Wat is een Concerncontroller?

De concerncontroller (of financieel directeur) is verantwoordelijk voor de financiële kolom binnen een bedrijf. Daarmee is de concerncontroller verantwoordelijk voor de administratief- en bedrijfseconomische activiteiten binnen de organisatie. Op deze pagina wordt duidelijk waarvoor de concerncontroller verantwoordelijk is. En wordt ingegaan op de activiteiten die de concerncontroller uitvoert en de instrumenten die de concerncontroller inzet om deze verantwoordelijkheid waar te maken.

1   De vier taken van de Controller

De focus van de controller lag tot ver in de vorige eeuw bij het registeren van de cijfers en het rapporteren daarover (in de rol van bewaker van de financiële positie). In de tweede helft van de vorige eeuw nam de rol van 'moreel kompas' een sterke vlucht. Door boekhoudschandalen moest het vertrouwen van de maatschappij in de financiële verslaglegging hersteld worden. En lag de nadruk in de functie van de controller op de opzet en werking van een stelsel van interne beheersingsmaatregelen. In de jaren '90 kwam daar vervolgens de rol van business partner bij. Vanuit het management ontstond een behoefte aan een business partner die het management ondersteunt bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. 

1a    De Controller als ...... Bewaker van de Financiële Positie

De concerncontroller is verantwoordelijk voor een juiste, volledige en actuele (financiële) administratie. Zodat op elk moment inzicht bestaat in het resultaat en het vermogen van de organisatie. De controller rapporteert hierover periodiek aan het management. Verder is de controller ervoor verantwoordelijk dat de organisatie liquide en solvabel is. Zodat de organisatie op korte- en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. De concerncontroller is daarmee verantwoordelijk voor:

1. Voeren van een administratie; de concerncontroller is verantwoordelijk voor de inrichting en structuur van de boekhouding. Waarbij de controller enerzijds verantwoordelijk is voor de vertaling van relevante wet- en regelgeving naar het (financieel) systeem. Anderzijds moet de concerncontroller borgen dat de inrichting van het grootboek aansluit bij de financiële informatiebehoefte vanuit de business. Het grootboek vormt het hart van de boekhouding op basis waarvan de balans, de winst- & verliesrekening en andere financiële rapportages worden opgesteld.

2. Opstellen financiële rapportages; het opstellen van financiële rapportages is ook één van de kerntaken van de concerncontroller. Waarbij de controller een onderscheid maakt in externe rapportages die de organisatie verplicht is om te publiceren onder de vigerende wet- en regelgeving. Zoals het opstellen van de jaarrekening. Maar onder de externe rapportages vallen ook rapportages die bijvoorbeeld een bank of toezichthouder eisen. De controller is daarnaast verantwoordelijk voor het opstellen van interne financiële rapportages die inzicht geven in de (ontwikkeling van) de vermogenspositie en de winstgevendheid van bijvoorbeeld producten en/of afdelingen. 

3. Bewaken financiële positie; de concerncontroller (of financieel directeur) bewaakt de financiële positie van de organisatie. Hiertoe stelt de controller op basis van de balans en de winst- & verliesrekening financiële kengetallen en ratio's op die inzicht geven in de (ontwikkeling van) winstgevendheid, liquiditeit en solvabiliteit van de organisatie. Op basis van deze ratio's beoordelen aandeelhouders, toezichthouders en banken de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als netto winstmarge, current ratio, debt ratio, omzetsnelheid en de Gouden Balansregel staan hierbij centraal.

4. Optimaliseren financieringsstructuur; de concerncontroller is verder verantwoordelijk voor het aantrekken van eigen en/of vreemd vermogen. Waarbij de controller streeft naar de meest gunstige verhouding van eigen- en vreemd vermogen zodat de gemiddelde vermogenskostenvoet zo laag mogelijk wordt. Centrale begrippen hierbij zijn de balans, financieel hefboomeffect, solvabiliteit, het Capital Asset Pricing Model en optimale financieringsstructuur.

5. Opstellen kostenverdeelstaat; de concerncontroller is ook verantwoordelijk voor een stelsel van interne (kosten)verrekeningen. De controller moet er voor zorgdragen dat indirecte kosten op een bedrijfseconomische juiste manier aan de verschillende afdelingen en/of producten worden toegerekend. Zodat de business in staat is om de juiste beslissingen te maken. Hierbij staan begrippen als verbijzondering van indirecte kosten, constante kosten, interne doorbelastingen, direct costing en opslagcalculatiemethode centraal.  

