Overheidsinkopen & Europees Aanbesteden

Het belang van Inkoop neemt toe!

Uit onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen organisaties steeds belangrijker wordt. Enerzijds omdat inkoop een steeds belangrijkere rol krijgt in het voortbrengingsproces van organisaties. Anderzijds omdat er nog steeds kostenbesparingen te realiseren zijn. Binnen (semi-)publieke komt daar nog eens de wettelijke verplichting om sommige inkopen Europees aan te besteden bij.   

 

1   Waarom Europees Aanbesteden?

a   Proportionaliteit
b   Europese Richtlijnen

2   Vormen van Aanbesteden 

a   Enkelvoudige uitnodiging
b   Onderhands 
c   Openbaar   
d   Niet openbaar   
e   Onderhandelingsprocedure 
f    Concurrentie gerichte dialoog 

3   Gratis Quick Scan Inkoopafdeling

4   Andere Inkoopmodellen

a   Raamwerk Competent Inkoopmanagement
b   Strategie & Inkoopbeleid (C-curve)
c   Besparingen op Inkopen
d   Inkoopproces (van Weele) 
e   Inkoopanalyse    
 

 

1   Waarom Europees Aanbesteden?

Een doelmatige en effectieve besteding van middelen is bij overheidsorganisaties geen vanzelfsprekendheid. Door het ontbreken van marktwerking is het risico van verspilling, het voortrekken van lokale bedrijven of zelfs corruptie groter dan bij commerciële bedrijven. Terwijl de eisen die we stellen aan een rechtmatige en doelmatige besteding van overheidsgelden juist hoger zijn:

 
  • Voorbeeldfunctie; de overheid heeft een voorbeeldfunctie;
  • Algemeen belang; de overheid bewaakt het algemeen belang;
  • Verantwoording; een overheidsorganisatie moet publieke verantwoording kunnen afleggen.
 

Om bedrijven te beschermen tegen willekeur door de overheid en om verspilling bij overheidsorganisaties tegen te gaan zijn er richtlijnen door de Europese Unie opgesteld. Deze richtlijnen moeten eerlijke concurrentie mogelijk maken. En met deze concurrentie wordt dan tegelijkertijd verspilling tegen gegaan. Deze richtlijnen zijn gebaseerd op de volgende basisbeginselen:

 
  • Objectiviteit; elk bedrijf kan op de hoogte zijn van overheidsopdrachten;
  • Transparantie; de procedures en regels moeten vooraf duidelijk zijn;
  • Non-discriminatie; er moeten objectieve selectiecriteria worden toegepast.
 

Elke leverancier in de hele EU heeft een eerlijke kans om een opdracht te verwerven. Als een ministerie in Portugal een tunnel wil laten bouwen, mogen ze die opdracht niet onderhands aan een plaatselijke aannemer geven. Maar moet ook een Belgische aannemer de mogelijkheid krijgen om de opdracht uit te voeren. 

 

1a   Proportionaliteit

De Europese wetgeving beschouwt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van het aanbestedingsrecht. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij bij een aanbesteding stelt, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Bijvoorbeeld een disproportionele selectiecriterium voor de bouw van de eerder genoemde tunnel is het hebben van ervaring met het bouwen van tunnels van minimaal 1 kilometer terwijl de opdracht een tunnel betreft van slechts 70 meter.   

 

1b   Europese Richtlijnen

De richtlijnen van de Europese Unie verplichten Europese overheden om overheidsopdrachten die een bepaald bedrag te boven gaan uit te schrijven via de procedure van een Europese aanbesteding. Enkele aspecten uit deze procedure zijn:

 
  • Drempelbedragen; voor verschillende soorten opdrachten gelden verschillende drempelbedragen. Zo geldt in 2023 voor decentrale overheden een drempelbedrag voor leveringen en diensten van € 215.000. Aankoop van leveringen of diensten boven de € 215.000 moeten worden aanbesteed.
  • Publicatie; de Europese aanbesteding wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU. Onder de nieuwe Aanbestedingswet is een aanbestedende dienst verplicht een aankondiging eerst te publiceren op https://www.tenderNed.nl. Hiermee zijn alle aanbestedingen van de Nederlandse overheid te vinden op één plek. TenderNed stuurt Europese aankondigingen centraal door naar het platform van de Europese Unie (TED).
  • Aanbestedingsprocedures; overheidsorganisaties kunnen voor het gunnen van opdrachten gebruik maken van aantal procedures. Overheidsorganisaties mogen niet van deze procedures afwijken.
  • Selectie- en gunningscriteria; om de objectiviteit van een aanbesteding te borgen wordt altijd vooraf duidelijk gemaakt op basis van welke selectie- en gunningscriteria een leverancier wordt geselecteerd.
 

De Europese richtlijnen hebben zeker bijgedragen aan het terugdringen van vriendjespolitiek en corruptie. De kosten van de Europese richtlijnen zijn echter hoog. De administratieve lasten zijn waarschijnlijk hoger dan de besparingen die worden gerealiseerd als gevolg van volledige marktwerking. Er is een paarse krokodil in het leven geroepen waarmee veel adviesbureaus hun brood mee verdienen.

