Robotisering (RPA)

Wat is Robotisering?  

Robotisering (of in het Engels RPA: Robotic Process Automation) is een specifieke vorm van automatisering. Bij robotisering ontwikkel je een stuk software die letterlijk doet wat wat een persoon nu ook doet. De acties die een medewerker financiën of van de klantenservice achter de computer uitvoert worden met robotisering letterlijk nagebootst. Softwarerobots begrijpen wat er op de schermen staat. En kunnen routinetaken zoals het ophalen en invoeren van gegevens, het klikken op knoppen, het uploaden en downloaden van bestanden of een breed scala aan gedefinieerde acties goed uitvoeren. Maar softwarerobots kunnen het sneller en consistenter dan mensen, zonder dat ze zich gaan vervelen, moe of ziek worden.

 

Mogelijkheden / Toepassingen Robotisering 

Robotisering wordt ingezet voor het automatiseren van werkzaamheden die niet door andere software binnen het bedrijf geautomatiseerd wordt uitgevoerd. Als een organisatie gebruik maakt van software om bijvoorbeeld haar personele en/of financiële processen te ondersteunen dan laat de praktijk zien dat medewerkers vaak nog veel werkzaamheden handmatig moeten uitvoeren om de bedrijfsprocessen goed uit te voeren. En juist dit soort (nog niet geautomatiseerde) werkzaamheden wordt met robotisering alsnog geautomatiseerd. Voorbeelden hiervan zijn:

 
  • Aanmaningen aan crediteuren versturen; financiële systemen voorzien niet altijd in een functionaliteit om vanuit het systeem geautomatiseerd aanmaningen te genereren. Daarom zie je regelmatig dat een financieel medewerker de adres gegevens, de vervaldatum van de factuur en de hoogte van het bedrag inklopt in een standaard format in Word. Waarna deze wordt geprint en op de post wordt gedaan. Al met al behoorlijk wat handmatige handelingen.
 
  • Business Intelligence; wat je verder ook vaak ziet is dat organisaties platte data uit hun systemen exporteren naar business intelligence applicaties. De medewerker FA of die van Personeelszaken maken een dump van de data, zetten de gevraagde data in bepaalde volgorde en zetten het bestand, bijvoorbeeld van de maand januari, in een daarvoor aangewezen map. Vervolgens leest een medewerker van de afdeling planning & control het bestand in de business intelligence applicatie. Die de verschillende bestanden verwerkt tot een rapport. Al met al behoorlijk wat handmatige handelingen.
 
  • Frauduleuze accountbeëindiging; banken en andere organisaties moeten bankrekeningen voortdurend in de gaten houden om verdachte activiteiten te detecteren en te melden bij de Nationale Politie. Het handmatig bekijken van activiteitenlogboeken is geen haalbare optie, dus het automatiseren van dit proces met RPA is een uitstekende manier om fraude en andere vormen misbruik te voorkomen.
 
  • Verwerken van urenstaten; niet alle salarissystemen voorzien in een web-portaal waarin medewerkers hun gewerkte uren kunnen bijhouden. Medewerkers sturen daarom aan het eind van de week vaak nog een ingevulde urenformulier op met daarin de gewerkte uren. De medewerker P&O opent de mails van de collega's en verwerkt de opgegeven uren handmatig in het salarissysteem. Waarna de medewerker P&O overzichten draait en deze opstuurt naar de manager P&O zodat deze het aantal overuren kan monitoren. Al met al behoorlijk wat handmatige handelingen. 
 
  • Misbruik internet; werkgevers controleren of medewerkers misbruik maken van hun toegang tot het internet. De medewerker ICT maakt met behulp van een script periodiek een bestand van alle webpagina' s die niet binnen het bedrijfsmatig gebruik vallen. De medewerker ICT voorziet de lijst van een personeelsnummer door verschillende datasets met elkaar te matchen en mailt de lijst naar de medewerker P&O. De medewerker P&O opent de mail en zoekt in het salarissysteem bij het betreffende personeelsnummer de naam van de medewerker op. De medewerker P&O pakt de standaard mail, zet de goede naam erin en verstuurt een waarschuwingsmail naar de betrokken medewerker.
 
