Specificeren Inkooppakketten

Specificeren

Specificeren is de 2e stap in het inkoopproces. Specificeren is het beschrijven van de inkoopbehoefte. Wanneer de inkoopbehoefte is geïnventariseerd en de strategie per inkooppakket is vastgesteld is de volgende stap het opstellen van het programma van eisen. De eisen en wensen die in de specificatie zijn opgenomen bepalen hoe de markt aan de inkoopbehoefte kan voldoen. De markt biedt immers aan waar u om vraagt.
 

Functionele specificaties

Bij het functioneel specificeren wordt vanuit het gebruikersperspectief vastgesteld wat het product moet doen. De inkooporganisatie specificeert samen met de gebruikersorganisatie de functionele wensen. De gebruikersorganisatie is daarbij bepalend.

 
Een voorbeeld; de interne organisatie vraagt om een computer dat normaal gebruik van kantoorapplicaties zoals Outlook, Excel, PowerPoint en Word ondersteunt, die continu beschikbaar is, gebruikersvriendelijk is, updates in het besturingssysteem automatisch verwerkt en die ergonomisch verantwoordelijk is.
 

Technische specificaties

De functionele specificaties worden vervolgens verder uitgewerkt in technische specificaties. Dit is ook noodzakelijk omdat in het voorbeeld hierboven 80% van alle bestaande computers voldoen aan de functionele wens. In het programma van eisen worden de functionele wensen geconcretiseerd. Er wordt gedetailleerd vastgelegd aan welke afmetingen, prestaties en andere eigenschappen het product moet voldoen.
 
Een voorbeeld; in het geval van de computer worden eisen gesteld aan de snelheid van de processor, de grote van het beeldscherm, het soort muis, grote van het intern en extern geheugen, etc..
 

Let op!

Het is niet altijd wenselijk om het programma van eisen tot op detail uit te werken. Hoe specifieker het programma van eisen hoe minder groot het aanbod in de markt hoe hoger de prijs die je moet betalen. Verder ontneem je de leveranciers bij gedetailleerde specificaties de mogelijkheid om met eigen oplossingen te komen die wel degelijk aan de functionele behoefte kunnen voldoen.
 
Een voorbeeld; in het geval van de computer in het voorbeeld hierboven is aangegeven dat de computer moet beschikken over een minimale hoeveelheid intern en extern geheugen. De moderne oplossing van 'in the cloud' werken is daarmee niet meer mogelijk. Terwijl deze oplossing ook zeker voldoet aan de functionele behoefte en vaak nog goedkoper is dat de aanschaf van een eigen computernetwerk.   
 
Bij overheidsorganen moeten de specificaties ook transparant, non-discriminatoir en niet in strijd zijn met het gelijkheidsbeginsel. Verder mag de specificatie niet tot gevolg hebben dat de marktbewerking wordt belemmerd.
 

Kwaliteitseisen

Het is vaak de inkoopafdeling die de functionele specificaties opstelt omdat hier specifieke kennis en kunde voor nodig is. De inkoopafdeling maakt hiervoor gebruik van standaarden die in de markt beschikbaar zijn. In het voorbeeld van hierboven voor een IT-behoefte wordt veelal gebruik gemaakt van de zogenaamde KEM-eisen (Samenvatting ICT-kwaliteitseisen ) . De KEM-eisen geven aan welke kenmerken u in de functionele specificaties moet opnemen.

Deel House of Control via Social Media