Theorie Financiën

De 4 Basisactiviteiten van de Financiële Functie

De financiële functie richtte zich tot ver in de vorige eeuw op het administreren van de cijfers en het rapporteren daarover (in de rol van bewaker van de financiële positie). In de tweede helft van de vorige eeuw nam de rol van moreel kompas een sterke vlucht. Door boekhoudschandalen moest het vertrouwen van de maatschappij in de financiële verslaglegging hersteld worden. En lag de nadruk van de financiële functie op de opzet en werking van een stelsel van interne beheersingsmaatregelen. In de jaren '80 kwam daar vervolgens de rol van business partner bij. Vanuit het management ontstond een behoefte aan een adviseur die het management vanuit een bedrijfskundige perspectief ondersteunt in de keuzes die zij maakt. Om de verschillende werkzaamheden die binnen de financiële functie worden uitgevoerd te structureren onderscheid ik binnen de financiële functie vier soorten basisactiviteiten:

a   Administreren

b   Rapporteren

c   Adviseren

d   Controleren 

 

a)   Administreren  

De eerste taak van de financiële functie is het voeren van een administratie waarin alle financiële feiten worden vastgelegd. De boekhouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker debiteuren, crediteuren, salarissen, grootboek en kas/bank legt de boekhouder de financiële feiten vast conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering. Hiertoe voert de boekhouder de volgende activiteiten uit.  

 
  1. Volledige, Juiste en Actuele Administratie; de belangrijkste taak van de boekhouder is het registreren van financiële feiten. Waarbij de boekhouder samen met met de administratief medewerkers ervoor zorg dat de cijfers juist, volledig en tijdig worden vastgelegd in het financieel systeem. Samen met de financial controller is de boekhouder verantwoordelijk de inrichting en structuur van de boekhouding. Begrippen als grootboek, financiële feiten, kostenplaatsen, grootboekrekeningen en dubbel boekhouden staan daarbij centraal.
 
  1. Leidinggeven; de boekhouder (hoofd administratie) geeft leiding aan de administratief medewerkers die werkzaam zijn op de administratie. Een goede leidinggevende stemt daarbij zijn stijl van leidinggevende af op de senioriteit, motivatie en vakbekwaamheid van zijn of haar team en medewerkers.  
 
  1. Inrichting administratieve processen; een betrouwbare administratieve organisatie is belangrijk om op de juiste wijze financiële verantwoording te kunnen afleggen. Alleen bij een goede administratieve organisatie weet je zeker dat inkomsten en uitgaven juist en volledig worden vastgelegd. In een AO-beschrijving worden bevoegdheden, regels en procedures vastgelegd die het kader vormen voor het administratieve proces. Denk daarbij aan begrippen als risicoanalyse, functiescheiding, interne controles en de procuratieregeling.   
 
  1. Automatisering; een goede boekhouder heeft kennis en ervaring met automatiseringsvraagstukken. De administratieve processen worden met geautomatiseerde systemen steeds meer geïntegreerd in de operationele bedrijfsprocessen. Om de volledigheid, juistheid en tijdigheid van inkomsten en uitgaven te borgen moeten de administratieve processen binnen de verschillende informatiesystemen goed op elkaar aansluiten.    

 

b)   Rapporteren   

De tweede taak van de financiële functie is het bewaken van de financiële positie. De financial controller moet er voor zorg dragen dat de financiële informatievoorziening voldoet aan de daaraan gestelde (verslaggevings)eisen. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De financial controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op financiële ratio's. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. De financial controller voert hiertoe de volgende activiteiten uit: 

 
  1. Grootboek; de financial controller is samen met de boekhouder (hoofd administratie) verantwoordelijk voor de inrichting en structuur van de boekhouding. Waarbij de financial controller enerzijds verantwoordelijk is voor de vertaling en implementatie van relevante wet- en regelgeving in de verschillende informatiesystemen. En anderzijds moet de financial controller borgen dat de inrichting van het grootboek aansluit bij de financiële informatiebehoefte vanuit de business. Het grootboek vormt het hart van de boekhouding op basis waarvan de balans, de winst- & verliesrekening en andere financiële rapportages worden opgesteld.
 
