De 3 control mechanismen van Ouchi

Vraagstelling Ouchi

Op de pagina Managementcontrolsystemen wordt toegelicht wat een managementcontrolsysteem nu precies is, wat de belangrijkste ontwerpvariabelen van een managementcontrolsysteem zijn en welke concrete instrumenten je kunt inzetten om 'in control' te geraken. Op deze pagina wordt de theorie van Ouchi verder uitgewerkt. Ouchi wil met zijn theorie antwoord geven op de vraag hoe je ervoor zorgt dat medewerkers met gedeeltelijk eigen belangen samen gaan werken om één gezamenlijk organisatiedoel te realiseren. En welke beheersinstrumenten je in moet zetten om dit mogelijk te maken.   
 

Markets, Bureaucraties and Clans

Ouchi stelt op basis van de transactietheorie (het soort activiteit) en het sturen van menselijk gedrag op welke wijze activiteiten het meest effectief binnen een organisatie georganiseerd kunnen worden. Ouchi onderscheidt drie vormen om de relatie tussen opdrachtgever/werkgever en opdrachtnemer/werknemer vorm te geven:
 
  1. Marktcontrol; het marktmechanisme gaat uit van een perfecte markt. In een perfecte markt geeft de prijs van een goed of dienst de exacte waarde hiervan aan. Zonder dat er aanvullende informatie benodigd is geeft dit de mogelijkheid om de exacte prestatie en bijdrage van een individu te meten en in lijn daarvan te belonen. Theoretisch is dit mogelijk en het marktmechanisme is daarmee een efficiënte methode voor control, door Ouchi marktcontrol genoemd. Een voorbeeld hiervan is PostNL die zelfstandige postbezorgers inhuurt die op basis van het aantal pakketjes worden beloond. 
  2. Bureaucratische control; de markt is echter praktisch nooit perfect, waardoor marktcontrol wordt vervangen door hiërarchische relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Vanwege informatie-asymmetrie is aanvullende informatie nodig om control te kunnen uitoefenen. Er kan niet alleen maar worden gekeken naar het resultaat, maar managers moeten ook de feitelijke activiteiten gaan beoordelen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van bureaucratische mechanismen of controls. Onderdelen van bureaucratische control zijn werkinstructies, regels, rapportages en beoordeling van de wijze waarop werkzaamheden zijn uitgevoerd. De beoordeling van prestaties gebeurd door de geleverde inspanningen en de output te vergelijken met voor gedefinieerde doelen, budgetten en richtlijnen. De overheadkosten zijn hierdoor hoger in vergelijking met marktcontrol. 
  3. Clancontrol; bij het ontbreken van een vergelijkende markt of bij zeer hoge kosten van bureaucratische control kan gebruik worden gemaakt van clan control. Hierbij wordt uitgegaan van individuen die handelen naar wat algemeen als normaal wordt gezien. Of zoals Ouchi over clan mechanisme schrijft: "samenwerking bereiken door selectie en socialiseren van individuen zo dat hun individuele doelen de doelstelling van een organisatie voor een groot deel overlapt".
 
Let op! Ouchi stelt niet dat je of voor marktcontrol of voor bureaucratisch control moet kiezen. Volgens Ouchi kunnen voor de verschillende activiteiten binnen een organisatie verschillende vormen van control gebruikt worden. Een organisatie is dan ook een lappendeken van controlemechanismen die afhankelijk van de meetbaarheid van de output en activiteiten vorm wordt gegeven.
 

Meetbaarheid van de activiteiten

Voor elke vorm van bureaucratische control of marktcontrol is het van essentieel belang dat de gewenste prestatie met redelijke betrouwbaarheid goed kan worden gemeten. Ouchi stelt dat de meetbaarheid van activiteiten wordt bepaald door middel van kennis van het (transformatie)proces en de mogelijkheid om de output (de prestatie) te meten. Daar waar zowel de output gemeten kan worden als de kennis van het transformatieproces groot is kun je controlemechanismen gebruiken die zijn geënt op marktcontrol of bureaucratische control. Daar waar de resultaten niet meetbaar zijn en de kennis over het transformatie niet of nauwelijks aanwezig is moet het controlemechanisme meer gebaseerd zijn op Clancontrol. De organisatie moet in dat geval op basis van soft controls aangestuurd worden. Terwijl je juist weer meer gebruik maak van hard controls (zoals richtlijnen, instructies, rapportages) als je kennis hebt van het voortbrengingsproces maar het resultaat niet kan meten (Bureaucratisch control). De 3 controlmechanismen van Ouchi hebben overigens grote overeenkomsten met de Action- Result-, Personnel- en Cultural control van Merchant
 

Kenmerken

Voor elke van de drie managementcontrolsystemen heeft Ouchi karakteristieken opgesteld voor de verschillende aspecten van control, dit varieert van commitment van medewerkers, tot het detailniveau van verzamelde informatie en de kosten hiervan. Martin, Professor Emeritus, University of South Florida heeft de belangrijkste kenmerken van Markt-, Bureaucratische- en Clancontrol als volgt samengevat:
 
 

Kanttekeningen Ouchi

Ouchi heeft met zijn standaardwerk het vakgebied managementcontrol verrijkt. Door de transactietheorie centraal te stellen in zijn theorie werd duidelijk dat het 'soort activiteit' bepalend is voor het inrichten van een managementcontrolsysteem. Daarnaast introduceerde Ouchi de 'Clan control'. Een soort van controlemechanisme die daarvoor niet of nauwelijks aandacht genoot. Toch zijn er ook wel een aantal beperkingen in de theorie van Ouchi:
 
  • Snel veranderende omgeving; het model van Ouchi stelt de strategie niet alleen centraal. Deze wordt ook min of meer als vast gegeven beschouwd. In de snel veranderende omgeving van nu is dat een achterhaald concept. Daarom zie je in meer recente modellen over managementcontrol dat strategisch management onderdeel geworden is van managementcontrol. En dat de focus niet alleen meer ligt op de implementatie van de strategie maar ook op het creëren van een lerende organisatie zodat deze zich snel aan de veranderende omgeving kan aanpassen. 
  • Concrete handvatten; het model van Ouchi wordt bekritiseerd omdat het model geen handvatten geeft hoe te komen tot een goede balans van control instrumenten om een effectief controlsysteem te implementeren. 

Deel House of Control via Social Media