Indirecte kosten

Bij het berekenen van een kostprijs is het toerekenen van indirecte kosten aan een product het meest lastige. Het probleem met indirecte kosten (zoals ICT-kosten of kosten van de beveiliging of van de directie) is dat ze niet direct aan een product toegerekend kunnen worden. Op deze pagina worden verschillende methoden uitgelegd hoe je de indirecte kosten aan een product kunt toerekenen. Dit noemen we in het vakgebied Bedrijfseconomie kostenverbijzondering. 

1   Methoden om indirecte kosten toe te rekenen

In de praktijk blijkt dat de verschillende vormen van het toerekenen van indirecte kosten aan producten tot sterk verschillende kostprijzen kunnen leiden. Als we de opslagcalculatiemethode buiten beschouwing laten vanwege haar grofheid dan valt op dat bij activity based costing kostprijzen van producten die relatief in minder grote aantallen worden geproduceerd aanzienlijk hoger liggen dan bij de kostenplaats methodiek. Dit omdat activity based costing rekening houdt met omstelkosten van bijvoorbeeld productielijnen.

1a   Direct Costing

Bij Direct Costing worden alleen de directe variabele kosten aan de producten toegerekend. De indirecte kosten worden in tegenstelling tot de andere calculatiemethoden niet verbijzonderd maar direct ten laste van het resultaat gebracht. Direct Costing wordt dus niet gebruikt voor het vaststellen van verkoopprijzen (deze zouden immers te laag zijn). Daarentegen kan Direct Costing interessante informatie opleveren voor het berekenen van de Break-Even-Afzet of het vaststellen van de minimale kostprijs of het belang van de diverse producten binnen de productenportfolio.  

• Contributiemarge; binnen de methodiek van Direct Costing geeft de contributiemarge weer wat de bijdrage is van elk product aan de dekking van de vaste kosten. Waarbij de contributiemarge van een product gelijk is aan de verkoopprijs minus de variabele kosten. Door de contributiemarge van producten met elkaar te vergelijken wordt duidelijk welke producten het meest bijdragen aan het dekken van de constante kosten.

• Korte termijn focus; Direct Costing kan een goed instrument zijn voor het doen van productiebeslissingen en kostenbeheersing op korte termijn. Voor lange termijn beslissingen voor het vaststellen van verkoopprijzen en productiecapaciteit schiet Direct Costing tekort. Immers het is noodzakelijk om dan ook de indirecte kosten te betrekken. Op lange termijn zijn indirecte kosten veelal wel variabel. Immers je kan voor de lange termijn besluiten een fabriek af te stoten of de overhead te laten krimpen. Je hebt deze informatie nodig voor het maken van onderbouwde beslissingen.

1b   Opslagcalculatiemethode

Bij de opslagcalculatie worden de indirecte kosten door middel van een opslag aan een product toegerekend. Bij de opslagcalculatiemethode worden de indirecte kosten dus variabel gemaakt. De indirecte kosten worden uitgedrukt in een percentage van het  totaal van de variabele kosten (of van één van de variabele kostensoorten, bijvoorbeeld de directe loonkosten). De kosten per product wordt nu berekend door over de variabele kosten een opslagpercentage voor indirecte kosten 'in rekening te brengen'. De Opslagcalculatiemethode is een eenvoudige doch grove methode. 

1c   Kostenplaatsenmethode

Bij de kostenplaatsenmethode worden directe en indirecte kosten, net zoals bij de opslagcalculatiemethode, aan de producten toegerekend. Bij de kostenplaatsmethode wordt geen gebruik gemaakt van een opslag op de variabele kosten maar van kostenplaatsen. De indirecte kosten zoals de telefoonkosten worden eerst toegerekend aan de kostenplaatsen en uiteindelijk aan de kostendragers (de producten). De kostenplaatsmethode wordt schematisch als volgt weergegeven:

