Definitie Span of Control

De span of control wordt binnen het vakgebied Organisatie & Management omschreven als het aantal mensen waaraan een manager leiding geeft. Zo kan een productiemanager leiding geven aan 6 productiemedewerkers, twee inkopers en drie kwaliteitsmedewerkers. De Productiemanager heeft dan een span of control van 11 medewerkers.

• Spanwijdte; geeft het aantal mensen weer waaraan een manager direct leiding geeft.
• Spandiepte; geeft het aantal managementlagen weer waaraan (in)direct leiding wordt gegeven.

In het dagelijks spraakgebruik wordt met span of control de spanwijdte, het aantal mensen waaraan men direct leiding geeft, bedoeld. En de vraag die elke organisatie zich stelt is hoe groot moet de span of control zijn? Of in andere woorden: Hoeveel ondergeschikten kan een manager effectief en efficiënt aansturen? 

Streven naar een grote span of control

Organisaties willen zo min mogelijk managers inzetten en streven daarom vaak naar zo'n groot mogelijke span of control. Dit om de kosten zoveel mogelijk te drukken. En om de lijntjes binnen de organisatie kort te houden. Wat de besluitvorming ten goede komt. Een té grote span of control heeft echter ook nadelen. Bij een te grote span of control ontstaat het risico van overspannenheid bij de manager. Zal de afstemming tussen de verschillende werkzaamheden lastiger worden en bestaat het risico dat medewerkers, al dan niet bewust, als gevolg van een gebrek aan sturing taken naar eigen inzicht gaan uitvoeren.

Optimale Span of Control

Elke organisatie moet op zoek gaan naar een balans tussen minimale inzet van managers enerzijds en een effectieve en efficiënte aansturing van medewerkers anderzijds. Er bestaat echter geen norm voor hoe groot de span of control dan moet zijn. Hoeveel ondergeschikten een manager effectief en efficiënt kan aansturen verschilt per organisatie. Om de optimale span of control vast te stellen moet je weten hoeveel uur een manager effectief beschikbaar heeft voor het aansturen van zijn of haar medewerkers. Om de beschikbare aantal uren vervolgens te delen door de (gemiddelde) tijd die nodig is om een medewerker te coachen dan wel aan te sturen.

• Beschikbaar aantal uren; het beschikbaar aantal uren van de manager is gelijk aan het aantal contracturen van de manager minus de uren die de manager moet besteden aan taken anders dan de aansturing van de medewerkers. Denk daarbij aan:

• Strategiedagen
• Administratieve werkzaamheden
• Bijwonen MT's en overleggen
• Klantcontacten
• Uitvoerende taken

• Gemiddelde tijd voor aansturing per medewerker; nadat je het effectief aantal beschikbare uren voor het aansturen van de medewerkers hebt vastgesteld moet je de gemiddelde tijd voor aansturing van een medewerker vaststellen. Immers alleen dan kun je de optimale span of control berekenen. De gemiddelde tijd die de manager moet inzetten voor het aansturen van de medewerkers is afhankelijk van de volgende factoren:

• Sturingsfilosofie; wanneer een organisatie er naar streeft bevoegdheden en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen dan zal de span of control van een manager groter zijn dan in een meer centraal aangestuurde organisatie.
• Aard van de werkzaamheden; hoe eenvoudiger en repeterende de werkzaamheden hoe groter de span of control van de manager kan zijn. Zo kan een productiechef relatief veel medewerkers aansturen als het gaat om simpele lopende band werkzaamheden. En zal de span of control van een hoofd van een beleidsafdeling van een ministerie aanzienlijk kleiner zijn.
• Taakbekwaamheid; verder is de taakbekwaamheid van de medewerker bepalend voor de grote van de span of control. Als de medewerkers over de juiste kennis, kunde en ervaring beschikken voor de uit te voeren taak dan zal de span of control kleiner zijn dan als dit niet het geval is.
• Stabiliteit van de omgeving; het doorvoeren van veranderingen in bijvoorbeeld systemen, werkprocessen, medewerkers kost een manager veel tijd. Hou bij de bepaling van de optimale span of control dus rekening met de stabiliteit van de omgeving waarin de managers opereren. En wees je ervan bewust dat de span of control in een bepaald jaar in één keer een stuk kleiner kan zijn. En dat er in dat jaar tijdelijk managementcapaciteit bij moet.
• Hulpconstructies; de manager staat er natuurlijk niet alleen voor. Zo wordt van een senior medewerker verwacht dat deze de junior medewerker ondersteunt en neemt de HR-afdeling vaak taken zoals training, coaching of Arbo gesprekken voor haar rekening. Deze zogenaamde (formele) hulpconstructies hebben ook invloed op de span of control van de manager.

Op basis van bovenstaande factoren bepaal je de gemiddelde tijd dat een leidinggevende bezig is met de aansturing van één medewerker. En als de beschikbare tijd van de manager om medewerkers aan de sturen bekend is heb je de optimale span of control vastgesteld.

Organisatiestructuur

De span of control van een manager heeft grote invloed op de organisatiestructuur van een organisatie. Stel een organisatie heeft 31 medewerkers. Bij een span of control van 5 medewerkers ontstaat een platte organisatie. Er is een topmanager/bestuurder met daaronder 5 managers die elk verantwoordelijk zijn voor 5 medewerkers. De hiërarchie in de organisatie bestaat uit drie lagen. Als de span of control 2 bedraagt (in een organisatie met 31 medewerkers) ontstaat een organisatie met 5 (management) lagen. De conclusie is dan ook hoe hoger de span of control hoe platter de organisatie.

Leiderschapskwaliteiten van de Manager

De optimale span of control voor de organisatie is een gemiddelde hoeveelheid mensen die een leidinggevende in die betreffende organisatie effectief en efficiënt kan aansturen. Maar hoe zit het met de manager? Hoe groot is zijn of haar span of control? De ene manager kan op basis van zijn kennis, kunde en ervaring een grote span of control aan dan de andere.

Conclusie

De effectiviteit van een manager is een kritische succesfactor voor een organisatie. De effectiviteit van de manager is daarbij mede afhankelijk van de hoeveelheid mensen die de manager aanstuurt. Een te kleine span of control leidt tot veel managementlagen en hoge overheadkosten. Maar een té grote span of control is wellicht nog schadelijker voor de organisatie. Er bestaat een groot risico dat de manager overspannen raakt. En dat een gebrek aan sturing leidt tot onduidelijk bij medewerkers en afstemmingsproblemen tussen de verschillende werkzaamheden. Met een daling van de productie tot gevolg. Een organisatie moet daarom continu op zoek gaan naar de juiste span of control voor die specifieke organisatie. Om deze vervolgens af te stemmen op de mogelijkheden van individuele managers.