Vormen van Control

Voorspelbaarheid

'In Control' zijn betekent dat je je eigen organisatie goed bestuurt. En dat heeft weer alles te maken met het begrip 'voorspelbaarheid'. Organisaties zijn omgeven met interne en externe onzekerheden die de realisatie van de doelstellingen in gevaar kunnen brengen. Een organisatie is 'In Control' als ze deze onzekerheden onderkent en maatregelen neemt zodat de organisatie voorspelbaar wordt. 

 

1   Wat betekent het woord 'Control'?

a    Definitie
b    Functies van 'Control'
c    Wat je verder nog moet weten!

2   Reikwijdte van het begrip 'Control'

a    Interne Controle
b    Internal Control
c    Management Control

3   Specifieke vormen van 'Control'

4   Gratis Scan 'In Control'

 

1   Wat betekent het woord 'Control'?

Op basis van de literatuur over het aansturen van organisaties en de ervaringen van House of Control worden hieronder de belangrijkste theorieën en modellen besproken. Modellen en theorieën over het aansturen van organisaties in het algemeen en over het begrip 'control' in het bijzonder.

 
  • Waarom is Control nodig?; op deze pagina wordt duidelijk waarom elke organisatie een vorm van control nodig heeft. Met behulp van de Principal Agency theorie wordt duidelijk dat medewerkers al dan niet bewust niet altijd doen dat wat van hen wordt verwacht. Waardoor organisaties beheersmaatregelen nemen om te borgen dat medewerkers hun werk (toch) effectief en efficiënt uitvoeren.
 
  • Vertrouwen, Controle of Control?; op deze pagina wordt duidelijk dat het mensbeeld dat iemand heeft grote invloed heeft op de behoefte aan 'control' binnen een organisatie. Blind vertrouwen is naïef. Alleen maar controleren werkt contra-productief. Op deze pagina wordt duidelijk hoe je vertrouwen kunt geven en toch 'in control' kan zijn. 
 
  • Hard & Soft controls; deze pagina gaat in op de concrete instrumenten, technieken en procedures die het management kan gebruiken bij de vormgeving van het managementcontrolsysteem. Op deze pagina wordt antwoord gegeven op de vraag hoe het management de organisatie bestuurd.

 

1a   Definitie van 'Control'

Er zijn vele definities van het begrip control. Het voert hier te ver om deze allemaal weer te geven. Hieronder worden de meest voorkomende begrippen in deze definities opgesomd. De conclusie is dat 'control' gaat over:
 
  • Realiseren van doelstellingen;
  • Sturing; 
  • Effectieve en efficiënte processen;
  • Gedragsbeïnvloeding; 
  • Maatregelen; 
  • Beheersen van risico's en onzekerheden.
 
Een organisatie is 'In Control' als een organisatie zodanig is ingericht dat de juiste discussie op het juiste moment op het juiste niveau wordt gevoerd zodat (indien nodig) bijgestuurd kan worden om zo de doelstellingen te realiseren. 'In Control' wil dus zeggen dat de organisatie zo is ingericht dat goed bestuur mogelijk is.

 

1b   Functies van Control

Flamholtz (1996) onderscheidt vier functies van control. In andere woorden: goed bestuur omvat de volgende onderdelen:
 
  1. Het motiveren van mensen om beslissingen en acties te nemen die consistent zijn met de doelstellingen van de organisatie;
  2. Het integreren van de inspanningen van de diverse delen van de organisatie;
  3. Het beschikbaar stellen van informatie inzake de resultaten van de bedrijfsvoering en de performance van medewerkers;
  4. Het faciliteren van de implementatie van strategische plannen.

 

1c   Wat je verder nog moet weten!

Om het begrip nog beter te kunnen duiden zijn hieronder nog een aantal opmerkingen van het begrip 'control' opgenomen.
 
  • Beheersing of Besturing?; 'In Control' wordt meestal geassocieerd met het begrip 'beheersing'. Dat is ook correct. Maar omdat het woord 'beheersing' nogal passief overkomt wordt in de literatuur steeds meer het woord 'sturing' gebruikt. Je bent in 'In Control' als je je eigen organisatie zo is ingericht dat sprake is van 'Goed Bestuur'.
 
  • Relatief begrip; 'In Control' zijn is een relatief begrip. Het gaat om het vinden van een balans tussen risico (risico als maatstaf voor onzekerheid) en beheersing. Zonder risico geen winst! Zonder beheersing kan de winst van de ene dag op de andere dag als sneeuw voor de zon verdwijnen. In Control is een zoektocht naar een balans van het afdekken van risico's en de kosten daarvan. 
 
  • In Control en toch failliet?; 'In Control' suggereert wellicht dat je als organisatie niet failliet kan gaan. Dat is allerminst waar! Je kunt als organisatie politieke, economische en marktomstandigheden niet (of slechts beperkt) beïnvloeden. Wel is het zo dat als je als organisatie 'In Control' bent het faillissement eerder ziet aankomen...... Zodat je er wellicht nog iets aan kunt doen. 

