Leveranciersselectie

Het selecteren van de leveranciers is na de het vaststellen van de inkoopbehoefte en het specificeren van de inkoopbehoefte (opstellen programma van eisen) de derde stap in het inkoopproces. Leveranciersselectie bestaat uit het doen van marktonderzoek, het opstellen van selectie- en gunningscriteria, het aanbesteden en uiteindelijk de keuze van de leverancier. 

Marktonderzoek

Nadat de strategie per inkooppakket is bepaald is het zaak om onderzoek te doen welke mogelijkheden de markt biedt. Inkoopmarktonderzoek is het verzamelen en analyseren van (markt)gegevens die de prijs en verkrijgbaarheid van een inkooppakket (product of dienst) bepalen. Afhankelijk van het doel van het marktonderzoek kan op globaal of op meer detail niveau gegevens verzameld worden:

• macro-economisch; de marktstructuur is hier de meest bepalende factor. Is er sprake van volledige vrije mededinging ,een oligopolie of zelfs van een monopolie? De marktstructuur bepaalt in grote mate de afhankelijkheid van een potentiële leverancier. Voor de macro-economische analyse wordt vaak het DESTEP-model gebruikt.
• meso-economisch; hier gaat het om het verzamelen en analyseren van bedrijfstak specifieke gegevens zoals snelheid van .technologische ontwikkelingen, veranderende wet- en regelgeving en wijzigingen in de voortbrengingsketen.
• micro-economisch; hier gaat het om een eerste globale beoordeling van leveranciers en hun producten (prijs, kwaliteit, continuïteit). Het resultaat van deze beoordeling wordt gebruikt voor de volgende stap in het inkoopproces, het offerteproces, waarbij een select aantal leveranciers wordt benaderd om een offerte uit te brengen.

De kosten van een (inkoop)marktonderzoek zijn goed ik kaart te brengen. Het betreft met name de kosten van inzet van personeel. De baten (kostenbesparing, leverzekerheid, flexibiliteit) zijn kwalitatief van aard en pas achteraf aantoonbaar. Daarom adviseren wij u per inkooppakket een afweging te maken of u een marktonderzoek wilt uitvoeren of niet. Het is handig om per segment van de Kraljic-matrix een bepaalde vorm van marktonderzoek vast te stellen.

Aanbesteding

Nadat een inkooppakket is vastgesteld en gespecificeerd en het marktonderzoek is afgerond kan er een leverancier geselecteerd worden. Om een goede prijs te kunnen bedingen wordt het inkooppakket 'in concurrentie' aan de markt aangeboden. Een aanbesteding is de procedure waarbij een opdrachtgever bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte in te dienen. We onderscheiden de volgende soorten van aanbesteding:

1. Enkelvoudige uitnodiging; de opdrachtgever benadert één leverancier waarna ze na onderling overleg tot een overeenkomst komen over de prijs en de te leveren prestatie.

2. Onderhands aanbesteden; in dat geval wordt een beperkt aantal leveranciers gevraagd om een offerte uit te brengen. Veelal wordt deze vorm van aanbesteding bij kleinere opdrachten gebruikt. De marktwerking wordt niet maximaal benut. En vriendjespolitiek ligt op de loer.

3. Openbare aanbesteding; alle leveranciers kunnen op basis van de aanbestedingsdocumenten een offerte uitbrengen. In de aanbestedingsdocumenten wordt aangegeven op welke manier een offerte moet worden uitgebracht en aan welke eisen een leverancier moet voldoen. De marktwerking doet haar werk. Als er veel offertes worden uitgebracht kost het veel tijd om deze te vergelijken.

4. Niet openbare aanbesteding; de opdrachtgever kondigt een aanbesteding aan. Waarna leveranciers zich kunnen melden als belangstellende partij. De opdrachtgever selecteert op vooraf aangekondigde criteria maximaal 5 leveranciers uit. Deze leveranciers wordt gevraagd om op basis van de functionele en technische specificaties een offerte uit te brengen.