  • Genereren van massa e-mails; het aanmaken van een massa-e-mail die gegevens nodig heeft uit meerdere systemen zijn tijdsintensief waar de kans op fouten relatief groot is. Met Robotisering kun je deze handmatige werkzaamheden vervangen door een software(robot).
 
  • Klantenservice. robotisering helpt bedrijven een betere klantenservice te bieden door contacten met klanten te automatiseren. Dit kan gaan om het automatisch verifiëren van elektronische handtekeningen en het uploaden van gescande documenten. Maar denk ook aan de chatbots op websites die klanten op basis van de vragen die zij stellen direct door verwijzen naar de pagina waar antwoord wordt gegeven op hun vraag.
 

Dit zijn zo maar wat voorbeelden waarvoor Robotisering vaak voor wordt ingezet. Zo zijn er nog honderden mogelijke toepassingen. Robotic Process Automation (RPA) maakt het mogelijk eenvoudige, terugkerende werkzaamheden achter een computer sneller, goedkoper, 24/7 en met minder fouten uit te voeren. Zodat medewerkers zich op de meer complexe werkzaamheden kan richten waarvoor tussenkomst van de mens gewenst is. 

 

Verschil tussen Robotiseren en Automatiseren? 

In basis bestaat robotisering uit software die informatie verzamelt, bewerkt, verstuurt of invoert via de gebruikersinterface van computersystemen, websites, spreadsheets, portals, databases en communicatieprogramma's. Robotisering is daarmee een specifieke (minder zware) vorm van automatiseren. Waarbij zowel robotisering als de traditionele vorm van automatiseren gebruik maken van algoritmes (set van instructies) die worden vastgelegd in een stuk software. Toch zijn er wezenlijke verschillen tussen traditionele automatisering en robot software: 

 
  • Traditionele automatisering; bij een traditioneel computersysteem codeer je de instructies in het algoritme zo dat elke taak, elke stap in volgorde van het bedrijfsproces wordt uitgevoerd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een boekhoud programma als SAP. Waarbij je veel kennis van het boekhoud proces, de broncode en de programmeertaal moet hebben om functionele wijzigingen in het systeem door te voeren. Als je überhaupt al wijzigingen mag doorvoeren van de leverancier. En waarbij je ook nog eens hele systeem goed moet testen om vast te stellen of de wijziging in de software geen neveneffecten heeft op andere onderdelen van het systeem.
 
  • Robot automatisering; robotisering richt zich niet op het automatiseren van het gehele bedrijfsproces. Robotisering richt zich op het automatiseren van die onderdelen van het bedrijfsproces die in het bronsysteem nog niet zijn geautomatiseerd en waar de mens nog handmatige handelingen moet uitvoeren. Robot automatisering richt zich op de gebruikersinterface tussen de mens en het systeem. Het gebruik van robotisering heeft daarmee een aantal voordelen:
 
      • Geen kennis van broncode en programmeertalen nodig; bij een traditioneel systeem moet je de broncode en programmeertaal door en door kennen als je verandering in het systeem wil doorvoeren. Bij robotisering maak je alleen gebruik van de output van het bronsysteem (computerschermen, gegevens in de database) en automatiseer je alleen de gebruikershandelingen zonder het bronsysteem aan te passen. Met robot(software) kun je daardoor snel en goedkoop functies aan een bestaand computersysteem toevoegen.  
      • Systeemintegratie; robotisering richt zich op de gebruikersinterface en de beschikbare gegevens in de database en dringt niet door tot de achterkant (de broncode) van het systeem. Hierdoor is het relatief gemakkelijk om functies uit verschillende systemen (die gebaseerd zijn op verschillende codes en verschillende programmeertalen) te integreren. Door integratie van bijvoorbeeld je ERP-systeem met je CRM- en mailsysteem of je websiteportal kun je klanten geautomatiseerd antwoord geven op hun vragen, van gerichte informatie voorzien of een massa e-mail de deur uit doen. 
      • Maatwerk; robotisering biedt een hoge mate van maatwerk in vergelijking met de  traditionele automatisering. Doordat RPA zich meestal beperkt tot het automatiseren van een beperkt aantal handelingen (en niet het gehele bedrijfsproces) is het makkelijker om met robotisering maatwerk te leveren die voldoet aan de behoeften van de specifieke gebruiker.   