 

2   Reikwijdte van het begrip Control

Interne controle, internal control en management control zijn alle vormen van control die het management ondersteunen om de organisatie te beheersen. Toch hebben ze alle een andere reikwijdte en/of perspectief. Om het vakgebied van Managementcontrol te duiden worden hieronder de verschillende vormen kort toegelicht. 

 

2a   Interne Controle

In de dagelijkse praktijk wordt interne controle vooral geassocieerd met rechtmatigheid van handelen en de volledigheid, juistheid en tijdigheid van financiële transacties en de financiële informatievoorziening daarover. Interne controle is een vorm van 'control' waar de nadruk ligt op het controleren of medewerkers zich houden aan de (proces)afspraken die zijn gemaakt. Interne controles richten zich veelal op de beheersing van processen die een in- of uitgaande geldstroom tot gevolg hebben. Vandaar dat er op de financiële en personele administratie veel interne controles plaatsvinden. 

 

Interne controle heeft enerzijds een toezichtsfunctie met als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren (toezicht). Anderzijds biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. Hoe hoger de kwaliteit van de interne controle door de organisatie hoe minder controlewerkzaamheden de accountant hoeft uit te voeren.

 

2b   Internal Control

De door COSO gehanteerde definitie van internal control luidt: Internal control is "a process effected by an entity’s board of directors, management and other personnel designed to provide reasonable assurance of the achievement of objectives".  COSO zegt dus dat processen op zodanige wijze ontworpen moeten worden dat er een redelijke mate van zekerheid is over het halen van de volgende doelen:

 
  • efficiency en effectiviteit van de door de organisatie uitgevoerde activiteiten;
  • betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging;
  • naleving van voor de organisatie relevante wet- en regelgeving;
  • beveiligen van middelen tegen niet-geautoriseerde aankoop, gebruik of verkoop.
 

Het begrip 'Internal Control' is dus daarmee breder dan het begrip Interne Controle. Het begrip Interne Controle richt zich met name op de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening. Terwijl Internal Control zich richt op bestuurlijke informatievoorziening. Waarbij dus naast de informatie over de financiën ook informatie over de aansturing van de primaire en ondersteunende processen centraal staan. Je kunt het ook zo zien; interne controle maakt onderdeel uit van het bredere Internal Control.

 

2c   Management Control

Management Control heeft dezelfde reikwijdte als internal control. Managementcontrol omvat ook alle besturingsprocessen die de efficiency en effectiviteit van de bedrijfsactiviteiten moeten borgen. Zij het dat het perspectief anders is. Internal Control heeft een meer instrumenteel karakter. Terwijl binnen managementcontrol gedragsbeïnvloeding van de lagere managers en medewerkers centraal staat. Management control kent vele definities:  

 
  • Anthony, R. N., V. Govindarajan; managementcontrol is "het proces waarmee managers andere leden van de organisatie beïnvloeden om de strategie van de organisatie te implementeren"
 
  • Hartmann c.s. (2006); "managementcontrol is dat deelaspect van management, dat zich richt op het vergroten van de kans dat medewerkers doelgericht gedrag vertonen”
 
  • Merchant, K.A., Stede, van der, W.A. (2007); management control zijn “all the devices managers use to ensure that the behaviors and decisions of people in the organization are consistent with the organizations objectives and strategies”.
 

We spreken dus van management control als managers (beheers)instrumenten inzetten om het gedrag van medewerkers te beïnvloeden om zo de gestelde doelen te realiseren. Het beïnvloeden van gedragingen van medewerkers van een marketing afdeling vereist andere controls, dan bijvoorbeeld voor medewerkers van een productieafdeling. Men kan dus zeggen: “Different controls for different purposes".

 

3   Specifieke vormen van 'Control'

Naast de meer algemene vormen van control zoals internal control en management control zijn er ook specifieke vormen van 'control' die verwijzen naar het onderwerp van 'control'. Deze specifieke onderdelen van control verwijzen naar een bepaald onderdeel binnen het grote geheel van management control. Strategic control betekent dus letterlijk: het beheersen van het strategisch proces. En dit geldt ook voor Cost control. Het gaat dan om het beheersen van de kosten. Deze begrippen van 'control' spreken voor zichzelf en kunnen eigenlijk niet tot begripsverwarring leiden. 

 
  • Strategic control; hier gaat het om het management van 'de richting' van de organisatie gericht op het waarborgen van de continuïteit van die organisatie. Het gaat dus om het bepalen van de lange termijnkoers en het onderscheidend vermogen van de organisatie. En hoe de organisatie die doelen effectief en efficiënt kan realiseren. Oftewel hoe ze hun strategie kunnen implementeren. Modellen en instrumenten die we bij strategic control tegenkomen zijn de SWOT-analyse, de Value Chain van Porter, Scenarioplanning, het Vijf-krachtenmodel van Porter en de Portfolio-analyse van BCG. En de planning & controlcyclus draagt bijvoorbeeld weer bij aan de implementatie van deze strategie. 
 