1. Kostensoorten; de eerste stap (zoals bij elke calculatiemethode) is het bepalen van welke kostensoorten direct aan de producten toegerekend kunnen worden (materiaalkosten, man-uren) en welke kostensoorten indirect zijn om die vervolgens aan de kostenplaatsen toe te kennen.
2. Directe kosten; de directe kosten worden direct aan de kostendrager c.q. het product toegerekend. Het kan daarbij gaan om directe variabele kosten zoals kosten van materiaal dat per product wordt verbruikt of om directe contante kosten. Hier gaat het dan om kosten die direct gerelateerd zijn aan één product maar de kosten wijzigen niet met de omvang van de productie. Bijvoorbeeld specifieke marketingkosten die worden gemaakt voor één specifiek product.
3. Indirecte kosten; de indirecte kosten worden op basis van verdeelsleutels toegerekend aan de hulp- en hoofdkostenplaatsen. Zo worden de huurkosten toegerekend aan de afdelingen op basis van het aantal m2 dat een afdeling in gebruik heeft. Vervolgens worden de kosten van de hulpkostenplaatsen met een verdeelsleutel toegerekend aan de hoofdkostenplaatsen. 
4. Hulpkostenplaatsen; bij hulpkostenplaatsen zijn de activiteiten van de afdeling niet direct herleidbaar naar de producten van de organisatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de afdeling administratie en de kosten van het management. De kosten die drukken op de hulpkostenplaatsen moeten dus weer met een sleutel verdeeld worden over de hoofdkostenplaatsen. 
5. Hoofdkostenplaatsen; dit zijn kostenplaatsen die een directe relatie hebben met de producten die de organisatie voortbrengt. Maar die niet direct zijn toe te rekenen aan één product. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afdelingen productie en R&D.
6. Kostendragers; tenslotte worden de kosten van de hoofdkostenplaatsen op basis van een verdeelsleutel toegerekend aan de kostendragers c.q. producten. Zo worden de productiekosten toegerekend op basis van bijvoorbeeld aantal machine uren per product. Als alle kostensoorten direct dan wel indirect aan een product zijn toegerekend dan kan met de kostprijsformule de kostprijs berekend worden.  

Bij de traditionele kostprijsberekeningen (de opslagcalculatiemethode én de kostenplaatsmethode) worden op basis van verdeelsleutels kosten aan afdelingen toegekend. Maar dat wil niet zeggen dat deze afdelingen de kosten ook echt hebben veroorzaakt. Er is geen direct verband tussen de kosten en de diegene die de kosten echt veroorzaken. Er ontstaat een scheef kostenbeeld. Waardoor kostprijzen minder nauwkeurig zijn. Zo worden telefoonkosten bijvoorbeeld op basis van aantal fte verdeeld over de verschillende afdelingen. Terwijl  het zeer waarschijnlijk is dat de verkoopafdeling veel meer belt dat de productie- en R&D afdeling. De afdeling R&D lijkt daardoor duurder dan ze werkelijk is.

1d   ABC-costing

Omdat als gevolg van automatisering het aandeel van de indirecte kosten in de totale kosten sinds de jaren '90 sterk is gestegen wordt het nadeel van de traditionele kostprijsberekening steeds groter. Daarom hebben Kaplan en Bruns ABC-costing geïntroduceerd. Een kostprijssystematiek die tot meer nauwkeurige kostprijzen leidt omdat deze methodiek uitgaat van het principe: de vervuiler betaalt.

