Vraagstelling Ouchi

Op de pagina Managementcontrolsystemen wordt toegelicht wat een managementcontrolsysteem nu precies is, wat de belangrijkste ontwerpvariabelen van een managementcontrolsysteem zijn en welke concrete instrumenten je kunt inzetten om 'in control' te geraken. Op deze pagina wordt de theorie van Ouchi uitgewerkt. Ouchi onderscheidt op basis van de transactietheorie van Coase 3 controlsystemen die een organisatie kan inzetten om haar haar activiteiten te beheersen. Om de theorie van Ouchi goed te begrijpen wordt eerst ingegaan op de transactietheorie.

Transactiekostentheorie (Coase)

Coase vroeg zich af waarom organisaties zijn ontstaan en waarom niet alle transacties via het mechanisme van vraag en aanbod (de markt) verlopen, zijnde het meest efficiënte coördinatiemechanisme volgens de gangbare economische theorie. Coase stelde dat niet alle transacties via 'de markt' verlopen omdat er kosten zijn verbonden aan het gebruik van de markt, zoals de kosten van het zoeken naar aanbieders, het vergelijken van prijzen, het sluiten van contracten en het controleren van de naleving van contracten. De transactiekostentheorie legt een verband tussen de aard van transacties of economische activiteiten en de meest effectieve wijze om deze te beheersen. De activiteiten, of transacties worden beschreven aan de hand van drie variabelen:

1. de onzekerheid waarmee de activiteit is omgeven,
2. de mate van specificiteit van de voor de activiteit in te zetten middelen en
3. de frequentie waarmee de transactie wordt herhaald.

Deze variabelen voorspellen in combinatie met het menselijk gedrag (dat mede wordt bepaald door opportunisme en beperkte rationaliteit) op welke wijze de activiteiten het meest effectief beheerst c.q. aangestuurd kunnen worden. De transactiekostentheorie onderscheidt drie typen beheersingsstructuren:

1. op basis van marktwerking,
2. op basis van hiërarchie en
3. een hybride variant waarbij het aangaan van contracten centraal staat.

Marktcontrol, Bureacratische control & Clancontrol

Ouchi is de eerste binnen het vakgebied van managementcontrol die de principes van de transactietheorie toepaste op de beheersing van organisaties. Ouchi stelt dat op basis van de transactietheorie (het soort activiteit) en menselijk gedrag (belangentegenstelling, onkundig, beperkte rationaliteit) duidelijk wordt op welke wijze de activiteiten binnen een organisatie het meest effectief beheerst kunnen worden. Ouchi onderscheidt daarbij drie vormen van control:

1. Marktcontrol; het marktmechanisme gaat uit van een perfecte markt. In een perfecte markt geeft de prijs van een goed of dienst de exacte waarde hiervan aan. Zonder dat er aanvullende informatie benodigd is geeft dit de mogelijkheid om de exacte prestatie en bijdrage van een individu te meten en in lijn daarvan te belonen. Theoretisch is dit mogelijk en is daarmee een efficiënte methode voor control, door Ouchi marktcontrol genoemd. Er is sprake van sturing op basis van prestatiemanagement. Het betreft activiteiten die zowel binnen de organisatie uitgevoerd kunnen worden als buiten de eigen organisatie 'ingekocht' kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan ondersteunende activiteiten als beveiliging, de kantine of de financiële administratie.

2. Bureaucratische control; de markt is echter praktisch nooit perfect, waardoor marktcontrol niet kan worden toegepast. Er is aanvullende informatie nodig om control te kunnen uitoefenen. Er kan niet alleen maar worden gekeken naar het resultaat, maar managers moeten ook de feitelijke activiteiten gaan beoordelen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van bureaucratische mechanismen of controls. Voorbeelden van bureaucratische controls zijn werkinstructies, standaardisatie van processen, rapportages en beoordeling van de wijze waarop werkzaamheden zijn uitgevoerd (interne controles). De beoordeling van prestaties gebeurt door de geleverde inspanningen en de output te vergelijken met voor gedefinieerde doelen, budgetten en richtlijnen. De kosten van control zijn hierdoor hoog. En in in vergelijking met marktcontrol veel hoger. 

