Reikwijdte van het begrip Control

Interne controle, internal control en management control zijn alle vormen van control die het management ondersteunen om de organisatie te beheersen. Toch hebben ze alle een andere reikwijdte en/of perspectief. Om het vakgebied van Managementcontrol te duiden worden hieronder de verschillende vormen kort toegelicht. 

Interne Controle

In de dagelijkse praktijk wordt interne controle vooral geassocieerd met rechtmatigheid van handelen en de volledigheid, juistheid en tijdigheid van financiële transacties en de financiële informatievoorziening daarover. Interne controle is een vorm van 'control' waar de nadruk ligt op het controleren of medewerkers zich houden aan de (proces)afspraken die zijn gemaakt. Interne controles richten zich veelal op de beheersing van processen die een in- of uitgaande geldstroom tot gevolg hebben. Vandaar dat er op de financiële en personele administratie veel interne controles plaatsvinden. 

Interne controle heeft enerzijds een toezichtsfunctie met als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren (toezicht). Anderzijds biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. Hoe hoger de kwaliteit van de interne controle door de organisatie hoe minder controlewerkzaamheden de accountant hoeft uit te voeren.

Internal Control

De door COSO gehanteerde definitie van internal control luidt: Internal control is "a process effected by an entity’s board of directors, management and other personnel designed to provide reasonable assurance of the achievement of objectives".  COSO zegt dus dat processen op zodanige wijze ontworpen moeten worden dat er een redelijke mate van zekerheid is over het halen van de volgende doelen:

• efficiency en effectiviteit van de door de organisatie uitgevoerde activiteiten;
• betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging;
• naleving van voor de organisatie relevante wet- en regelgeving;
• beveiligen van middelen tegen niet-geautoriseerde aankoop, gebruik of verkoop.

Het begrip 'Internal Control' is dus daarmee breder dan het begrip Interne Controle. Het begrip Interne Controle richt zich met name op de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening. Terwijl Internal Control zich richt op bestuurlijke informatievoorziening. Waarbij dus naast de informatie over de financiën ook informatie over de aansturing van de primaire en ondersteunende processen centraal staan. Je kunt het ook zo zien; interne controle maakt onderdeel uit van het bredere Internal Control.

Management Control

Management Control heeft dezelfde reikwijdte als internal control. Managementcontrol omvat ook alle besturingsprocessen die de efficiency en effectiviteit van de bedrijfsactiviteiten moeten borgen. Zij het dat het perspectief anders is. Internal Control heeft een meer instrumenteel karakter. Terwijl binnen managementcontrol gedragsbeïnvloeding van de lagere managers en medewerkers centraal staat. Management control kent vele definities:  

• Anthony, R. N., V. Govindarajan; managementcontrol is "het proces waarmee managers andere leden van de organisatie beïnvloeden om de strategie van de organisatie te implementeren"

• Hartmann c.s. (2006); "managementcontrol is dat deelaspect van management, dat zich richt op het vergroten van de kans dat medewerkers doelgericht gedrag vertonen”

• Merchant, K.A., Stede, van der, W.A. (2007); management control zijn “all the devices managers use to ensure that the behaviors and decisions of people in the organization are consistent with the organizations objectives and strategies”.

We spreken dus van management control als managers (beheers)instrumenten inzetten om het gedrag van medewerkers te beïnvloeden om zo de gestelde doelen te realiseren. Het beïnvloeden van gedragingen van medewerkers van een marketing afdeling vereist andere controls, dan bijvoorbeeld voor medewerkers van een productieafdeling. Men kan dus zeggen: “Different controls for different purposes".

Specifieke vormen van 'Control'

Naast de meer algemene vormen van control zoals internal control en management control zijn er ook specifieke vormen van 'control' die verwijzen naar het onderwerp van 'control'. Deze specifieke onderdelen van control verwijzen naar een bepaald onderdeel binnen het grote geheel van management control. Strategic control betekent dus letterlijk: het beheersen van het strategisch proces. En dit geldt ook voor Cost control. Het gaat dan om het beheersen van de kosten. Deze begrippen van 'control' spreken voor zichzelf en kunnen eigenlijk niet tot begripsverwarring leiden. 

