Taken Financiële Afdeling

Afdeling Finance & Control

Op deze pagina wordt ingegaan op de verschillende processen en activiteiten van de afdeling Finance & Control (of de afdeling Planning & Control). En worden de methoden en technieken die op deze afdelingen worden gebruikt uitgewerkt. Om structuur aan te brengen in deze activiteiten, methoden en technieken wordt op basis van de vijf taken van de afdeling Finance & Control de activiteiten geordend.  

 

a   Registreren

b   Rapporteren 

c   Beheren   

d   Adviseren

e   Controleren 

 

De financiële afdeling richtte zich tot ver in de vorige eeuw op het registreren van de cijfers en het rapporteren daarover. In de tweede helft van de vorige eeuw nam de controlerende rol een sterke vlucht. Door boekhoudschandalen moest het vertrouwen van de maatschappij in de financiële verslaglegging hersteld worden. En lag de nadruk van de financiële afdeling Finance & Control op de opzet en werking van een stelsel van interne beheersingsmaatregelen. In de jaren '80 kwam daar vervolgens de adviserende functie ook nog eens bij. Vanuit het management ontstond een behoefte aan een adviseur die het management vanuit een bedrijfskundige perspectief ondersteunt in de keuzes die zij maakt.

 

A   Registreren  

De eerste taak van de financiële functie is het vastleggen van financiële feiten die zich in het bedrijf voordoen. Samen met de medewerker debiteuren, crediteuren, salarissen, grootboek en kas/bank legt de boekhouder de financiële feiten vast conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering. Hiertoe voert de boekhouder de volgende activiteiten uit.   

  1. Het voeren van een administratie; het voeren van een administratie is wellicht de belangrijkste activiteit van de financiële afdeling. De administratie vormt de basis van de financiële huishouding binnen elke organisatie. Waar de andere financiële activiteiten in meer of mindere mate van worden afgeleid. De administratie is op orde als alle financiële feiten volledig, juist en tijdig worden vastgelegd. Voor een goede administratie is het van belang om de juiste boekhoudkundige kennis in huis hebben die op de hoogte is van de ontwikkelingen in de (financiële) verslaglegging. Begrippen als grootboek, financiële feiten, kostenplaatsen, grootboekrekeningen en dubbel boekhouden staan daarbij centraal.
  1. Grootboekstructuur; een belangrijke activiteit op de (financiële) administratie is het inrichten en onderhouden van de grootboekstructuur. De inrichting van het grootboek moet het enerzijds mogelijk maken om te voldoen aan de eisen die wet- en regelgeving stellen aan financiële verslaglegging. Anderzijds moet de inrichting van het grootboek aansluiten bij de financiële informatiebehoefte vanuit de business. Het grootboek moet het mogelijk maken om de business inzicht te verschaffen in de winstgevendheid en kostenstructuur van producten en/of afdelingen.  
  1. Administratieve Organisatie (AO); het inrichten en onderhouden van een administratieve organisatie is ook een belangrijke activiteit. Alleen met een betrouwbare administratieve organisatie weet je zeker dat inkomsten en uitgaven juist en volledig worden vastgelegd. In een AO-beschrijving worden bevoegdheden, regels en procedures vastgelegd die het kader vormen voor het administratieve proces. Denk daarbij aan begrippen als risicoanalyse, functiescheiding, interne controles en de procuratieregeling.   
  1. Automatiseringsvraagstukken; een steeds belangrijkere activiteit op de (financiële) administratie is het aansluiten van de verschillende informatiesystemen op de financiële administratie. De administratieve processen worden met geautomatiseerde systemen steeds meer geïntegreerd in de operationele bedrijfsprocessen. Een goede boekhouder heeft kennis en ervaring met automatiseringsvraagstukken. Om zo de volledigheid, juistheid en tijdigheid van inkomsten en uitgaven te borgen.

 

B   Rapporteren   

De tweede taak van de afdeling Finance & Control is het opstellen van (financiële) rapportages. De afdeling is verantwoordelijk voor de financiële informatievoorziening binnen de organisatie. Het betreft hier enerzijds externe rapportages voor bijvoorbeeld de Raad van Toezicht, aandeelhouders of andere belanghebbenden. En anderzijds interne rapportages op basis waarvan het lijnmanagement (in)zicht krijgt in de uitnutting van budgetten en winstgevendheid van de verschillende producten en/of afdelingen. Zodat het lijnmanagement indien nodig bij kan sturen. We onderscheiden daarbij de volgende activiteiten.    