  • Cost control; is een vorm van control die zich richt op het beheersen van de kosten. Bij cost control staat het begrip doelmatigheid centraal. Dat wil zeggen dat cost control erop gericht is om met zo min mogelijk inspanning een zo groot mogelijk resultaat te behalen. Instrumenten en technieken die gebruikt wordt op kostenbesparingen door te voeren zijn benchmarking, kostprijs-analyse, budgetteren, Du-Pont-schema, etc..  
 
  • Financial control; hier gaat het natuurlijk om de beheersing van de financiële processen zoals boekhouden, investeringsanalyse, kostprijsberekeningen, bedrijfsfinanciering, budgetteren en treasury activiteiten. Financial control is één van de eerste vormen van control die is ontstaan. Dat is ook logisch omdat de risico's die gepaard gaan met ingaande en uitgaande geldstromen ook vroeger al groot waren. 
 
  • Business control; hiermee wordt gedoeld op de beheersing vanuit het topmanagement van de businessunits (afdelingen). Naast financial control omvat business control ook instrumenten zoals planning & control, risicomanagement, benchmarking en het creëren van een motiverende beloningsstructuur. 
 
  • Soft controls; zijn beheersinstrumenten die invloed hebben op de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij soft controls ligt de nadruk op het creëren van een motiverende en stimulerende omgeving. Veel voorkomende instrumenten zijn in dit geval leiderschap, het creëren van specifieke organisatiecultuur en het inzetten van personeelsgerichte instrumenten zoals arbeidsvoorwaarden, opleidingen en persoonlijke ontwikkeling. 
 
  • Hard controlsde organisatie neemt maatregelen die gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect afdwingen. Zo wordt met behulp van werkinstructies op detailniveau duidelijk welke handelingen van de medewerkers worden verwacht. En door het afsluiten van de voorraadkast wordt ongewenst gedrag als diefstal bemoeilijkt. 
 
  • Planning & Control; de planning & controlcyclus vormt het hart van de beheersorganisatie! De planning & controlcyclus geeft richting aan de organisatie. De strategie van de organisatie wordt vertaald in concrete doelstellingen. En nog belangrijker; de planning & controlcyclus geeft inzicht in de mate waarin deze doelstellingen gerealiseerd worden. Zodat (bij)sturing mogelijk wordt. Begrippen die hier centraal staan zijn de Deming-Cirkel, kritische succesfactoren, Balanced Scorecard, managementrapportages en prestatiemanagement. 
 
  • Process control; bij proces control staat de beheersing van de bedrijfsprocessen centraal. Dit omvat natuurlijk ook andere vormen van control zoals op deze pagina staan beschreven. Strategic control en Financial control zijn eigenlijk ook gewone processen. Bij process control ligt de nadruk op de voorwaarden waaraan een goed proces moet voldoen. Instrumenten zoals het RACI-model, ISO 9001 en het procesrelatiediagram helpen u bij het beheersen van uw bedrijfsprocessen. 
 
  • Projectcontrol; bij project control staat het beheersen van een project centraal. Binnen het vakgebied projectmanagement staat de sturing van de drie projectvariabelen (tijd, geld & kwaliteit) centraal. Modellen en technieken als het Duivels Driehoek, PRINCE2, Work-breakdown structure & de Gantt Chart staan daarbij centraal. 
 
  • Chain control; hier gaat het om het beheersen van de keten binnen uw organisatie óf de keten waar u als organisatie deel van uitmaakt. Het kan dus gaan om de beheersing van uw productieproces over de verschillende afdelingen heen. Of om het beïnvloeden van uw (keten)partners in de omgeving om zo uw doelstellingen te realiseren. 
 

Er zijn ongetwijfeld nog meer vormen van control dan die hierboven zijn behandeld. Het gaat dan veel om de beheersing van specifieke bedrijfsprocessen. Waar veelal voor het gemak het woord 'control' is achter geplakt. Het zijn allemaal vormen van control die onderdeel uitmaken van management control. Wilt u exact weten hoe deze verschillende vormen samenhangen dan verwijzen wij u graag naar het organisatiemodel HOUSE OF CONTROL.

 

4   Gratis Scan 'In Control'

Een organisatie is 'In Control' als sprake is van goed bestuur. Een organisatie is 'In Control' als ze voorspelbaar is. Dat wil zeggen dat de organisatie zodanig functioneert dat met redelijke mate van zekerheid kan worden gesteld dat de doelstellingen worden gerealiseerd. Op basis van de scan van House of Control kun je vaststellen of jouw organisatie 'In Control' is.

 

Gratis
24 vragen
Maximaal 8 minuten
Direct resultaat!

 
 
 
 
 

Op basis van de antwoorden ontvang je een gratis advies. Met daarin concrete handvatten hoe je het besturingsmodel van jouw organisatie verbetert. Waardoor de voorspelbaarheid van de organisatie hoger wordt en tegelijkertijd de effectiviteit van de organisatie verbetert. 

Deel House of Control via Social Media