externe rapportages voor bijvoorbeeld de Raad van Toezicht, aandeelhouders of andere belanghebbenden. En anderzijds interne rapportages op basis waarvan het lijnmanagement (in)zicht krijgt in de uitnutting van budgetten en winstgevendheid van de verschillende producten en/of afdelingen. Zodat het lijnmanagement indien nodig bij kan sturen. We onderscheiden daarbij de volgende activiteiten.

Financiële verslaglegging; een belangrijke activiteit is het opstellen van financiële rapportages die bedoeld zijn voor externe belanghebbenden. De rapportages geven inzicht in de prestaties en financiële gezondheid van de organisatie. Denk daarbij aan rapportages die de organisatie verplicht is om te publiceren zoals de jaarrekening. Maar onder de externe rapportages vallen ook rapportages die een bank of toezichthouder eisen. Externe rapportages bevatten veelal een winst- & verliesrekening, een balans en een kasstroomoverzicht.
Interne rapportages; het opstellen van interne rapportages is wellicht een nog belangrijker activiteit. Interne rapportages geven inzicht in de kostenstructuur van een organisatie en haar activiteiten. Dit ten behoeve van winstbepaling, balanswaardering en het op- en vaststellen van kostprijzen en verkoopprijzen. Verder is inzicht in de kostenstructuur noodzakelijk voor het uitvoeren van bedrijfseconomische analyses zoals investeringsanalyses, beleidsbeslissingen of een benchmark.
Business Intelligence; naast de meer standaard rapportages voorziet de financiële functie met behulp van big data en datamining de business van trends en ontwikkelingen. Dit door beschikbare data in de verschillende systemen te ontsluiten. Waardoor bijvoorbeeld de winstgevendheid van verschillende product-marktcombinaties tegen elkaar afgezet kunnen worden. Op basis waarvan de business beter onderbouwde beslissingen kan nemen.
Kostenverdeelstaat; een belangrijke taak van de controller is het toerekenen van kosten aan de verschillende producten en/of afdelingen. De financiële afdeling is verantwoordelijk voor het stelsel van interne (kosten)verrekeningen die het mogelijk moet maken om de managers goed inzicht te geven in de winstgevendheid van hun producten en/of afdelingen. Hierbij staan begrippen als verbijzondering van indirecte kosten, constante kosten, interne doorbelastingen, direct costing en de opslagcalculatiemethode centraal.

c Beheren

De derde taak van de controller is het bewaken van de financiële positie van de organisatie. Dit noemen we de zogenaamde kassiers- of treasuryfunctie van de financiële functie. Het is noodzakelijk om inzicht te hebben in de financiële gezondheid van je bedrijf. Om te kunnen bepalen of de organisatie aan haar verplichtingen kan voldoen, al dan niet kan investeren, en of het over genoeg reserves beschikt om tegenvallers op te vangen. De controller voert daartoe de volgende activiteiten uit:

Liquiditeit en Solvabiliteit; een belangrijke activiteit van de controller is ervoor zorgdragen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. Op basis van de balans en de winst- & verliesrekening worden financiële kengetallen en ratio’s opgesteld die inzicht geven in liquiditeit en solvabiliteit van de organisatie.
Veilig Kasbeheer; verder is de controller verantwoordelijk voor het dusdanig beheren van de dagelijkse geldstromen dat misbruik van gelden niet mogelijk is en het rendement op de beschikbare liquiditeiten geoptimaliseerd wordt. Kasbeheer omvat het beheer van de dagelijkse saldi (bijvoorbeeld het onderhouden van de rekeningeninfrastructuur) en het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar.
Derivaten; een belangrijke activiteit van de financiële afdeling is het beheersen van financiële risico’s die voortkomen uit het betalingsverkeer. Als je niet wilt dat de winst uit de reguliere bedrijfsvoering wordt beïnvloed door renterisico’s, kredietrisico’s, koersrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s of valutarisico’s dan kun je deze risico’s met financiële instrumenten (derivaten) zoals SWAPS, Forward Longterm Agreements, Opties of Futures afdekken.
Financiering & Financieringsstructuur; verder is het financieren van de bedrijfsactiviteiten een belangrijke activiteit van de controller. Waarbij continu wordt gezocht naar mogelijkheden om de gemiddelde vermogenskostenvoet te verlagen. Bij financieringsbeslissingen stel je jezelf altijd twee vragen. Hoe staat het met de verhouding tussen het eigen- en vreemd vermogen binnen het bedrijf en hoe kan ik de vermogenskosten van deze financiering zo laag mogelijk krijgen.