  1. Externe verslaglegging; een belangrijke activiteit is het opstellen van financiële rapportages die bedoeld zijn voor externe belanghebbenden. De rapportages geven inzicht in de prestaties en financiële gezondheid van de organisatie. Denk daarbij aan rapportages die de organisatie verplicht is om te publiceren zoals de jaarrekening. Maar onder de externe rapportages vallen ook rapportages die een bank of toezichthouder eisen. Externe rapportages bevatten veelal een Winst- & Verliesrekening, de Balans en een Kasstroomoverzicht.   
  2. Interne rapportages; het opstellen van interne rapportages is wellicht een nog belangrijker activiteit. Interne rapportages geven inzicht in de kostenstructuur van een organisatie en haar activiteiten. Dit ten behoeve van winstbepaling, balanswaardering en het op- en vaststellen van kostprijzen en verkoopprijzen. Verder is inzicht in de kostenstructuur noodzakelijk voor het uitvoeren van bedrijfseconomische analyses zoals investeringsanalyses, beleidsbeslissingen of een benchmark.
  3. Business Intelligence; naast de meer standaard rapportages voorziet de afdeling Finance & Control afdeling met behulp van big data en datamining de business van trends en ontwikkelingen. Dit door beschikbare data in de verschillende systemen te ontsluiten. Waardoor bijvoorbeeld de winstgevendheid van verschillende product-marktcombinaties tegen elkaar afgezet kunnen worden. Op basis waarvan de business beter onderbouwde beslissingen kan nemen.  
  4. Kostenverdeelstaat; een belangrijke activiteit binnen de financiële afdeling is het toerekenen van kosten aan de verschillende producten en/of afdelingen. De financiële afdeling is verantwoordelijk voor het stelsel van interne (kosten)verrekeningen die het mogelijk moet maken om de managers goed inzicht te geven in de winstgevendheid van hun producten en/of afdelingen. Hierbij staan begrippen als verbijzondering van indirecte kosten, constante kosten, interne doorbelastingen, direct costing en de opslagcalculatiemethode centraal. 

 

C   Beheren

De derde taak van de afdeling Finance & Control is het bewaken van de financiële positie van de organisatie. Dit noemen we de zogenaamde kassiers- of treasuryfunctie van de financiële afdeling. Het is noodzakelijk om inzicht te hebben in de financiële gezondheid van je bedrijf. Om te kunnen bepalen of de organisatie aan haar verplichtingen kan voldoen, al dan niet kan investeren, en of het over genoeg reserves beschikt om tegenvallers op te vangen. Binnen de financiële kolom van een organisatie worden daartoe de volgende activiteiten uitgevoerd: 

  1. Liquiditeit en Solvabiliteit; een belangrijke activiteit binnen de afdeling Finance & Control is ervoor zorgdragen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. Op basis van de balans en de winst- & verliesrekening worden financiële kengetallen en ratio's opgesteld die inzicht geven in liquiditeit en solvabiliteit van de organisatie.
  2. Veilig Kasbeheer; een belangrijke activiteit binnen de financiële afdeling is het dusdanig beheren van de dagelijkse geldstromen dat misbruik van gelden niet mogelijk is en het rendement op de beschikbare liquiditeiten geoptimaliseerd wordt. Kasbeheer omvat het beheer van de dagelijkse saldi (bijvoorbeeld het onderhouden van de rekeningeninfrastructuur) en het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar.
  3. Derivaten; een belangrijke activiteit van de financiële afdeling is het beheersen van financiële risico's die voortkomen uit het betalingsverkeer. Als je niet wilt dat de winst uit de reguliere bedrijfsvoering wordt beïnvloed door renterisico's, kredietrisico's, koersrisico's, interne liquiditeitsrisico's of valutarisico's dan kun je deze risico's met financiële instrumenten (derivaten) zoals SWAPS, Forward Longterm Agreements, Opties of Futures afdekken.
  4. Financiering & Financieringsstructuur; verder is het financieren van de bedrijfsactiviteiten een belangrijke activiteit van de financiële afdeling. Waarbij continu wordt gezocht naar mogelijkheden om de gemiddelde vermogenskostenvoet te verlagen. Bij financieringsbeslissingen stel je jezelf altijd twee vragen. Hoe staat het met de verhouding tussen het eigen- en vreemd vermogen binnen het bedrijf en hoe kan ik de vermogenskosten van deze financiering zo laag mogelijk krijgen.