6. Digitaliseren van (financiële) processen; om doelmatigheidsoverwegingen en om financiële feiten tijdig, juist en volledig in de administratie vast te leggen worden processen op de administratie steeds vaker (volledig) geautomatiseerd. Zo worden verplichtingen die aan zijn gegaan in het inkoopproces direct vastgelegd in het financieel systeem. En versturen leveranciers geen facturen meer die gescand moeten worden maar XML bestanden die direct verwerkt kunnen worden. Verder heeft digitalisering als groot voordeel dat je functiescheiding met behulp van autorisatieschema's makkelijk binnen de informatiesystemen kunt realiseren.   

7. Geautomatiseerde informatievoorziening; de concerncontroller stelt samen met de business de informatiestructuur van de organisatie vast. Daarin wordt duidelijk op welke informatie(aspecten) de organisatie wil sturen. Veel voorkomende aspecten zijn wet- en regelgeving, bedrijfsvoering, winst & kostprijzen per product/afdeling of specifieke marktinformatie zoals marktaandeel, klanttevredenheid etc. De concerncontroller is ervoor verantwoordelijk dat de informatie elementen in het informatiesysteem worden vastgelegd. En voor de gebruiksvriendelijke ontsluiting ervan. Veelal zet de controller hiervoor business intelligence in. 

1b    De Controller als ...... Business Partner

De concerncontroller of financieel directeur is dé adviseur van de directie / het bestuur. De controller ondersteunt en adviseert bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. Verder is de controller de aanjager van procesoptimalisaties en het uitvoeren van bedrijfseconomische analyses. De concerncontroller is daarmee (mede) verantwoordelijk voor:

8. Strategieontwikkeling; de concerncontroller ondersteunt het management bij de ontwikkeling van de strategie. De controller draagt bij door een aandeel te leveren in de product-portfolioanalyse, de marktanalyse en de organisatieanalyse. De controller voert scenarioanalyses uit en rekent mogelijke strategieën door. Begrippen die hierbij centraal staan zijn SWOT-analyse, marktpositionering, productlevenscyclus, kerncompetenties en de Klantenpiramide van Curry.

9. Strategie-implementatie; de concerncontroller ondersteunt het management bij het strategisch plannen. Zodat systemen, processen en de capaciteit van de medewerkers aansluit bij de strategie van de organisatie (alignment). Verder helpt de controller het management bij het vertalen van de strategie in korte termijn doelstellingen en kritische succesfactoren (ksf'n). Om vervolgens van deze ksf’en de prestatie-indicatoren (kpi’s) af te leiden. Begrippen als SMART, kpi-eigenaar, normering en prestatiemanagement staan hierbij centraal.  

10. Begroten, Budgetteren & Prognosticeren; de financiële effecten van strategische beslissingen worden vastgelegd in budgetten. Door (geld)middelen aan specifieke afdelingen en/of projecten toe te kennen wordt duidelijk welke activiteiten binnen de organisatie uitgevoerd moeten worden (en welke niet). De concerncontroller heeft een systeemverantwoordelijkheid voor de opzet en werking van een efficiënt en effectief (budgetterings)proces. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal.

11. Opzet en werking van de planning & controlcyclus; de controller heeft verder ook een belangrijke rol bij het monitoren van de realisatie van de doelstellingen. De planning & controlcyclus geeft richting aan de organisatie en vormt het hart van de beheersorganisatie. De concerncontroller heeft een systeemverantwoordelijkheid voor de opzet en werking van de planning- en controlcyclus. De planning & controlcyclus geeft inzicht in de mate waarin de doelstellingen gerealiseerd worden. Zodat (bij)sturing mogelijk wordt. Begrippen als doelen, management by exception, prestatiemanagement, ksf'n en gesprekscyclus staan hierbij centraal.

12. Bedrijfseconomische en bedrijfskundige adviezen; de (concern)controller geeft inzicht in de kostenstructuur van producten, diensten en/of afdelingen. En ondersteunt het management met kostprijzen en investeringsanalyses bij het maken van de juiste beslissingen. De concerncontroller geeft verder bedrijfskundige adviezen bij bijvoorbeeld het uitvoeren van benchmarks, het inrichten van shared services of het al dan niet uitbestedingen van bedrijfsprocessen.

13. Procesoptimalisatie; verder heeft de concerncontroller samen met de directie / bestuur een systeemverantwoordelijkheid voor het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. Door de activiteiten in de organisatie te meten is het mogelijk om de bedrijfsprocessen continu te verbeteren. Prestaties worden onderling én in de tijd met elkaar vergeleken. Waarbij de norm steeds hoger komt te liggen. Niet om de mensen harder te laten werken maar om de mensen slimmer te laten werken. Begrippen als lean, verspilling, klantgerichtheid, kwaliteitsmanagement, verbeterborden en meten=weten staan hierbij centraal.   