 

De verschillende vormen van automatisering sluiten elkaar niet uit. In de praktijk wordt robotsoftware vaak als aanvulling op bestaande computersystemen ingezet. Waarbij het traditionele automatiseren vaak wordt gebruikt voor het automatiseren van gehele bedrijfsprocessen. Terwijl robotsoftware vooral wordt gebruikt voor het automatiseren van specifieke activiteiten waarin de bestaande systemen (nog) niet in voorzien of voor de integratie van gegevensstromen uit verschillende systemen. 

 

Voorbeeld Factuurverwerking op de Financiële Administratie

Bedrijven ontvangen op veel verschillende manieren facturen van hun leveranciers. Soms via de post en steeds vaker via de mail. Je ziet leveranciers ook steeds vaker Xml-bestanden mailen. Dit zijn zogenaamde bulkfacturen die de medewerker op de financiële administratie in het financieel systeem kan inlezen. Zodat de kosten direct op de goede afdelingen worden geboekt. Standaard financieel systemen zoals Exact en SAP voorzien vaak niet in al deze vormen van factuurverwerking. De medewerkers van de financiële administratie vullen de gegevens van de factuur handmatig in het financieel systeem in. Het factureringsproces is daarmee een tijdsintensief en duur proces. Om het een terugkerende proces is waarbij steeds de opeenvolgende stappen moeten worden uitgevoerd komt factuurverwerking bij uitstek in aanmerking voor automatisering. Dan zijn er drie mogelijkheden:
 
  1. Uitbreiden boekhoudsysteem met een functionaliteit voor factuurverwerking; het voordeel van deze mogelijkheid is dat de factuurverwerking direct goed geïntegreerd is met andere functies van het financieel systeem. Waarbij de leverancier van het financieel systeem ook verantwoordelijk is voor een goede factuurverwerking.  
  2. Aanschaffen specifieke factuurverwerkingsapplicatie; in de praktijk zien we dat leveranciers van boekhoudsystemen geen standaard functionaliteit voor factuurverwerking mee leveren. Dit omdat het verwerken van facturen vaak ook andere systemen raakt (zoals mailsystemen) en specifieke scan- en herken technieken vereist. Omdat specifieke kennis van integratie met andere systemen en specifieke kennis van scan- en herken technieken bij leveranciers van boekhoudsystemen ontbreekt zie je dat factuurverwerking specifieke applicaties worden ontwikkeld.
  3. Robotisering; alle handelingen die de medewerker moet uitvoeren om ontvangen facturen in het financieel systeem te krijgen kunnen ook via robotisering worden geautomatiseerd. Via een macro worden dagelijks alle e-mails met facturen en gescande facturen (die via de post zijn binnen gekomen) met behulp van scan- en herkentechnologie in het financieel systeem ingebracht.
 
De drie mogelijke oplossingen hebben alle drie hun voor- en nadelen. Je ziet alle drie de oplossingen in de praktijk langskomen. Maar je ziet ook voorbeelden van combinaties van alle drie de oplossingen. Zo worden inkomende facturen bijvoorbeeld met een robot uit de mail opgehaald. Waarna de facturen door een specifieke applicatie (scan- en herken technologie) wordt omgezet naar een databestand die door de factuurverwerkingssoftware in het financieel systeem wordt verwerkt. En zo bijvoorbeeld een automatische koppeling wordt gemaakt met een inkooporder waardoor de goedkeuring van de factuur automatisch verloopt.

