Wat is de systeemtheorie?

Een systeem is een coherent geheel van elementen, die als één geheel functioneert. Voorbeelden van systemen zijn een huis, een plant, het menselijk lichaam, een koelkast of een molecuul. Maar ook groepen mensen in de vorm van een organisatie, gezin, klas of een hobbyclub worden als een systeem beschouwd. Belangrijkste kenmerken van een systeem zijn: 

• Wederkerige afhankelijkheid; de systeemtheorie benadrukt de onderlinge relatie tussen elementen van het systeem. Alles hangt samen met alles. Zo wordt het systeem (de schoolklas) en de elementen (de individuele kinderen en de leraar) beïnvloedt doordat één kind te laat naar bed is gegaan en de hele dag chagrijnig en boos reageert. En zal een organisatie niet goed functioneren als bijvoorbeeld de productieafdeling te veel fouten in het productieproces maakt. 

• Het geheel is meer dan de som der delen; hiermee wordt bedoelt dat de specifieke eigenschappen van het systeem niet herleidbaar zijn naar de individuele elementen van het systeem. Het systeem vindt juist haar specifieke karakter in de onderlinge relaties tussen deze elementen. De specifieke eigenschappen van een auto zijn niet herleidbaar naar het stuur, de banden en het chassis. Maar juist de relatie tussen deze elementen maakt de auto! De onderlinge relaties tussen de systeemelementen vormen het wezen van het systeem.

Een systeem bestaat vaak weer uit subsystemen. Zo bestaat het menselijk lichaam uit het hart, de longen en de hersenen. Elk subsysteem is vervolgens weer opgebouwd uit individuele elementen (of subsystemen). Het mooie van de systeemtheorie is dat jezelf helemaal vrij bent om iets als een systeem aan te duiden. Zolang de individuele elementen maar een onderlinge relatie hebben. Elk subsysteem wordt veelal aangeduid met een naam. Als je de organisatie als één systeem beschouwt dan zijn de productieafdeling en de organisatiecultuur voorbeelden van subsystemen.  

De Systeemtheorie en Organisatie & Management

Systemen zijn complex als gevolg van de onderlinge relaties van de verschillende elementen. De systeemtheorie stelt nu dat door bestudering van de afzonderlijke elementen en de relatie van deze elementen met de andere systeemelementen de werking van het systeem als geheel verklaard kan worden. 

• De organisatie als black box; de systeemtheorie heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het denken over en de ontwikkeling van organisaties. In de systeembenadering is de organisatie geen onvoorspelbare black box meer. De systeemtheorie ziet de organisatie als een verzameling van onderdelen of subsystemen die onderling met elkaar verbonden zijn en die gezamenlijk één geheel (systeem) vormen. Door de individuele elementen van een organisatie te bestuderen kan de werking van het systeem verklaard worden.

• Organisatie en Omgeving; een ander bijdrage van de systeemtheorie aan het vakgebied Organisatie & Management is de relatie die een systeem (organisatie) met haar omgeving heeft. Tot de jaren '60 van de vorige eeuw werden organisaties als een gesloten systeem beschouwd. Dat wil zeggen dat zij autonoom, zonder beïnvloeding vanuit de omgeving, functioneren. De systeemtheorie stelt dat organisaties onderdeel uitmaken van de omgeving. De organisatie beïnvloedt de omgeving en wordt tegelijkertijd door de omgeving beïnvloed. Dit wordt in het vakgebied Organisatie & Management ook wel de Contingentiebenadering genoemd. Mintzberg is met zijn 7 Organisatiestructuren de grondlegger van deze benadering.

Op het moment dat een element binnen een systeem verandert veranderen andere elementen (en dus ook het systeem) mee. Het duurt dan weer een tijdje voordat er er een nieuw evenwicht tussen de verschillende elementen is opgetreden. Denk bijvoorbeeld aan een fusie van twee organisaties. Voordat de nieuwe organisatie, haar subsystemen en afzonderlijke elementen (informatiestromen, werkprocessen, organisatiecultuur, etc.) weer op elkaar zijn afgestemd / in evenwicht zijn is de organisatie vaak al jaren verder. Zie hier het belang van de systeemtheorie!

7S-model (Peters en Waterman)

Het 7S-model van Peters en Waterman uit 1982 is het eerste organisatiemodel die stelt dat organisatie-elementen in samenhang het succes van een organisatie bepalen. En daarmee kun je stellen dat het 7S-model vanuit de systeemtheorie tot stand is gekomen. Met behulp van het 7S-model wordt een complexe organisatie teruggebracht naar zeven factoren. Bij een succesvolle organisatie is sprake van evenwicht tussen Strategy, Structure, Staff, Style, Systems, Skills en Shared Values. Op de pagina 7S-model wordt het organisatiemodel van Peter en Waterman verder toegelicht.