5. Onderhandelingsprocedure; is een vorm van aanbesteding zonder openbare publicatie van de opdracht vooraf en komt er dus op neer dat je de opdracht zonder meer mag gunnen aan de leverancier van je keuze. Bij overheidsorganisaties mag deze vorm van aanbesteden alleen onder voorwaarden. Bijvoorbeeld bij dwingende spoed of bij bescherming van uitsluitende rechten, bijvoorbeeld in het geval van een uitbreiding van een bestaand gebouw.

6. Concurrentie gerichte dialoog; de opdrachtgever kondigt de opdracht aan waarna leveranciers hun belangstelling kunnen tonen. Minimaal drie partijen worden uitgenodigd voor de dialoog. Als het bestek is vastgesteld krijgen de overgebleven partijen een uitnodiging om een offerte uit te brengen. Deze vorm van aanbesteding vindt plaats bij grote complexe opdrachten waarbij de kennis van de markt nodig is om de vraag te specificeren.

Private bedrijven zullen ook maximaal gebruik willen maken van marktwerking. Afhankelijk van de grote en het belang van het inkooppakket en de marktomstandigheden maken private opdrachtgevers ook gebruik van bovenstaande vormen van aanbesteden. Met als grote verschil dat private bedrijven helemaal vrij zijn voor welke vorm zij kiezen. En private bedrijven zijn nooit verplicht zijn om een aanbesteding publiekelijk bekend te maken. Zoals bij overheden wel het geval is.

Selectiecriteria

Bij een aantal soorten aanbestedingen worden selectiecriteria gebruikt om een eerste selectie te maken van mogelijke leveranciers die de opdracht zouden kunnen uitvoeren. Selectiecriteria zijn onder andere:

• Continuïteitscriteria; potentiële leveranciers moeten op basis van liquiditeits-, solvabiliteits- en omzetcijfers aantonen dat de continuïteit van de organisatie is geborgd. Hiermee wordt de leverzekerheid van de mogelijke leverancier getoetst.

• Kennis en kunde; potentiële leveranciers moeten op basis van ervaringen in het verleden aantonen dat zij over de juiste kennis en kunde beschikken om de opdracht goed uit te voeren.

• Model-K verklaring; dit wordt gebruikt sinds de bouwfraude om de eigenaren of bestuursvoorzitters van bedrijven persoonlijk verantwoordelijk te kunnen stellen als blijkt dat er ongeoorloofd met andere inschrijvers is overlegd.

• Certificaten en dergelijke; geeft aan of potentiële leverancier over benodigde kennis, kunde of technische hulpmiddelen beschikt om een opdracht tot een goed einde te brengen.

Gunningscriteria

Volgens de Europese richtlijn en de daarvan afgeleide Nederlandse regelingen wordt de opdracht uiteindelijke gegund aan de leverancier met de laagste prijs όf de leverancier met de economisch meest voordelige aanbieding (EMVI). Bij de EMVI gaat het niet alleen om de prijs maar om een combinatie van:

• prijs
• kwaliteit
• leveringsvoorwaarden
• voldoen aan extra kwaliteitscriteria of wensen

Het verschil tussen selectiecriteria en gunningscriteria hangt samen met dat tussen een niet-openbare en een openbare procedure (zie het kopje Aanbesteding) In een niet-openbare procedure worden eerst de selectiecriteria toegepast (waarmee dan bijvoorbeeld de vijf beste bedrijven worden geselecteerd). In een later stadium, nadat de geselecteerde bedrijven een offerte hebben ingediend, worden de gunningscriteria toegepast op die offertes.

Leverancierskeuze

Op basis van de gunningscriteria uit het programma van eisen worden de offertes onderling vergeleken. En wordt de beste leverancier geselecteerd. De afspraken die worden gemaakt worden vastgelegd in een overeenkomst / contract.