Communicatiesysteem

De linking pin structuur is een aanvulling op het traditionele organisatieschema (de zogenaamde hark) waaraan is af te lezen hoe de organisatie hiërarchisch is opgebouwd en wie welke taak uitvoert. In de linking pin structuur wordt daar de overlegstructuur van de organisatie aan toegevoegd. Zodat duidelijk wordt hoe doelen, taken en procesverbeteringen tussen de verschillende managementlagen en medewerkers op elkaar worden afgestemd. Daarmee is het linking pin model in eerste instantie een 'communicatiesysteem'.   

Overlegstructuur

In het linking pin model staat de overlegstructuur centraal. De overlegstructuur geeft aan welke overleggen er tussen de verschillende organisatieonderdelen, managementlagen en medewerkers bestaan. Zodat duidelijk wordt hoe management(lagen) en medewerkers met elkaar communiceren. In de overlegstructuur van het linking pin model staat de zogenaamde verbindende schakel (linking pin) centraal. Hieronder wordt de productiemanager als verbindende schakel als voorbeeld uitgeschreven: 

• Directieoverleg; de productiemanager maakt onderdeel uit van het directieoverleg die door de directeur wordt voorgezeten. De directeur draagt aan de productiemanager de taak op om de productie zo efficiënt uit te voeren. De productiemanager maakt hierover afspraken met de andere managers in het directieoverleg en bespreekt knelpunten en mogelijke procesverbeteringen, die door de deelnemers in het directieoverleg zijn ingebracht.

• Managementoverleg; de productiemanager stuurt de productieafdeling aan en stuurt uit dien hoofde ook de afdelingshoofden aan. In het managementoverleg vertaalt de productiemanager de doelen vanuit het directieoverleg in opdrachten aan de afdelingshoofden. De afdelingshoofden bespreken samen met de productiemanager de problemen die zich voordoen en zoeken naar oplossingen.

• Afdelingsoverleg; de afdelingshoofden bespreken de opdracht vanuit het managementoverleg met de medewerkers. Ze bespreken onderling hoe ze de opdracht gaan uitvoeren, welke problemen ze daarbij voorzien en hoe ze denken deze op te lossen. Ook worden hier coördinatie issues met andere afdelingen besproken zodat de afdelingsmanager deze kan oppakken.   

De linking pin kent naast bovenstaande overleggen vaak ook nog zogenaamde horizontale gesprekken met collega's. Zo zal de productiemanager vanuit zijn rol bilateraal overleg voeren met de inkoopmanager over de hoeveelheid, kwaliteit en tijdstip van de in te kopen grondstoffen. Verder zal de productiemanager bilaterale gesprekken voeren met de afdelingshoofden waarin persoonlijke doelstellingen en de voortgang daarin centraal staan.   

Formaliseren Overlegstructuur

De overlegstructuur wordt zo opgezet dat de communicatie over doelen, afstemming, procesverbeteringen simpel, effectief en efficiënt verloopt. Voor elk overleg worden daarom de volgende zaken vastgelegd:

• doel;
• onderwerpen;
• deelnemers;
• samenhang andere overleggen;
• frequentie;
• de duur van de vergaderingen;
• plaats en tijdstip;
• taakverdeling: wat is ieders inbreng;
• verslaglegging & actiepunten.
• Evaluatie

Medewerkersparticipatie

Een belangrijk element in het linking pin model is betrokkenheid van de medewerkers en lagere managementlagen. Medewerkers en managers hebben binnen hun mandaat de ruimte om naar eigen inzicht te handelen. Zolang dit binnen de kaders en richtlijnen van het hogere management plaatsvindt. Ook is het volgens Rensis Likert uitdrukkelijk de bedoeling dat vanuit de werkvloer en het lagere management continu voorstellen voor verbetering worden gedaan. Immers zij hebben het best zicht op de risico's en kansen die zich op de werkvloer voordoen. Door het geven van ruimte en medewerkers expliciet te betrekken bij procesverbeteringen zullen medewerkers meer gemotiveerd zijn om goed werk af te leveren. Het linking pin model is daarmee een communicatiesysteem die zowel het belang van top-down (van directeur naar medewerker) als bottom-up (van medewerker naar directeur) informatie-uitwisseling benadrukt.   

Revisionisme

Rensis Likert is één van de grondleggers van het Revisionisme. Het Revisionisme combineert de meer instrumentele sturing van scientific management (1880-1930) met de mensgerichte sturing van human relations (1930-1960). Binnen het Revisionisme wordt de taakgerichtheid van het scientific management gekoppeld aan medewerkersparticipatie en zelfontwikkeling van de medewerker. In het Linking Pin model zie je de combinatie van taakgerichtheid en medewerkersparticipatie expliciet terugkomen.

• Bevelstructuur (top-down); tot de tweede wereld oorlog werden fabrieken met de zogenaamde 'bevelstructuur' aangestuurd. Dat wil zeggen dat het management orders geeft over wat er moet gebeuren en hoe dat moet gebeuren. En dat deze orders min of meer blind werden uitgevoerd. Je kunt dat vergelijken met de bevelstructuur die we ook in het leger zien.

• Participatiestructuur (top-down en bottom-up); het linking pin model brengt met de verbindingsschakel hier verandering in. De verbindingsschakel tussen de verschillende hiërarchische organisatieonderdelen is enerzijds verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aan hem opgedragen taken (top down). En anderzijds om de inbreng van de medewerkers voor verbeteringen bij het hogere management te borgen (bottom-up).  

Rensis Likert is er met het linking pin principe in geslaagd om de sterke punten van de doelgerichte en mensgerichte managementstromingen te verenigingen in één model. Met die kanttekening dat het succes natuurlijk wel wordt bepaald hoe het linking pin principe in de praktijk vorm wordt gegeven.