Inkoopanalyse (= Spendanalyse)

Inkoopmanagement

Uit onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen organisaties steeds belangrijker wordt. Enerzijds omdat inkoop een steeds belangrijkere rol krijgt in het voortbrengingsproces van organisaties. Anderzijds omdat er nog steeds kostenbesparingen te realiseren zijn. Op deze pagina wordt duidelijk wat een inkoopanalyse (of spendanalyse) is, hoe je deze kunt uitvoeren en hoe de inkoopanalyse bijdraagt aan het efficiënter maken van de inkoopfunctie.

1   Inkooppakketten

2   Waarom Inkoopanalyse? 

a   ABC-analyse
b   Kwalitatieve analyse 

3   Gratis Scan

4   Andere Inkoopmodellen

a   Competent Inkoopmanagement
b   Strategie & Inkoopbeleid
c   Besparingen op Inkopen
d   Inkoopproces 

1   Inkooppakketten

De inkoopanalyse geeft inzicht in de financiële stroom die samenhangt met de inkopen. Tegenover elke inkoop staat een factuur. Daarmee vormt de (financiële) administratie de basis voor een kwantitatieve analyse van het leveranciersbestand. De facturen en de uitgaande geldstromen geven veel informatie voor de inkoopanalyse:

• Aantal facturen en inkoopvolume per leverancier;
• Aantal leveranciers per kostensoort;
• Organisatieonderdeel waarvoor is ingekocht (kostenplaats);
• Aandeel van kostensoort in totaal inkoopvolume.

Het totale inkoopvolume is de optelsom van alle factuurbedragen in een jaar. Om de administratie te doorgronden is het raadzaam om gelijksoortige kostensoorten te bundelen. Zo ontstaan inkooppakketten met gelijksoortige producten en diensten die je bij één leverancier zou kunnen inkopen. Voorbeelden van inkooppakketten of productfamilies zijn schoonmaak, ICT, Telefonie, vervoer of catering.

2   Waarom inkoopanalyse?

Deze zogenaamde inkooppakketten vormen een belangrijke factor voor de verdere inkoopanalyse. veelal worden hiervoor de volgende inkoopmodellen gebruikt:

• C-curve; Toegevoegde waarde; de inkoopanalyse geeft informatie over de toegevoegde waarde van de inkooppakketten in relatie tot de organisatiedoelstellingen. Per inkooppakket kan worden bepaald wat ze bijdragen aan de winst en/of strategie van de organisatie. 
• Strategie per inkooppakket; op basis van de toegevoegde waarde van de verschillende inkooppakketten kan met behulp van de Kraljic matrix per inkooppakket een inkoopstrategie worden vastgesteld. Het moge duidelijk zijn dat bij strategische producten een andere relatie met de leverancier nodig is dan bij routine- of knelpuntproducten. 
• Inkoopvoordelen; de inkoopanalyse geeft informatie binnen welke inkooppakketten het grootste besparingspotentieel ligt. Daar kan bij het specificeren van de inkooppakketten rekening mee worden gehouden. Immers inkoopvoordelen realiseer je in de specificatiefase en in mindere mate in de onderhandeling met de leveranciers. 

2a   ABC-analyse

Een veelgebruikte techniek voor de inkoopanalyse is de ABC-analyse. Op basis van de gegevens uit de financiële administratie wordt het aandeel van de verschillende inkooppakketten afgezet tegen de totale inkoopvolume. De ABC-analyse maakt duidelijk hoeveel geld de organisatie uitgeeft, voor welk organisatieonderdeel dat gebeurt en aan welke leveranciers dat wordt uitgegeven. Op basis van de ABC-analyse ontstaat dan bijvoorbeeld de volgende verdeling:

• A-inkooppakketten; 20% van de inkooppakketten, die verantwoordelijk zijn voor 80% van het inkoopvolume.
• B-inkooppakketten; 30% van de inkooppakketten, die verantwoordelijk zijn voor minder dan 15% van het inkoopvolume.
• C-inkooppakketten; 50% van de inkooppakketten, die verantwoordelijk zijn voor een zeer klein deel (5%) van het inkoopvolume.

2b   Kwalitatieve analyse

Naast de kwantitatieve inkoopanalyse bestaat ook de kwalitatieve inkoopanalyse. Hier staan de effectiviteit en doelmatigheid van de inkoopfunctie zelf centraal. Bij een kwalitatieve analyse komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Evaluatie van het huidige inkoopbeleid
• De organisatie van de inkoopfunctie
• Processen, taken en bevoegdheden
• De rol van internet in het inkoopproces
• Is de juiste kennis en kunde aan boord?

3   Scan Inkoopfunctie

4   Andere Inkoopmodellen

De inkoopanalyse (of spendanalyse) moet periodiek worden uitgevoerd en staat aan de basis om de inkoopfunctie binnen de organisatie te verbeteren. Wil je een bredere analyse van de inkoopfunctie uitvoeren dat adviseer ik je om ook onderstaande modellen te raadplegen.

1. Competent Inkoopmanagement; in het raamwerk Competent Inkoopmanagement wordt op basis van de ervaringen van House of Control en aan de hand van bekende inkoopmodellen en -theorieën in een aantal stappen duidelijk hoe je de inkoopfunctie van de eigen organisatie kunt beoordelen en verbeteren.
2. Inkoopstrategie & Inkoopbeleid; met behulp van de C-curve (Van Oppen) wordt duidelijk welke bijdrage de inkoopfunctie levert aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Verder worden begrippen zoals inkoopsynergie, marktbenadering, procuratieregeling, maatschappelijk ondernemen, in-/uitbesteden en inkoopbeleid toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.
3. Besparen op Inkopen; met de theorie van Telgen wordt duidelijk dat het grootste besparingspotentieel van een organisatie vaak niet zit in het (nog) beter onderhandelen met de leverancier. De grootste besparingen worden in de eerste stappen van het inkoopproces gerealiseerd voordat met de leveranciers wordt onderhandeld.
4. Inkoopproces; op deze pagina staan de zeven stappen van het inkoopproces van Prof. Dr. A.J. Weele uitgeschreven. En welke maatregelen je kunt nemen om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen. Verder wordt hier ingegaan op de mogelijkheden om het inkoopproces geautomatiseerd te ondersteunen.