1c    De Controller als ...... Intern Toezichthouder

De concerncontroller heeft veder een onafhankelijke toetsende rol binnen de organisatie. De controller is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatievoorziening moet borgen. Verder geeft de controller inzicht in de mate waarin de organisatie voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. De controller is vanuit deze rol hét moreel kompas van de organisatie. De concerncontroller voert als interne toezichthouder de volgende werkzaamheden uit: 

14. Opzet en werking risicomanagementsysteem de controller heeft een systeemverantwoordelijkheid voor de opzet en werking van het risicomanagementsysteem. Het eigenaarschap van de risico's ligt uiteraard bij de business (lijnorganisatie). De concerncontroller is er verantwoordelijk voor dat er een systeem bestaat waarmee kansen risico's op eenduidige manier worden geïdentificeerd, gewaardeerd en beheerst. Begrippen die bij het uitvoeren van de risicoanalyse centraal staan zijn risicobereidheid, tolerantiematrix, risicowaardering, lines of defence en beheersingsmaatregelen.

15. Inrichten administratieve organisatie (AO); een betrouwbare administratieve organisatie is belangrijk om op de juiste wijze financiële verantwoording te kunnen afleggen. Alleen bij een goede administratieve organisatie weet je zeker dat inkomsten en uitgaven juist en volledig worden vastgelegd. In een AO-beschrijving worden bevoegdheden, regels en procedures vastgelegd die het kader vormen voor het administratieve proces. Denk daarbij aan begrippen als risicoanalyse, functiescheiding, interne controles en de procuratieregeling.

16. Opzet en werking van een systeem van Interne Controles; de controller is ook verantwoordelijk voor het feitelijk toetsen of medewerkers zich houden aan de (proces)afspraken die zijn gemaakt. Op basis van het controleplan wordt voor activiteiten met een hoog compliance risico getoetst of de procesafspraken die zijn gemaakt, om deze risico's te mitigeren, na worden geleefd. Zo controleer je met behulp van een steekproef of in de dossiers van nieuwe medewerkers inderdaad een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanwezig is. En of alle inkopen bij de overheid boven een bepaald bedrag Europees zijn aanbesteed. 

17. Inrichten Three lines of defence; de concerncontroller heeft een verantwoordelijkheid voor het positioneren en integreren van de controlerende functies (de zogenaamde GRC functies; Governance, Risk en Compliance) in de bedrijfsprocessen. En wel op zo'n manier dat manier dat de risicocultuur versterkt wordt. En managers verantwoordelijkheid nemen voor het managen van risico's en de interne beheersing. Met het Three lines of defence wordt er duidelijk hoe de uitvoerende en controlerende taken zijn verdeeld en hoe daarbij wordt samengewerkt.     

1d    De Controller als ...... Organisatieadviseur

De concerncontroller heeft tenslotte ook een verantwoordelijkheid voor het effectief, efficiënt en rechtmatig handelen van de organisatie in het algemeen en die van de medewerkers in het bijzonder. Samen met de bestuurder/algemeen directeur is de concerncontroller verantwoordelijk voor opzet en werking van het managementcontrolsysteem die richting geeft aan de organisatie en haar processen. En wel op zodanige manier dat processen, systemen en procedures bijdragen aan het effectief, doelmatig en rechtmatig handelen van het management en de medewerkers.

18. Opstellen en vaststellen Sturingsfilosofie; in de sturingsfilosofie stelt de concerncontroller samen met de directie / het bestuur de uitgangspunten vast die de organisatie hanteert om richting te geven aan de organisatie. Uitgangspunten, de zogenaamde sturingsbeginselen, hebben betrekking op de manier van managen, de organisatiecultuur en de inrichting van de organisatie. Gezamenlijk vormen deze uitgangspunten de basis voor het managementcontrolsysteem c.q. besturingsmodel van een organisatie.

19. Opzet en werking Managementcontrolsysteem (Besturingsmodel); de concerncontroller is samen met de bestuurder / algemeen directeur verantwoordelijk voor de opzet en werking van het managementcontrolsysteem. Op basis van de sturingsfilosofie van het bedrijf wordt in het managementcontrolsysteem (of besturingsmodel) duidelijk welke beheersinstrumenten een bedrijf inzet om richting te geven aan de organisatie en haar processen. Daarmee verschaft een managementcontrolsysteem bestuurders en managers één kader voor de aansturing van een organisatie. Waarbij een balans moet worden gevonden tussen de inzet van hard en soft controls.