  1. Financiële Rapportages; het opstellen van financiële rapportages is ook één van de kerntaken van de financial controller. Waarbij de financial controller een onderscheid maakt in externe rapportages die de organisatie verplicht is om te publiceren onder de vigerende wet- en regelgeving. Zoals het opstellen van de jaarrekening. Maar onder de externe rapportages vallen ook rapportages die bijvoorbeeld een bank of toezichthouder eisen. De financial controller is daarnaast verantwoordelijk voor het opstellen van interne financiële rapportages die inzicht geven in de (ontwikkeling van) de vermogenspositie en de winstgevendheid van bijvoorbeeld producten en/of afdelingen. 
 
      • Winst- & Verliesrekening; het opstellen van de winst- en verliesrekening is één van de belangrijkste taken van de financial controller. De winst- & verliesrekening geeft inzicht geeft in de prestaties en de financiële gezondheid van een organisatie. Begrippen als EBIT, inkoopwaarde van de omzet, netto winst en financiële opbrengsten staan daarbij centraal.
 
      • Balans; ook het opstellen van de balans behoort tot de kerntaken van de financial controller. Op deze pagina wordt aangegeven hoe de balans tot stand komt en hoe de balans inzicht geeft in de prestaties en de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als vaste- en vlottende activa, lang vreemd vermogen en eigen vermogen worden toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.  
 
      • Kasstroomoverzicht; hier worden op basis van het (strategisch) plan de feitelijke geldstromen geprognosticeerd om vast te stellen of de organisatie op korte én lange termijn kan voldoen aan haar verplichtingen. En om te bepalen wat de vermogensbehoefte is van de organisatie. Begrippen als netto kasstroom, financieringsactiviteiten, netto werkkapitaal, liquiditeitsbegroting en cashflow staan daarbij centraal.
 
  1. Financiële Ratio's; de financial controller bewaakt de financiële positie van de organisatie. Hiertoe stelt de financial controller op basis van de balans en de winst- & verliesrekening financiële kengetallen en ratio's op die inzicht geven in de winstgevendheid, liquiditeit en solvabiliteit van de organisatie. Op basis deze ratio's beoordelen aandeelhouders, toezichthouders en banken de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als netto winstmarge, current ratio, debt ratio, omzetsnelheid en de Gouden Balansregel staan hierbij centraal.
 
  1. Begroten, Budgetteren & Prognosticeren; in nauwe samenwerking met de business controller stelt de financial controller de begroting, budgetten en prognoses op. Waarbij de financial controller een kaderstellende en coördinerende rol heeft. Zo bepaalt de financial controller (in overleg met de concerncontroller) wat de budgettaire kaders zijn en met welke inflatiecijfers rekening moet worden gehouden. Terwijl de business controller verantwoordelijk is voor het begroten van de financiële effecten van tactische en strategische beslissingen. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal.
 
  1. Business Intelligence; de financial controller is samen met de business controller verantwoordelijk voor de financiële informatievoorziening binnen een organisatie. Waarbij de financial controller zich richt op het ontsluiten van de financiële data. De controller analyseert op basis van beschikbare data trends en ontwikkelingen. Verder leidt de controller van de beschikbare data kritische succesfactoren af die het succes van de organisatie bepalen en probeert deze informatie ook voor non-financials toegankelijk te maken. 
 
  1. Financiering & Financieringsstructuur; de financial controller ondersteunt de concerncontroller bij het aantrekken van eigen en/of vreemd vermogen. Waarbij de de financial controller streeft naar de meest gunstige verhouding van eigen- en vreemd vermogen zodat de gemiddelde vermogenskostenvoet zo laag mogelijk is. Begrippen die hierbij centraal staan zijn de balans, financieel hefboomeffect, solvabiliteit, het Capital Asset Pricing Model en optimale financieringsstructuur.    