d Adviseren

De vierde taak van de controller is het gevraagd en ongevraagd adviseren van het management. De controller ondersteunt en adviseert het management bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. Deze taak van de controller is sterk toekomstgericht. Waarbij de controller zijn of haar rol vanuit een bedrijfskundig perspectief benaderd. En zich dus niet beperkt tot alleen het financiële aspect van de bedrijfsprocessen zoals vaak wordt gedacht. De controller voert hiertoe de volgende activiteiten uit:

Strategieontwikkeling; de controller ondersteunt het management bij de ontwikkeling van de strategie. De controller draagt bij aan de strategieontwikkeling door een aandeel te leveren in de product-portfolioanalyse, de marktanalyse en de organisatieanalyse. De controller voert scenarioanalyses uit en rekent mogelijke strategieën door. Begrippen als de SWOT-analyse, marktpositionering, productlevenscyclus, onderscheidend vermogen, kerncompetenties en de klantenpiramide van Curry staan daarbij centraal.
Planning- en controlcyclus ; vormt het hart van de beheersorganisatie! De planning & controlcyclus geeft richting aan de organisatie. De strategie van de organisatie wordt vertaald in concrete doelstellingen. De planning & controlcyclus geeft inzicht in de mate waarin deze doelstellingen gerealiseerd worden. Zodat (bij)sturing mogelijk wordt. De controller heeft een systeemverantwoordelijkheid voor de opzet en werking van de planning- en controlcyclus. Begrippen als rapportages, kritische succesfactoren, prestatie-indicatoren, KPI-eigenaar, gesprekscyclus en management scorecards staan daarbij centraal.
Begroten, Budgetteren & Prognosticeren ; de financiële effecten van strategische beslissingen worden door de controller vastgelegd in budgetten. Door (geld)middelen aan specifieke afdelingen en/of projecten toe te kennen wordt duidelijk welke activiteiten binnen de organisatie uitgevoerd moeten worden (en welke niet). Het budgetteringsproces is daarmee een belangrijk instrument dat bijdraagt aan de effectiviteit van een organisatie. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal.
Investeringsanalyse; in de gereedschapskist van de controller mag de investeringsanalyse als instrument niet ontbreken. De controller kan meerdere investeringsselectiemethoden toepassen. En is zich ervan bewust dat de uitkomsten van de verschillende methoden in samenhang beoordeeld moeten worden om tot een juist advies aan het lijnmanagement te komen. Begrippen als (contante waarde van de) kasstromen, restwaarde, scenarioanalyse, terugverdienperiode, risicoprofiel en disconteringsvoet staan hierbij centraal.
Doelmatigheid; de controller heeft verder een belangrijke rol bij het stimuleren en bewaken van het doelmatig handelen van de organisatie en haar medewerkers. Bij doelmatigheid gaat het dus om de vraag of we ons werk tegen de laagst mogelijke inspanning organiseren en uitvoeren. Of zijn er andere werkwijzen mogelijk waarmee we met minder inzet van middelen dezelfde resultaten kunnen boeken? Begrippen als benchmarking, shared services, lean technieken, make or buy beslissingen en het Du Pont schema staan hierbij centraal.
Procesoptimalisatie; verder heeft de controller ook een rol in het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. Door de activiteiten in de organisatie te meten is het mogelijk om de organisatie continu te verbeteren. Prestaties worden onderling en in de tijd met elkaar vergeleken. Waarbij de norm steeds hoger komt te liggen. Niet om de mensen harden te laten werken maar om de mensen slimmer te laten werken. Begrippen als lean, verspilling, klantgerichtheid, kwaliteitsmanagement, verbeterborden en meten=weten staan hierbij centraal.

e Controleren

De vijfde en laatste taak van de controller is erop toe te zien dat de organisatie en haar medewerkers handelen conform de wet- en regelgeving om zo de integriteit van de organisatie te bewaken. De controller vervult in deze de rol van interne toezichthouder en is verantwoordelijk voor opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. En inzicht geeft in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. De controller voert hiertoe de volgende activiteiten uit:

Risicomanagement; door het uitvoeren van risicoanalyses wordt duidelijk waar de grootste (compliance) risico’s zitten. De uitkomsten van de risicoanalyse geven richting aan de werkzaamheden van de compliance officer die worden vastgelegd in het jaarplan en/of het controleplan. Begrippen die bij het uitvoeren van de risicoanalyse centraal staan zijn risicobereidheid, tolerantiematrix, risicowaardering, lines of defence en beheersingsmaatregelen.
Interne Controles; hier ligt de nadruk van de werkzaamheden van de controller op het feitelijk toetsen of medewerkers zich houden aan de (proces)afspraken die zijn gemaakt. Op basis van het controleplan wordt voor activiteiten met een hoog compliance risico getoetst of de procesafspraken die zijn gemaakt, om deze risico’s te mitigeren, na worden geleefd. Zo controleer je met behulp van een steekproef of in de dossiers van nieuwe medewerkers inderdaad een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanwezig is. En of alle inkopen bij de overheid boven een bepaald bedrag Europees zijn aanbesteed.
In Control Statement; de controller is vanuit haar ‘controlerende’ rol verantwoordelijk voor het opstellen van de ‘In Control’ verklaring. Daarmee wordt verantwoording afgelegd over de werking van de beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het wegnemen of reduceren van de gevolgen van risico’s die zich bij de realisatie van de doelstellingen voordoen. Gezien de onafhankelijkheid van de controller is deze bij uitstek diegene die de organisatie ondersteunt bij het opstellen van deze verklaring.