20. Gevraagd en ongevraagd Advies; de concerncontroller heeft verder vanuit zijn of haar rol zicht op ontwikkelingen die zich binnen en buiten de organisatie voordoen.  De concerncontroller adviseert het bestuur / de directie gevraagd en ongevraagd over kansen, risico's of problemen die zich voordoen. En komt met voorstellen op het gebied van bijvoorbeeld structuurwijzigingen, procesverbeteringen, digitaliseringsvraagstukken of het doorvoeren van besparingen. 

2   Different controllers for different purposes

De vier taken waarvoor de (concern)controller verantwoordelijk is vergen specifieke kennis en vaardigheden. Het is zo goed als onmogelijk om het geheel aan kennis en vaardigheden dat nodig is voor al deze taken in één functie te verenigen. Benodigde vaardigheden liggen bij de rollen niet altijd in elkaars verlengde en zijn soms zelfs tegenstijdig. En dan laat ik de hoeveelheid werkzaamheden die deze persoon dan moet uitvoeren nog buiten beschouwing. Daarom zien we in de praktijk dat de rol van de (concern)controller is opgesplitst in de volgende functies: 

• DE BOEKHOUDER  →  Vastleggen van de cijfers; de boekhouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker crediteuren, debiteuren, grootboek en kas/bank worden financiële feiten conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering vastgelegd.

• FINANCIAL CONTROLLER  →  Rapporteren over de cijfers; de financial controller is er verantwoordelijk voor dat de (financiële) informatievoorziening voldoet aan de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De financial controller is verder verantwoordelijk voor de financiële rapportages en het opstellen van de jaarrekening. De financial controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op de financiële ratio's. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen.  

• BUSINESS CONTROLLER  →  Werken met de cijfers; de business controller is dé adviseur van het management en de directie. Vanuit bedrijfskundig perspectief geeft de business controller advies over strategische- en organisatievraagstukken. De business controller is verder verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus waarmee op gestructureerde wijze de voortgang van de doelstellingen wordt gemonitord. Verder voert de business controller bedrijfseconomische analyses uit als investeringsanalyses en kostprijsberekeningen. Tenslotte heeft de business controller een belangrijke rol in het continu verbeteren van operationele processen en de controles daarop.  

• COMPLIANCE OFFICER  →  Controleren van de cijfers; de compliance officer (of medewerker interne controle) heeft een onafhankelijke toetsende functie binnen de organisatie. De compliance officer is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. De compliance officer ziet erop toe dat de organisatie opereert binnen de bestaande wet- en regelgeving. Begrippen als administratieve organisatie, risicoanalyse, interne controles en de 'in control statement' staan daarbij centraal.

• CONCERNCONTROLLER  →  Verantwoordelijk voor alle cijfers; de concerncontroller verenigt alle vier de rollen van de controller in één functie. Zij het dat de daadwerkelijke uitvoering vaak bij één van de andere (controllers)functies ligt. De concerncontroller geeft richting, is kaderstellend en is eindverantwoordelijke voor de financiële positie van de organisatie en de rapportages daarover aan de directie. Tegelijkertijd is de concerncontroller het moreel kompas én de belangrijkste adviseur van de directie.    

De functie van boekhouder, financial controller, business controller en compliance officer zijn verschillend en vereisen specifieke kennis en vaardigheden. Toch hebben deze functies één gemene deler. De functies vinden hun oorsprong in het vakgebied Finance & Control. De functionarissen zijn daarmee allemaal expert op het gebied van cijfers, getallen en processen. Zij het dat elke functie op haar eigen manier aan/met de cijfers werkt. Afhankelijk van de grootte en type organisatie zie je dat in veel organisaties één functionaris meerdere rollen tegelijkertijd uitvoert. Zo zie je dat in kleinere organisaties de boekhouder (hoofd administratie) vaak zowel verantwoordelijk is voor de boekhouding als voor de rol van financial controller.

3   Financieel Directeur of Controller?

What's in the name? Elke organisatie kent een eindverantwoordelijke voor de financiële kolom. Of deze nu de titel van financieel directeur, (concern)controller of CFO heeft. Binnen de overheid komt de functie van concerncontroller als eindverantwoordelijke vaker voor. Terwijl binnen bedrijven de titel van financieel directeur meer wordt gebruikt. En de titel van Chief Financial Officer (CFO) kom je weer vaker tegen in grote internationale bedrijven. Maar alle drie de functies hebben dezelfde verantwoordelijkheid, namelijk die voor de financiële functie binnen een organisatie/bedrijf.