 

 

D   Adviseren   

De vierde taak van de afdeling Finance & Control is het gevraagd en ongevraagd adviseren van het management. De financiële afdeling ondersteunt en adviseert het management bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. Deze taak van de afdeling Finance & Control is toekomstgericht. Waarbij de financiële afdeling zijn of haar rol vanuit een bedrijfskundig perspectief benaderd. En zich dus niet beperkt tot alleen het financiële aspect van de bedrijfsprocessen zoals vaak wordt gedacht. De financiële afdeling voert hiertoe de volgende activiteiten uit: 

  1. Strategieontwikkeling; de afdeling Finance & control ondersteunt het management bij de ontwikkeling van de strategie. De afdeling draagt bij door een aandeel te leveren in de product-portfolioanalyse, de marktanalyse en de organisatieanalyse. De afdeling Finance & Control voert scenarioanalyses uit en rekent mogelijke strategieën door. Begrippen als de SWOT-analyse, marktpositionering, productlevenscyclus, onderscheidend vermogen, kerncompetenties en de klantenpiramide van Curry staan daarbij centraal.
  2. Planning- en controlcyclus; vormt het hart van de beheersorganisatie! De planning & controlcyclus geeft richting aan de organisatie. De strategie van de organisatie wordt vertaald in concrete doelstellingen. De planning & controlcyclus geeft inzicht in de mate waarin deze doelstellingen gerealiseerd worden. Zodat (bij)sturing mogelijk wordt. De afdeling Finance & Control heeft een systeemverantwoordelijkheid voor de opzet en werking van de planning- en controlcyclus. Begrippen als rapportages, kritische succesfactoren, prestatie-indicatoren, KPI-eigenaar,  gesprekscyclus en management scorecards staan daarbij centraal. 
  3. Begroten, Budgetteren & Prognosticeren; de financiële effecten van strategische beslissingen worden door de afdeling Finance & Control vastgelegd in budgetten. Door (geld)middelen aan specifieke afdelingen en/of projecten toe te kennen wordt duidelijk welke activiteiten binnen de organisatie uitgevoerd moeten worden (en welke niet). Het budgetteringsproces is daarmee een belangrijk instrument dat bijdraagt aan de effectiviteit van een organisatie. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal. 
  4. Investeringsanalyse; in de gereedschapskist van de afdeling Finance & Control mag de investeringsanalyse als instrument niet ontbreken. De afdeling kan meerdere investeringsselectiemethoden toepassen. En is zich ervan bewust dat de uitkomsten van de verschillende methoden in samenhang beoordeeld moeten worden om tot een juist advies aan het lijnmanagement te komen. Begrippen als (contante waarde van de) kasstromen, restwaarde, scenarioanalyse, terugverdienperiode, risicoprofiel en disconteringsvoet staan hierbij centraal.    
  5. Doelmatigheidde afdeling Finance & Control heeft verder een belangrijke rol bij het stimuleren en bewaken van het doelmatig handelen van de organisatie en haar medewerkers. Bij doelmatigheid gaat het dus om de vraag of we ons werk tegen de laagst mogelijke inspanning organiseren en uitvoeren. Of zijn er andere werkwijzen mogelijk waarmee we met minder inzet van middelen dezelfde resultaten kunnen boeken? Begrippen als benchmarking, shared services, lean technieken, make or buy beslissingen en het Du Pont schema staan hierbij centraal.
  6. Procesoptimalisatie; verder heeft de afdeling Finance & Control ook een rol in het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. Door de activiteiten in de organisatie te meten is het mogelijk om de organisatie continu te verbeteren. Prestaties worden onderling en in de tijd met elkaar vergeleken. Waarbij de norm steeds hoger komt te liggen. Niet om de mensen harden te laten werken maar om de mensen slimmer te laten werken. Begrippen als lean, verspilling, klantgerichtheid, kwaliteitsmanagement, verbeterborden en meten=weten staan hierbij centraal.

 

E   Controleren

De vijfde en laatste taak van de afdeling Finance & Control is erop toe te zien dat de organisatie en haar medewerkers handelen conform de wet- en regelgeving om zo de integriteit van de organisatie te bewaken. De afdeling Finance & Control vervult in deze de rol van interne toezichthouder en is verantwoordelijk voor opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. En inzicht geeft in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. De afdeling voert hiertoe de volgende activiteiten uit:   

  1. Risicomanagement; door het uitvoeren van risicoanalyses wordt duidelijk waar de grootste (compliance) risico's zitten. De uitkomsten van de risicoanalyse geven richting aan de werkzaamheden van de compliance officer die worden vastgelegd in het jaarplan en/of het controleplan. Begrippen die bij het uitvoeren van de risicoanalyse centraal staan zijn risicobereidheid, tolerantiematrix, risicowaardering, lines of defence en beheersingsmaatregelen.
  2. Interne Controles; hier ligt de nadruk van de werkzaamheden van de afdeling Finance & Control op het feitelijk toetsen of medewerkers zich houden aan de (proces)afspraken die zijn gemaakt. Op basis van het controleplan wordt voor activiteiten met een hoog compliance risico getoetst of de procesafspraken die zijn gemaakt, om deze risico's te mitigeren, na worden geleefd. Zo controleer je met behulp van een steekproef of in de dossiers van nieuwe medewerkers inderdaad een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanwezig is. En of alle inkopen bij de overheid boven een bepaald bedrag Europees zijn aanbesteed.
  3. In Control Statement; de afdeling Finance & Control is vanuit haar 'controlerende' rol verantwoordelijk voor het opstellen van het ‘In Control Statement’. Daarmee wordt verantwoording afgelegd over de werking van de beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het wegnemen of reduceren van de gevolgen van risico’s die zich bij de realisatie van de doelstellingen voordoen. Gezien de de taak en onafhankelijkheid van de controller is hij of zij bij uitstek diegene die de concerncontroller ondersteunt bij het opstellen van deze verklaring. 