 

2   Vormen van Aanbesteden

Een aanbesteding is de procedure waarbij een opdrachtgever bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte in te dienen. Er zijn de volgende vormen van aanbesteding:

 
  1. Enkelvoudige uitnodiging; de opdrachtgever benadert één leverancier waarna ze na onderling overleg tot een overeenkomst komen over de prijs en de te leveren prestatie.

 
  1. Onderhands aanbesteden; in dat geval worden een beperkt aantal leveranciers of aannemers gevraagd om een offerte uit te brengen. Veelal wordt deze vorm van aanbesteding bij kleinere opdrachten gebruikt. De marktwerking wordt niet maximaal benut. En vriendjespolitiek ligt op de loer.

 
  1. Openbare aanbesteding; alle leveranciers kunnen op basis van de aanbestedingsdocumenten een offerte uitbrengen. In de aanbestedingsdocumenten wordt aangegeven op welke manier een offerte moet worden uitgebracht en aan welke eisen een leverancier moet voldoen. De marktwerking doet haar werk. Als er veel offertes worden uitgebracht kost het veel tijd om deze te vergelijken.

 
  1. Niet openbare aanbesteding; de opdrachtgever kondigt een aanbesteding aan. Waarna leveranciers zich kunnen melden als belangstellende partij. De opdrachtgever selecteert op vooraf aangekondigde criteria maximaal 5 leveranciers uit. Deze leveranciers wordt gevraagd om op basis van de functionele en technische specificaties een offerte uit te brengen.

 
  1. Onderhandelingsprocedure; is een vorm van aanbesteding zonder openbare publicatie van de opdracht vooraf en komt er dus op neer dat je de opdracht zonder meer mag gunnen aan de leverancier van je keuze. Bij overheidsorganisaties mag deze vorm van aanbesteden alleen onder strikte voorwaarden. Bijvoorbeeld bij dwingende spoed of bij het beschermen van uitsluitende rechten, bijvoorbeeld in het geval van een uitbreiding van een bestaand gebouw.

 
  1. Concurrentie gerichte dialoog; de opdrachtgever kondigt de opdracht aan waarna leveranciers hun belangstelling kunnen tonen. Minimaal drie partijen worden uitgenodigd voor een dialoog om de opdracht mede te specificeren. Als de specificaties zijn vastgesteld krijgen de partijen een uitnodiging om een offerte uit te brengen. Deze vorm van aanbesteding vindt plaats bij grote complexe opdrachten waarbij de kennis van de markt nodig is om de vraag te specificeren.
 

De Europese richtlijnen voor aanbesteden zijn alleen verplicht voor overheden. Private bedrijven zullen uiteraard ook maximaal gebruik willen maken van marktwerking. Afhankelijk van de grote en het belang van het inkooppakket en de marktomstandigheden maken private opdrachtgevers ook gebruik van bovenstaande vormen van aanbesteden. Met als verschil dat zij helemaal vrij zijn voor welke vorm zij kiezen. En private bedrijven zijn nooit verplicht zijn om een aanbesteding publiekelijk bekend te maken.

 

 

3   Quick Scan Inkoopfunctie

 

Op basis van de inkoopscan van House of Control kun je vaststellen of de inkoopfunctie in jouw organisatie bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Op basis van de antwoorden ontvang je een gratis advies. Met daarin ook concrete handvatten hoe je de inkoopfunctie binnen jouw organisatie (verder) kunt verbeteren.

 

Gratis
18 vragen
Maximaal 5 minuten
Direct resultaat!

 
 
 

 

4   Andere Inkoopmodellen

De verplichting om Europees aan te besteden stelt eisen aan de opzet en werking van de inkoopfunctie van jouw organisatie. Daarom adviseer ik je een bredere analyse van de inkoopfunctie uit te voeren. Je kunt daarvoor onderstaande modellen raadplegen.   

 
  1. Raamwerk Competent Inkoopmanagement; in het raamwerk Competent Inkoopmanagement wordt op basis van de ervaringen van House of Control en aan de hand van bekende inkoopmodellen en -theorieën in een aantal stappen duidelijk hoe je de inkoopfunctie van de eigen organisatie kunt beoordelen en verbeteren.

 
  1. Inkoopstrategie & Inkoopbeleid (C-curve van Oppen); met behulp van de C-curve wordt duidelijk welke bijdrage de inkoopfunctie levert aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Verder worden begrippen zoals inkoopsynergie, marktbenadering, procuratieregeling, maatschappelijk ondernemen, in-/uitbesteden en inkoopbeleid toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.

 
  1. Besparen op Inkopen; met de theorie van Telgen wordt duidelijk dat het grootste besparingspotentieel van een organisatie vaak niet zit in het (nog) beter onderhandelen met de leverancier. De grootste besparingen worden in de eerste stappen van het inkoopproces gerealiseerd voordat met de leveranciers wordt onderhandeld.

 
  1. Inkoopproces; op deze pagina staan de zeven stappen van het inkoopproces van Prof. Dr. A.J. Weele uitgeschreven. En welke maatregelen je kunt nemen om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen. Verder wordt hier ingegaan op de mogelijkheden om het inkoopproces geautomatiseerd te ondersteunen. 

 
  1. Inkoopanalyse; hier wordt duidelijk hoe je door een analyse van je financiële administratie zicht krijgt op de inkooppakketten die je inkoopt en bij welke leveranciers je dat doet. Ook wordt aangegeven wat de toegevoegde waarde is van een inkoopanalyse.

Deel House of Control via Social Media