• Kostprijssystematiek; qua systematiek is deze methode gelijk aan de kostenplaatsenmethode. Bij ABC-costing worden de indirecte kosten echter toegerekend aan activiteiten (en niet aan afdelingen) waarbij een causaal verband wordt gelegd tussen de kostenveroorzakers en de indirecte kosten.
• Activiteiten en Costdrivers; ABC-costing onderkent activiteiten (kostengroepen) die met behulp van een waardeketen - en activiteitenanalyse in kaart worden gebracht. Bijvoorbeeld de telefoonkosten of productiekosten. Per kostengroep wordt de meest kenmerkende activiteit tot cost driver benoemd. In het geval van de telefoonkosten en de productiekosten zijn dat vaak het aantal minuten dat er gebruik wordt gemaakt van de telefoon dan wel de productiemachine.
• Tarief; per cost driver wordt een tarief vastgesteld op basis van de toegerekende (gebudgetteerde) kosten van de activiteiten en het verwachte aantal malen dat de betreffende activiteit in de betreffende periode zal plaatsvinden.
• Kostenbeheersing; door de indirecte kosten door te belasten aan de kostenveroorzakers (de vervuiler betaalt) worden de kostprijzen nauwkeuriger en wordt kostenbewustzijn gestimuleerd.

2   Zijn indirecte kosten Constante of Variabele kosten?

Nadat je een methode hebt gekozen om de indirecte kosten aan een product toe te kennen resteert er de keuze de indirecte kosten als variabele kosten of als constante kosten te beschouwen. Dit omdat de kostprijsformule met variabele kosten anders omgaat dan met contante kosten (zie kostprijsformule).

Je kunt ervoor kiezen indirecte kosten variabel te maken. Dat wil zeggen dat je met behulp van verdeelsleutels (aantal medewerkers, omzetcijfers, etc.) een opslagpercentage op de variabele kosten wordt vastgesteld voor de betreffende indirecte kosten. Een goed voorbeeld is een opslag voor energiekosten. Immers als de productie stijgt dan zullen veelal ook de energiekosten stijgen. In dit geval zijn de energiekosten indirecte variabele kosten. Of beschouw je de indirecte kosten als constante kosten (want de kosten veranderen niet mee met de hoogte van de productie)? Ook in het geval moet er verbijzondering plaatsvinden. De management- en huurkosten moeten verbijzonderd worden naar de afdelingen en/of producten waarna ze als contante kosten beschouwd worden en als dusdanig in de kostprijsformule worden opgenomen.

3   Kostprijs & Kostprijsberekening

Het uitvoeren van een verschillenanalyse komt niet uit de lucht vallen. Een verschillenanalyse is binnen het vakgebied Bedrijfseconomie een belangrijk instrument om de oorzaken van verschillen tussen budgetten (begrotingen) en de realisatie te verklaren. Voor een goede verschillendanalyse is het dan ook van belang om je te verdiepen in de totstandkoming van budgetten en kostprijsberekeningen. Alleen dan kun je de verschillen die je constateert goed verklaren.    

• Kostprijsberekening; op deze pagina wordt het verschil tussen target costing en de traditionele manier van kostprijsberekening toegelicht. Verder wordt aan de hand van een rekenvoorbeeld duidelijk hoe je een kostprijs moet berekenen. En dat je deze kostprijs vervolgens kan gebruiken voor bepalen van winstgevendheid van de organisatie of voor investeringsselectie.

• Soorten Kosten; voor een goed begrip van kostprijzen en het uitvoeren van een verschillenanalyse is het van belang het begrip kosten beter te duiden. Begrippen zoals kostenplaats, kostensoort, (in)directe kosten, variabele & constante kosten, historische en actuele kosten en marginale kosten worden uiteengezet en met elkaar in relatie gebracht.

• Verschillenanalyse; kostprijsberekening en budgetteren zijn vormen van voorcalculatie. Een nacalculatie is een berekening achteraf op basis van gerealiseerde kosten en opbrengsten. Op deze pagina staan de verschillen tussen de begrote en gerealiseerde kostprijs centraal. Begrippen als bezettingsverschil, prijsverschil, efficiencyverschil en verkoopvolume verschil worden hier uitgelegd en van voorbeelden voorzien.

• Budgetten & Budgetteren; op deze pagina wordt aangegeven waarom budgetten en prognoses zo belangrijk zijn en hoe ze tot stand komen. Verder worden budgetteringstechnieken zoals incrementeel budgetteren, zero based budgeting, strategisch plannen & budgetteren en beyond budgeting uiteengezet en met elkaar in relatie gebracht.