 
  1. Opstellen Kostenverdeelstaat; de financial controller is tenslotte ook verantwoordelijk voor een stelsel van interne (kosten)verrekeningen. De financial controller moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat indirecte kosten op een (bedrijfseconomische) juiste manier aan de verschillende afdelingen en/of producten worden toegerekend. Hierbij staan begrippen als verbijzondering van indirecte kosten, constante kosten, interne doorbelastingen, direct costing en de opslagcalculatiemethode centraal.       

 

c)   Adviseren   

De derde taak van de financiële functie is het adviseren van het management. De business controller ondersteunt en adviseert het management bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. De business controller is daarmee toekomstgericht. Waarbij de business controller zijn of haar rol vanuit een bedrijfskundig perspectief benaderd. En zich dus niet beperkt tot alleen het financiële aspect van de bedrijfsprocessen zoals vaak wordt gedacht. De businesscontroller voert hiertoe de volgende activiteiten uit:

 
  1. Strategieontwikkeling; de business controller ondersteunt het management bij de ontwikkeling van de strategie. De business controller draagt bij door een aandeel te leveren in de product-portfolioanalyse, de marktanalyse en de organisatieanalyse. De business controller voert scenarioanalyses uit en rekent mogelijke strategieën door. Begrippen als de SWOT-analyse, marktpositionering, productlevenscyclus, onderscheidend vermogen, kerncompetenties en de klantenpiramide van Curry staan daarbij centraal.    
 
  1. Kritische Succesfactoren & Prestatie indicatoren; de business controller heeft ook een belangrijke rol bij de implementatie van de strategie. De business controller ondersteunt het management met het vertalen van de strategie in korte termijn doelstellingen. Aan de hand van deze doelstellingen kan men beoordelen of een organisatie er in slaagt om de geplande strategie waar te maken. Hiertoe is het noodzakelijk om op basis van de strategie de kritische succesfactoren (ksf’en) te identificeren. Om vervolgens van deze ksf’en de prestatie-indicatoren (kpi’s) af te leiden. Begrippen als SMART, KPI-eigenaar, normering en prestatiemanagement staan hierbij centraal. 
 
  1. Planning- en controlcyclus; vormt het hart van de beheersorganisatie! De planning & controlcyclus geeft richting aan de organisatie. De strategie van de organisatie wordt vertaald in concrete doelstellingen. En nog belangrijker; de planning & controlcyclus geeft inzicht in de mate waarin deze doelstellingen gerealiseerd worden. Zodat (bij)sturing mogelijk wordt. De business controller heeft een systeemverantwoordelijkheid voor de opzet en werking van de planning- en controlcyclus. 
 
  1. Kosten & Kostprijzen; de business controller geeft inzicht in de kostenstructuur van de organisatie en haar activiteiten. Kostprijsberekeningen zijn nodig voor het vaststellen van verkoopprijzen, balanswaardering en winstbepaling. Verder is inzicht in de kostenstructuur noodzakelijk voor het uitvoeren van bedrijfseconomische analyses zoals investeringsanalyses, beleidsbeslissingen of een benchmark. Begrippen als constante, variabele, directe en indirecte kosten staan daarbij centraal. En de wijze waarop je deze kosten toerekent aan de verschillende producten en/of afdelingen.   
 
  1. Begroten, Budgetteren & Prognosticeren; de financiële effecten van strategische beslissingen worden door de business controller vastgelegd in budgetten. Door (geld)middelen aan specifieke afdelingen en/of projecten toe te kennen wordt duidelijk welke activiteiten binnen de organisatie uitgevoerd moeten worden (en welke niet). Het budgetteringsproces is daarmee een belangrijk instrument dat bijdraagt aan de effectiviteit van een organisatie. Begrippen als strategisch budgetteren, rolling forecast, verschillenanalyse en zero based budgetting staan hierbij centraal.
 
  1. Investeringsanalyse; in de gereedschapskist van de businesscontroller mag de investeringsanalyse als methode niet ontbreken. Een businesscontroller kan meerdere investeringsselectiemethoden toepassen. En is zich ervan bewust dat de uitkomsten van de verschillende methoden in samenhang beoordeeld moeten worden om tot een juiste keuze te komen. Begrippen als (contante waarde van de) kasstromen, restwaarde, scenarioanalyse, terugverdienperiode, risicoprofiel en disconteringsvoet staan hierbij centraal.   
 
