Waarom is Control nodig?

De principal-agency theorie gaat ervan uit dat er een opdrachtgever is (de principal) die een bepaalde taak moet vervullen. Als de opdrachtgever niet over de tijd of kennis beschikt vraagt hij de opdrachtnemer (agent) om de taak te vervullen. Er ontstaat een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie. De principal-agency theorie stelt nu het volgende: 

• Belangentegenstelling; de eerste veronderstelling is dat de belangen tussen de principaal (opdrachtgever) en de agent (opdrachtnemer) nooit helemaal gelijk zijn. De opdrachtnemer heeft ook haar eigen belangen zoals het streven naar een hoger loon, meer status of zich gewaardeerd voelen. De medewerker heeft dus naast het organisatiebelang ook andere belangen die het nastreeft. En soms zijn de belangen zelfs tegengesteld aan die van het organisatiebelang.

• Informatie-asymmetrie; de tweede veronderstelling is dat de opdrachtgever niet in staat is om de activiteiten en doelen van deze activiteiten van de opdrachtnemer volledig te achterhalen, omdat de opdrachtgever niet over voldoende informatie beschikt. Immers de opdrachtgever kan niet de hele tijd over de schouder van de opdrachtnemer meekijken. De opdrachtnemer heeft een informatievoorsprong. Immers het is de opdrachtnemer die de taak uitvoert (en niet de opdrachtgever). Er is sprake van informatie-asymmetrie.

De opdrachtnemer (agent) is weliswaar gehoorzaamheid verschuldigd aan de opdrachtgever (principaal), maar de opdrachtgever kan dit niet afdoende controleren. De centrale vraag is dan ook hoe de opdrachtgever op basis van enerzijds verschillende doeleinden en anderzijds onvolledige informatie opportunistisch gedrag van de opdrachtnemer kan tegengehouden? Zie hier het vraagstuk van 'management control'.

Controleproblemen

De principal-agency theorie ligt aan de basis van het beheersing- c.q. control vraagstuk. Er zijn echter ook andere 'controleproblemen'. Naast het streven naar het eigen belang zijn er andere oorzaken waarom de opdrachtnemer (al dan niet bewust) niet altijd handelt in het belang van de opdrachtgever. 

• Mensen maken fouten;  
• Mensen beschikken niet over de benodigde kennis en kunde;
• Mensen weten niet wat ze moeten doen; 
• Mensen zijn niet altijd gemotiveerd.

Het vraagstuk van management control beperkt zich dus niet tot mogelijk verschillende belangen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De reikwijdte is breder. Managementcontrol moet ervoor zorgen dat de medewerkers de goede dingen doen (effectief) en dat ze die goed doen (efficiënt). 

Kosten Principal-Agency relatie

Het veronderstelde verschil in belangen (en andere controleproblemen) en de informatie-asymmetrie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer leidt tot verschillende soorten kosten:

• Inefficiencykosten; de ondoelmatigheid die optreed als gevolg van het nastreven van een ander belang dan die van de opdrachtgever wordt X-inefficiency genoemd. Deze kosten kunnen substantieel zijn. Stel dat bij de productie van een stoel de opdrachtgever ervan uitgaat dat de opdrachtnemer hier vier uur voor nodig heeft. Na een tijdje lukt het de opdrachtnemer om deze stoel in drie uur te produceren. In plaats van een extra stoel te produceren kiest de opdrachtnemer ervoor om langer te pauzeren. Zie hier een X- inefficiency van 25%!

• Monitoringskosten; de opdrachtgever wil controleren of de opdrachtnemer de taak goed uitvoert. De opdrachtgever zal maatregelen nemen om dit mogelijk te maken. Deze zogenaamde monitoringskosten bestaan bijvoorbeeld uit kwaliteitscontrole van de opgeleverde producten of het registeren van de uren dat de opdrachtnemer daadwerkelijk aanwezig is.

• Bindingskosten; de opdrachtnemer weet natuurlijk dat de opdrachtgever niet alles ziet wat de opdrachtnemer doet. En dat dit de opdrachtgever onzeker maakt. Daarom zal de opdrachtnemer er alles aan doen om te laten zien dat hij wel te vertrouwen is. Deze zogenaamde bindingskosten bestaan bijvoorbeeld uit het doorwerken in het weekend terwijl dat eigenlijk niet nodig is (maar wel geld kost) of doorwerken als je echt ziek bent met alle gevolgen van dien. 

Het moge duidelijk zijn dat bovenstaande kosten niet gemaakt worden als de opdrachtgever de taak zelf uitvoert. Maar gezien de beperkte tijd, kennis en kunde is dat niet altijd mogelijk. En op het moment dat de opdrachtgever aan een opdrachtnemer vraagt deze taak te vervullen komen als gevolg van belangentegenstellingen en informatie-asymmetrie bovenstaande kosten om de hoek kijken. 

Management Control

Het vraagstuk van (management)control gaat dus over de vraag hoe de opdrachtgever (principal) op basis van enerzijds verschillende doeleinden en anderzijds onvolledige informatie het gedrag van de opdrachtnemer (agent) kan sturen zodat de opdrachtnemer handelt in het belang van de opdrachtgever. Dat is het vakgebied van Management Control en het vakgebied Organisatie & Management. We spreken dus van managementcontrol als managers (beheers)instrumenten inzetten om het gedrag van medewerkers te beïnvloeden om zo de gestelde doelen te realiseren. 

• Soorten van Control; op deze pagina worden begrippen als interne controle, internal control, management control en organisational control toegelicht en met elkaar in relatie gebracht. Ook komen specifieke vormen van control als financial control, strategic control, project control, operational control en processcontrol aan bod. 

• Managementcontrolsystemen MCS; op deze pagina wordt duidelijk wat een managementcontrolsysteem nu precies is. En wat de voornaamste ontwerpvariabelen voor het inrichten van een managementcontrolsysteem zijn. En uit welke elementen een managementcontrolsysteem is opgebouwd om zo goed bestuur mogelijk te maken.

• Hard & Soft controls; deze pagina gaat in op de concrete instrumenten, technieken en procedures die het management kan gebruiken bij de vormgeving van het managementcontrolsysteem. Waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen harde (instrumentele) en zachte (mensgerichte) beheersmechanismen.