• Strategic control; hier gaat het om het management van 'de richting' van de organisatie gericht op het waarborgen van de continuïteit van die organisatie. Het gaat dus om het bepalen van de lange termijnkoers en het onderscheidend vermogen van de organisatie. En hoe de organisatie die doelen effectief en efficiënt kan realiseren. Oftewel hoe ze hun strategie kunnen implementeren. Modellen en instrumenten die we bij strategic control tegenkomen zijn de SWOT-analyse, de Value Chain van Porter, Scenarioplanning, het Vijf-krachtenmodel van Porter en de Portfolio-analyse van BCG. En de planning & controlcyclus draagt bijvoorbeeld weer bij aan de implementatie van deze strategie. 

• Cost control; is een vorm van control die zich richt op het beheersen van de kosten. Bij cost control staat het begrip doelmatigheid centraal. Dat wil zeggen dat cost control erop gericht is om met zo min mogelijk inspanning een zo groot mogelijk resultaat te behalen. Instrumenten en technieken die gebruikt wordt op kostenbesparingen door te voeren zijn benchmarking, kostprijs-analyse, budgetteren, Du-Pont-schema, etc..  

• Financial control; hier gaat het natuurlijk om de beheersing van de financiële processen zoals boekhouden, investeringsanalyse, kostprijsberekeningen, bedrijfsfinanciering, budgetteren en treasury activiteiten. Financial control is één van de eerste vormen van control die is ontstaan. Dat is ook logisch omdat de risico's die gepaard gaan met ingaande en uitgaande geldstromen ook vroeger al groot waren. 

• Business control; hiermee wordt gedoeld op de beheersing vanuit het topmanagement van de businessunits (afdelingen). Naast financial control omvat business control ook instrumenten zoals planning & control, risicomanagement, benchmarking en het creëren van een motiverende beloningsstructuur. 

• Soft controls; zijn beheersinstrumenten die invloed hebben op de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij soft controls ligt de nadruk op het creëren van een motiverende en stimulerende omgeving. Veel voorkomende instrumenten zijn in dit geval leiderschap, het creëren van specifieke organisatiecultuur en het inzetten van personeelsgerichte instrumenten zoals arbeidsvoorwaarden, opleidingen en persoonlijke ontwikkeling. 

• Hard controls; de organisatie neemt maatregelen die gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect afdwingen. Zo wordt met behulp van werkinstructies op detailniveau duidelijk welke handelingen van de medewerkers worden verwacht. En door het afsluiten van de voorraadkast wordt ongewenst gedrag als diefstal bemoeilijkt. 

• Planning & Control; de planning & controlcyclus vormt het hart van de beheersorganisatie! De planning & controlcyclus geeft richting aan de organisatie. De strategie van de organisatie wordt vertaald in concrete doelstellingen. En nog belangrijker; de planning & controlcyclus geeft inzicht in de mate waarin deze doelstellingen gerealiseerd worden. Zodat (bij)sturing mogelijk wordt. Begrippen die hier centraal staan zijn de Deming-Cirkel, kritische succesfactoren, Balanced Scorecard, managementrapportages en prestatiemanagement. 

• Process control; bij proces control staat de beheersing van de bedrijfsprocessen centraal. Dit omvat natuurlijk ook andere vormen van control zoals op deze pagina staan beschreven. Strategic control en Financial control zijn eigenlijk ook gewone processen. Bij process control ligt de nadruk op de voorwaarden waaraan een goed proces moet voldoen. Instrumenten zoals het RACI-model, ISO 9001 en het procesrelatiediagram helpen u bij het beheersen van uw bedrijfsprocessen. 

• Projectcontrol; bij project control staat het beheersen van een project centraal. Binnen het vakgebied projectmanagement staat de sturing van de drie projectvariabelen (tijd, geld & kwaliteit) centraal. Modellen en technieken als het Duivels Driehoek, PRINCE2, Work-breakdown structure & de Gantt Chart staan daarbij centraal. 

• Chain control; hier gaat het om het beheersen van de keten binnen uw organisatie óf de keten waar u als organisatie deel van uitmaakt. Het kan dus gaan om de beheersing van uw productieproces over de verschillende afdelingen heen. Of om het beïnvloeden van uw (keten)partners in de omgeving om zo uw doelstellingen te realiseren. 

Er zijn ongetwijfeld nog meer vormen van control dan die hierboven zijn behandeld. Het gaat dan veel om de beheersing van specifieke bedrijfsprocessen. Waar veelal voor het gemak het woord 'control' is achter geplakt. Het zijn allemaal vormen van control die onderdeel uitmaken van management control. Wilt u exact weten hoe deze verschillende vormen samenhangen dan verwijzen wij u graag naar het organisatiemodel HOUSE OF CONTROL.