 

 

 

De techniek achter Robotic Process Automation (RPA)

In tegenstelling wat vaak wordt gedacht heeft robotisering niks met robots te maken zoals we die uit de film kennen. Robot(software) klinkt allemaal erg complex. Maar robotisering is eigenlijk een relatief eenvoudige techniek. Zonder veel integratie of gedoe.

  

  • Macro en Scripts; RPA heeft veel op met de technologie van macro's en scripts waar het uit voortgekomen is. Deze technologieën werkten goed voor het doel waarmee ze geschreven werden en de scope beperkt was tot een enkele applicatie. Daarmee hebben we het verschil te pakken met RPA. Software robots zijn veel flexibeler in te zetten én kunnen prima interacteren tussen uiteenlopende applicaties.
  • Screen scraping; een andere technologie waar RPA op rust is screen scaping. Met deze technologie wordt informatie verzameld, zoals tekst of afbeeldingen, die in de gebruikersinterface van applicaties wordt weergegeven.

 

RPA is NIET alleen schermschrapen. Het zijn ook niet alleen macro's of scripts of workflows. Het is dit alles en meer. Op zichzelf klinken sommige van deze misschien oude en onaantrekkelijke technologieën. Maar RPA gaat NIET in de eerste plaats over technologie . Ik vind het gemakkelijker om RPA te zien als nieuw talent: digitale assistenten. RPA-tools pikken alle technologie op die nodig is om uw proces zo veel mogelijk te automatiseren. Het kan in de toekomst screen scrapping naar AI en verder zijn. Top RPA-tools bieden een moeiteloze manier om deze digitale assistenten te plannen en te beheren.

Het gaat om de bedrijfswaarde . Er zijn maar weinig projecten die u in één jaar 300% ROI opleveren of de productiviteit met 1500% verhogen, terwijl ze veel sneller en goedkoper zijn. Onthoud dat het geheel groter is dan de delen – RPA brengt veel van deze technologieën samen om de efficiëntie te verhogen die aantrekkelijk is voor bedrijven.

 "Top RPA-providers bieden eenvoudig te implementeren oplossingen die iedereen met een paar uur training en beperkte of geen ontwikkelingservaring kan gebruiken om basistaken te automatiseren, zoals het genereren van Excel-rapporten, het archiveren van documenten in specifieke mappen, of het verzenden van geautomatiseerde e-mails", zegt Sharad. "Zelfs met een dergelijke basisautomatisering kunnen gebruikers hun werkprofiel aanzienlijk veranderen [door] vervelende, tijdrovende taken te automatiseren en de focus op werk met toegevoegde waarde te vergroten."

 De software van leveranciers als bijvoorbeeld Blue Prism, Kofax Kapow, Automation Anywhere en UI Path verschilt in functionaliteit én in gebruiksgemak. Zorg er daarom voor dat je een goed pakketselectietraject doorloopt. Met een partner die weet welke tools de functionaliteit hebben om te leveren wat je in jouw organisatie wilt bereiken.

Robotisering & Kuntmatige Intelligentie

RPA wordt vaak in één adem genoemd met artificial intelligence (AI). In de nabije toekomst zullen RPA, artificial intelligence en machine learning geïntegreerd worden in softwarerobots. Deze technieken zorgen ervoor dat een robot steeds beter wordt in zijn taken en, net als een mens, uiteindelijk ook om weet te gaan met complexe en nieuwe cases.

Een tweede ontwikkeling is de inzet van robots voor menselijk contact. Dit zie je al bij call centra van bijvoorbeeld grote banken of chatrobots op websites. Ook hier zie je dat de techniek zich snel ontwikkelt en verbetert. Echter, voor organisaties die net starten met RPA raden we dit niet aan. Ten eerste zijn dit relatief ingewikkelde robots en ten tweede zijn juist mensen goed in het contact met andere mensen. En niet robots.

 

  • machine learning... 

 

Deel House of Control via Social Media