Inkooporganisatie & Profiel inkopers

Inkoopniveaus

Om te bepalen hoe de inkooporganisatie er uit moet zien is het handig om vast te stellen welke taken tot de inkoop behoren. Dan is het gemakkelijker om vast te stellen of een bepaalde taak centraal dan wel decentraal belegd moet worden. We onderscheiden de volgende taken;
 
  • Strategische inkoop; richt zich op inkoopbeslissingen die de concurrentiepositie van de organisatie beïnvloeden. Denk daarbij aan het al dan niet uitbesteden van de inkoopfunctie, het aangaan van inkoopsamenwerking, het al dan niet gebruik maken van e-procurement, etc..
  • Tactische inkoop; hier staat het inventariseren en specificeren van de inkoopbehoefte en het selecteren en contracteren van de leveranciers centraal.
  • Operationele inkoop; betreft veelal het daadwerkelijk bestellen. Dit inkoopniveau is bijna altijd decentraal belegd bij de businessunits c.q. afdelingen.
 

Centraal of decentraal?

Op basis van de strategie van de onderneming, het type organisatie, het inkoopvolume en het ontwikkelingsstadium van de inkoopfunctie bepaalt u de organisatorische ophanging van de inkoopfunctie.
 
  • Centrale inkooporganisatie; bij een centrale inkooporganisatie is de inkoopafdeling meestal verantwoordelijk voor de strategische inkoop. Verder doen de medewerkers van de inkoopafdeling een beroep op de interne klanten bij het specificeren van de producten en diensten om zodoende de behoeften te inventariseren. Het selecteren en contracteren vindt uitsluitend door de inkoopafdeling plaats.
  • Decentrale inkooporganisatie; bij een decentrale inkooporganisatie kopen meerdere afdelingen op tactisch en operationeel niveau in. De diverse afdelingen specificeren zelfstandig wat zij nodig hebben. Zij gaan vervolgens – zonder overleg en afstemming met andere afdelingen – leveranciers selecteren en contracteren. Vervolgens bestellen en bewaken zij ook zelf. De acceptatie van de afgesloten contracten is groot.
  • Gecoördineerde inkooporganisatie; een gecoördineerde inkooporganisatie houdt in dat enerzijds de behoeften vanuit de organisatie worden gebundeld. En anderzijds dat de draagvlak voor de afgesloten contracten groot is. De organisatie bereikt dit door medewerkers uit verschillende afdelingen zo actief en gecoördineerd mogelijk te betrekken bij de inkoopactiviteiten. De tactische inkoop laat men niet door één vaste afdeling uitvoeren, maar door diverse tijdelijke inkoopteams. De afdeling inkoopcoördinatie zorgt voor een goede samenstelling van deze inkoopteams met een juiste balans in deskundigheid.
 

Profiel Inkopers

Ook bij de inkoopafdeling geldt dat de medewerkers het werk doen en daarmee de doelmatigheid en effectiviteit van de inkoopfunctie bepalen. Het is van belang de juiste eisen te stellen aan de kennis en kunde van de inkoopmedewerkers. De eisen die aan de inkoper mogen worden gesteld hangt af van de rol die hij of zij binnen de inkoopfunctie vervult. Aan de contractbeheerder worden andere eisen gesteld dan aan de strategisch inkoper. De inkoper moet afhankelijk van haar exacte rol in meer of mindere mate beschikken over de volgende competenties:
 
  • Analytisch vermogen; onderzoekt, herkent en begrijpt de essentiële elementen van een vraagstuk. Identificeert en verzamelt relevante feiten en brengt deze op logische wijze met elkaar in verband.
  • Effectief communiceren; de inkoper kan zijn boodschap duidelijk overbrengen, weet door het creëren van een gemeenschappelijk doel weerstanden op te heffen, kan goed luisteren en is flexibel en assertief wanneer nodig.
  • Klantgerichtheid; de inkoper moet zowel met de interne klant als met de (strategische) leveranciers een effectieve relatie kunnen opbouwen.
  • Inlevingsvermogen; een inkoper kan alleen effectief zijn als deze zich kan inleven in de belangen en motieven van andere belanghebbenden. De inkoper kan daar dan op inspelen.
  • Resultaatgerichtheid; de inkoper kan een probleem niet alleen ontleden maar beschikt ook over de vaardigheid om het probleem vervolgens op te lossen. Zodat het beoogde resultaat wordt behaald.
  • Juridisch inzicht; de inkoper is in staat om het eigen handelen, het handelen van de eigen organisatie of die van de leverancier vanuit een juridisch perspectief te beoordelen.
 
Vaak worden de bovenstaande eisen uitgebreid met competenties zoals plannen en organiseren, overtuigingskracht, delegeren, besluitvaardigheid en ondernemerschap. En zo ontstaat de alleskunner, de duizendpoot. Het House of Control adviseert u om bij het opstellen van het inkoopprofiel maximaal 6 competenties op te nemen. Welke dat zijn hangt af van de exacte rol van de inkoper en de benodigde senioriteit.

Deel House of Control via Social Media