  1. Doelmatigheidde business controller heeft verder een belangrijke rol bij het stimuleren en bewaken van het doelmatig handelen van de organisatie en haar medewerkers. Bij doelmatigheid gaat het dus om de vraag of we ons werk handig (tegen de laagst mogelijke inspanning) organiseren en uitvoeren. Of zijn er andere werkwijzen mogelijk waarmee we met minder inzet van middelen dezelfde resultaten kunnen boeken? Begrippen als benchmarking, shared services, lean technieken, make or buy beslissingen en het Du Pont schema staan hierbij centraal.  
 
  1. Procesoptimalisatie; verder heeft de business controller ook een rol in het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. Door de activiteiten in de organisatie te meten is het mogelijk om de organisatie continu te verbeteren. Prestaties worden onderling en in de tijd met elkaar vergeleken. Waarbij de norm steeds hoger komt te liggen. Niet om de mensen harden te laten werken maar om de mensen slimmer te laten werken. Begrippen als lean, verspilling, klantgerichtheid, kwaliteitsmanagement, verbeterborden en meten=weten staan hierbij centraal.   

 

d)   Controleren   

De vierde en laatste taak van de financiële functie is erop toe te zien dat de organisatie en haar medewerkers handelen conform de wet- en regelgeving om zo de integriteit van de organisatie te bewaken. Veelal wordt deze taak door de compliance officer (of medewerker interne controle) uitgevoerd. Deze zogenaamde interne toezichthouder is verantwoordelijk voor opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. En inzicht geeft in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. De compliance officer voert hiertoe de volgende activiteiten uit:  

 
  1. Risicomanagement; door het uitvoeren van risicoanalyses wordt duidelijk waar de grootste (compliance) risico's zitten. De uitkomsten van de risicoanalyse geeft richting aan de werkzaamheden van de compliance officer die worden vastgelegd in het jaarplan en/of het controleplan. Begrippen die bij het uitvoeren van de risicoanalyse centraal staan zijn risicobereidheid, tolerantiematrix, risicowaardering, lines of defence en beheersingsmaatregelen.   
 
  1. Interne Controles; hier ligt de nadruk van de werkzaamheden van de compliance officer op het feitelijk toetsen of medewerkers zich houden aan de (proces)afspraken die zijn gemaakt. Op basis van het controleplan wordt voor activiteiten met een hoog compliance risico getoetst of de procesafspraken die zijn gemaakt, om deze risico's te mitigeren, na worden geleefd. Zo controleer je met behulp van een steekproef of in de dossiers van nieuwe medewerkers inderdaad een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanwezig is. En of alle inkopen bij de overheid boven een bepaald bedrag Europees zijn aanbesteed. 
 
  1. Procesoptimalisatie; verder heeft de compliance officer ook een rol in het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. De bevindingen van de compliance officer vormen input voor het verbeteren van de bedrijfsprocessen. De compliance officer heeft niet alleen een signalerende maar ook een adviserende rol om de compliance binnen de organisatie (verder) te verbeteren. Dit doet de compliance officer niet alleen. De compliance officer doet dit samen met de business (controller).  
 
  1. In Control Statement; de kern van het ‘In Control Statement’ is het afleggen van verantwoording over de werking van de beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het wegnemen of reduceren van de gevolgen van risico’s die zich bij de realisatie van de doelstellingen voordoen. Gezien de de taak en onafhankelijkheid van de compliance officer is hij of zij bij uitstek diegene die de concerncontroller ondersteunt bij het opstellen van deze verklaring. 
 
  1. Verandermanagement; de compliance officer controleert niet alleen. De compliance officer is ook direct betrokken bij de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving. Om dit succesvol te doen is kennis en ervaring met verandertrajecten van groot belang. Begrippen als weerstand, veranderstrategieën, veranderaanpak en beïnvloedingsstijlen staan hierbij centraal. 

Deel House of Control via Social Media