 

Wie doet wat binnen de afdeling Finance & Control?

De activiteiten die binnen de financiële functie worden uitgevoerd vergen allemaal specifieke kennis en vaardigheden. Het is zo goed als onmogelijk om het geheel aan kennis en vaardigheden dat nodig is voor al deze taken in één functie te verenigen. Benodigde vaardigheden liggen bij de rollen niet altijd in elkaars verlengde en zijn soms zelfs tegenstijdig. En dan laat ik de hoeveelheid werkzaamheden die deze persoon dan moet uitvoeren nog buiten beschouwing. Daarom zien we in de praktijk de volgende rollen c.q. functies op de financiële afdeling terugkomen.  

 
  • BOEKHOUDER  →  Vastleggen van de cijfers; de boekhouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker crediteuren, debiteuren, grootboek en kas/bank worden financiële feiten conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering vastgelegd.
 
  • FINANCIAL CONTROLLER  →  Rapporteren over de cijfers; de financial controller is er verantwoordelijk voor dat de (financiële) informatievoorziening voldoet aan de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De financial controller is verder verantwoordelijk voor de financiële rapportages en het opstellen van de jaarrekening. De financial controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op de financiële ratio's. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen.  
 
  • TREASURER  →  Beheren van de cijfers; de treasurer als eigenstandige functie kom je alleen tegen in grote (internationale) organisaties. De treasurer vervult de kassiersfunctie en bewaakt de financiële positie van de organisatie. De treasurer zorgt er voor dat de organisatie op korte- en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen (liquiditeit en solvabiliteit). Zorgt dat het kasververkeer veilig en efficiënt verloopt. Is verantwoordelijk voor het aantrekken van vermogen en stuurt op de financieringsstructuur van de organisatie om de vermogenskosten zo laag mogelijk te houden.
 
  • BUSINESS CONTROLLER  →  Werken met de cijfers; de business controller is dé adviseur van het management en de directie. Vanuit bedrijfskundig perspectief geeft de business controller advies over strategische- en organisatievraagstukken. De business controller is verder verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus waarmee op gestructureerde wijze de voortgang van de doelstellingen wordt gemonitord. Verder voert de business controller bedrijfseconomische analyses uit als investeringsanalyses en kostprijsberekeningen. Tenslotte heeft de business controller een belangrijke rol in het continu verbeteren van operationele processen en de controles daarop.  
 
  • COMPLIANCE OFFICER  →  Controleren van de cijfers; de compliance officer (of medewerker interne controle) heeft een onafhankelijke toetsende functie binnen de organisatie. De compliance officer is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. De compliance officer ziet erop toe dat de organisatie opereert binnen de bestaande wet- en regelgeving. Verder geeft de compliance officer inzicht in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. Begrippen als administratieve organisatie, risicoanalyse, interne controles en de 'in control statement' staan daarbij centraal.
 
  • CONCERNCONTROLLER  →  Verantwoordelijk voor alle cijfers; de concerncontroller verenigt alle vijf bovenstaande rollen in één functie. Zij het dat de daadwerkelijke uitvoering vaak bij één van de andere (controllers)functies ligt. De concerncontroller geeft richting, is kaderstellend en is eindverantwoordelijke voor de financiële positie van de organisatie en de rapportages daarover aan de directie. Tegelijkertijd is de concerncontroller het moreel kompas én de belangrijkste adviseur van de directie.    
 

De functie van boekhouder, financial controller, business controller en compliance officer zijn verschillend en vereisen specifieke kennis en vaardigheden. Toch hebben deze functies één gemene deler. De functies vinden hun oorsprong in het vakgebied Finance & Control. De functionarissen zijn daarmee allemaal expert op het gebied van cijfers, getallen en processen. Zij het dat elke functie op haar eigen manier aan/met de cijfers werkt. Afhankelijk van de grootte en type organisatie zie je dat in veel organisaties één functionaris meerdere rollen tegelijkertijd uitvoert. Zo zie je dat in kleinere organisaties de boekhouder (hoofd administratie) vaak zowel verantwoordelijk is voor de boekhouding als voor de rol van financial controller.

 

Deel House of Control via Social Media