3 Financiële Functies

De rollen van de controller (bewaker van de financiële positie, business-partner en die van interne toezichthouder) vergen specifieke kennis en vaardigheden. Het is zo goed als onmogelijk om het geheel aan kennis en vaardigheden dat nodig is voor al deze rollen in één functie te verenigen. Benodigde vaardigheden liggen bij de rollen niet altijd in elkaars verlengde en zijn soms zelfs tegenstijdig. En dan laat ik de hoeveelheid werkzaamheden die deze persoon dan moet uitvoeren nog buiten beschouwing. Daarom zien we in de praktijk dat de rol van de controller is opgesplitst in meerdere functies. We spreken dan van ‘different controllers for different purposes‘:

DE BOEKHOUDER → Vastleggen van de cijfers; de boekhouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker crediteuren, debiteuren, grootboek en kas/bank worden financiële feiten conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering vastgelegd.
FINANCIAL CONTROLLER → Rapporteren over de cijfers; de financial controller is er verantwoordelijk voor dat de (financiële) informatievoorziening voldoet aan de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De financial controller is verder verantwoordelijk voor de financiële rapportages en het opstellen van de jaarrekening. De financial controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op de financiële ratio’s. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen.
BUSINESS CONTROLLER → Werken met de cijfers; de business controller is dé adviseur van het management en de directie. Vanuit bedrijfskundig perspectief geeft de business controller advies over strategische- en organisatievraagstukken. De business controller is verder verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus waarmee op gestructureerde wijze de voortgang van de doelstellingen wordt gemonitord. Verder voert de business controller bedrijfseconomische analyses uit als investeringsanalyses en kostprijsberekeningen. Tenslotte heeft de business controller een belangrijke rol in het continu verbeteren van operationele processen en de controles daarop.
COMPLIANCE OFFICER → Controleren van de cijfers; de compliance officer (of medewerker interne controle) heeft een onafhankelijke toetsende functie binnen de organisatie. De compliance officer is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. De compliance officer ziet erop toe dat de organisatie opereert binnen de bestaande wet- en regelgeving. Verder geeft de compliance officer inzicht in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. Begrippen als administratieve organisatie, risicoanalyse, interne controles en de ‘in control statement’ staan daarbij centraal.
CONCERNCONTROLLER → Verantwoordelijk voor alle cijfers; de concerncontroller verenigt alle drie de rollen van de controller in één functie. Zij het dat de daadwerkelijke uitvoering vaak bij één van de andere (controllers)functies ligt. De concerncontroller geeft richting, is kaderstellend en is eindverantwoordelijke voor de financiële positie van de organisatie en de rapportages daarover aan de directie. Tegelijkertijd is de concerncontroller het moreel kompas én de belangrijkste adviseur van de directie.

De functie van boekhouder, financial controller, business controller en compliance officer zijn verschillend en vereisen specifieke kennis en vaardigheden. Toch hebben deze functies één gemene deler. De functies vinden hun oorsprong in het vakgebied Finance & Control. De functionarissen zijn daarmee allemaal expert op het gebied van cijfers, getallen en processen. Zij het dat elke functie op haar eigen manier aan/met de cijfers werkt. Afhankelijk van de grootte en type organisatie zie je dat in veel organisaties één functionaris meerdere rollen tegelijkertijd uitvoert. Zo zie je dat in kleinere organisaties de boekhouder (hoofd administratie) vaak zowel verantwoordelijk is voor de boekhouding als voor de rol van financial controller.

4 Financieel Directeur of Controller?

What’s in the name? Elke organisatie kent een eindverantwoordelijke voor de financiële kolom. Of deze nu de titel van financieel directeur, (concern)controller of CFO heeft. Binnen de overheid komt de functie van controller als eindverantwoordelijke vaker voor. Terwijl binnen bedrijven de titel van financieel directeur meer wordt gebruikt. En de titel van Chief Financial Officer (CFO) kom je weer vaker tegen in grote internationale bedrijven. Maar alle drie de functies hebben dezelfde verantwoordelijkheid, namelijk die voor de financiële functie binnen een organisatie/bedrijf.