3. Clancontrol; bij het ontbreken van een vergelijkende markt of bij zeer hoge kosten van bureaucratische control kan gebruik worden gemaakt van clancontrol. Hierbij wordt uitgegaan van individuen die handelen naar wat algemeen als normaal wordt gezien. Of zoals Ouchi over het clan mechanisme schrijft: "samenwerking bereiken door selectie en socialiseren van individuen zo dat hun individuele doelen de doelstelling van een organisatie voor een groot deel overlapt".

Voor elke organisatievorm heeft Ouchi karakteristieken opgesteld voor de verschillende aspecten van control. Op de pagina De 3 control mechanismen van Ouchi wordt de theorie van Ouchi verder uitgewerkt. Het model van Ouchi wordt bekritiseerd omdat het geen handvatten geeft hoe te komen tot een goede balans van control instrumenten om tot een effectief managementcontrolsysteem te komen.

Meetbaarheid van de activiteiten

Voor elke vorm van bureaucratische control of marktcontrol is het van belang dat de gewenste prestatie met redelijke betrouwbaarheid kan worden gemeten. Ouchi stelt dat de meetbaarheid van activiteiten wordt bepaald door middel van kennis van het (transformatie)proces en de mogelijkheid om de output (de prestatie) te meten. Daar waar zowel de output gemeten kan worden als de kennis van het transformatieproces groot is kun je controlemechanismen gebruiken die zijn geënt op marktcontrol of bureaucratische control. Daar waar de resultaten niet meetbaar zijn en de kennis over het transformatie niet of nauwelijks aanwezig is moet het controlemechanisme meer gebaseerd zijn op clancontrol. De organisatie moet in dat geval op basis van soft controls aangestuurd worden. Terwijl je juist weer meer gebruik maakt van hard controls (zoals richtlijnen, instructies, rapportages) als je kennis hebt van het voortbrengingsproces maar het resultaat niet kan meten (bureaucratisch control). De 3 controlmechanismen van Ouchi hebben overigens grote overeenkomsten met de Action- Result-, Personnel- en Cultural control van Merchant. 

Kenmerken

Voor elke van de drie managementcontrolsystemen heeft Ouchi karakteristieken opgesteld voor de verschillende aspecten van control, dit varieert van commitment van medewerkers, tot het detailniveau van verzamelde informatie en de kosten hiervan. Martin, Professor Emeritus, University of South Florida heeft de belangrijkste kenmerken van Markt-, Bureaucratische- en Clancontrol als volgt samengevat:

Kanttekeningen Ouchi

Ouchi heeft met zijn standaardwerk het vakgebied managementcontrol verrijkt. Door de transactietheorie centraal te stellen in zijn theorie werd duidelijk dat het 'soort activiteit' bepalend is voor het inrichten van een managementcontrolsysteem. Daarnaast introduceerde Ouchi de 'Clan control'. Een soort van controlemechanisme die daarvoor niet of nauwelijks aandacht genoot. Toch zijn er ook wel een aantal beperkingen in de theorie van Ouchi:

• Snel veranderende omgeving; het model van Ouchi stelt de strategie niet alleen centraal. Deze wordt ook min of meer als vast gegeven beschouwd. In de snel veranderende omgeving van nu is dat een achterhaald concept. Daarom zie je in meer recente modellen over managementcontrol dat strategisch management onderdeel geworden is van managementcontrol. En dat de focus niet alleen meer ligt op de implementatie van de strategie maar ook op het creëren van een lerende organisatie zodat deze zich snel aan de veranderende omgeving kan aanpassen. 

• Concrete handvatten; het model van Ouchi wordt bekritiseerd omdat het model geen handvatten geeft hoe te komen tot een goede balans van control instrumenten om een effectief managementcontrolsysteem te implementeren.