Contractbeheer

Het belang van Inkoop neemt toe!

Uit onderzoek blijkt dat de inkoopfunctie binnen organisaties steeds belangrijker wordt. Enerzijds omdat inkoop een steeds belangrijkere rol krijgt in het voortbrengingsproces van organisaties. Anderzijds omdat er nog steeds kostenbesparingen te realiseren zijn. Op deze pagina wordt duidelijk hoe contractbeheer kan bijdragen aan een efficiënte en effectieve inkoopfunctie.

 

1   Wat is Contractbeheer?

a   Relatiebeheer
b   Leveranciersmeetsysteem 
c   Leveranciersprofiel   
d   Optimalisatie Orderrealisatieproces  

2   Gratis Quick Scan inkoopafdeling

3   Andere Inkoopmodellen

a   Raamwerk Competent Inkoopmanagement
b   Strategie & Inkoopbeleid (C-curve)
c   Besparingen op Inkopen
d   Inkoopproces (van Weele) 
e   Inkoopanalyse    

 

1   Wat is Contractbeheer?

Nadat het contract is afgesloten kan er besteld worden. Het contractbeheer omvat daarmee de drie laatste stappen van het inkoopproces. Het doel van contractbeheer is om binnen de kaders van de vigerende contracten het bestelproces efficiënt en effectief uit te voeren. Contractmanagement moet ervoor te zorgen dat de leveranciers de juiste prestaties tegen de juiste kwaliteit op het juiste moment in de juiste hoeveelheden leveren. Hiervoor is in ieder geval nodig:

 
  • Uitvoeren van contracten; het moet voor de (decentrale) inkopers op elk moment duidelijk zijn welke producten zij tegen welke prijs kunnen bestellen. En zij moeten over de (geautomatiseerde) mogelijkheid beschikken om bestellingen te plaatsen.
 
  • Documentbeheer; voor een adequaat contractbeheer is het noodzakelijk om de vastlegging, totstandkoming en archivering van contracten op orde te hebben.
 
  • Informatievoorziening; de contractbeheerder stelt rapportages op over de volume en kosten van de inkopen. Ook geeft de contractbeheerder inzicht in de prestaties van de leveranciers. 

 

1a   Relatiebeheer

Kortom, de contractbeheerder is verantwoordelijk voor een goede relatie met de interne klant en de leverancier. Waarbij de contractbeheerder zorg moet dragen voor een formeel (contractueel) en informeel (contactueel) goede relatie. Zodat beide partijen voordeel hebben van de overeenkomst en bij de uitvoering daarvan geen onnodige onduidelijkheden of belangentegenstellingen ontstaan. Het is noodzakelijk om leveranciers in categorieën in te delen. Het is handig om hiervoor de Kraljicmatrix te gebruiken. Hoe belangrijker een leverancier is voor een organisatie, hoe meer de relatie gemanaged dient te worden.

 

1b   Leveranciersmeetsysteem

Het beoordelen van de prestaties van de leveranciers maakt onderdeel uit van contractmanagement. Met behulp van een leveranciersmanagementsysteem kunt u op objectieve wijze de prestaties beoordelen. Aspecten waar veelal op wordt beoordeeld zijn:

 
  • Kwaliteit;
  • Tijdigheid;
  • Leveringsbetrouwbaarheid;
  • Innovatie;
  • Administratieve lasten. 

 

1c   Leveranciersprofiel

Idealiter kan de informatie over de prestatie van een leverancier uit bestaande informatiesystemen gehaald worden. Samen met meer subjectieve constateringen kan dan een leveranciersprofiel opgesteld worden. Naast de algemene gegevens van de leverancier worden daarin ook de prestaties van de leveranciers opgenomen. Bijvoorbeeld door het gebruik van kleuren (groen, geel en rood) zoals de belastingdienst ook doet bij belastingplichtigen. De contractbeheerder gaat met de leverancier in gesprek om verbetermogelijkheden te bespreken. De contractbeheerder maakt concrete afspraken over de (verbeter)resultaten die gehaald moeten worden. Het moge duidelijk zijn dat het beoordelen van leveranciers belangrijker wordt naarmate de geleverde producten meer verweven zijn met het primair proces. 

 

1d   Optimalisatie Orderrealisatieproces

De contractbeheerder heeft ook als taak om samen met de grootste en belangrijkste leveranciers het orderrealisatieproces te optimaliseren. Hiervoor brengen de inkoper en de leverancier de waardeketen van het inkoopproces in kaart. Zodat de kritische succesfactoren, kostenveroorzakers en de knelpunten inzichtelijk worden. Zodat kosten bespaard worden en de leverbetrouwbaarheid vergroot wordt. Op basis van een analyse van het inkoopproces en de resultaten van het leveranciersmeetsysteem worden verbetervoorstellen gedaan om:

 
  • de snelheid, ondersteuning, service en klantentevredenheid te verbeteren;
  • de logistieke kosten te verlagen;
  • het gebruik en de capaciteit van activa te vergroten;
  • de snelheid van kasstromen te verbeteren;
  • de relatie, besluitvorming en communicatie te verbeteren.
 

De contractbeheerder maakt concrete afspraken met de leverancier. De afspraken worden indien mogelijk opgenomen in het leveranciersmeetsysteem.

 

2   Quick Scan Inkoopfunctie

 

Op basis van de inkoopscan van House of Control kun je vaststellen of de inkoopfunctie in jouw organisatie bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Op basis van de antwoorden ontvang je een gratis advies. Met daarin ook concrete handvatten hoe je de inkoopfunctie binnen jouw organisatie (verder) kunt verbeteren.

 

Gratis
18 vragen
Maximaal 5 minuten
Direct resultaat!

 
 
 

 

3   Andere Inkoopmodellen

Goed contractbeheer is één van de voorwaarden voor een efficiënte en effectieve inkoopfunctie. Wil je een bredere analyse van de inkoopfunctie uitvoeren dat adviseer ik je om ook onderstaande modellen te raadplegen. 

 
  1. Raamwerk Competent Inkoopmanagement; in het raamwerk Competent Inkoopmanagement wordt op basis van de ervaringen van House of Control en aan de hand van bekende inkoopmodellen en -theorieën in een aantal stappen duidelijk hoe je de inkoopfunctie van de eigen organisatie kunt beoordelen en verbeteren.

 
  1. Inkoopstrategie & Inkoopbeleid (C-curve van Oppen);  met behulp van de C-curve wordt duidelijk welke bijdrage de inkoopfunctie levert aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Verder worden begrippen zoals inkoopsynergie, marktbenadering, procuratieregeling, maatschappelijk ondernemen, in-/uitbesteden en inkoopbeleid toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.

 
  1. Besparen op Inkopen; met de theorie van Telgen wordt duidelijk dat het grootste besparingspotentieel van een organisatie vaak niet zit in het (nog) beter onderhandelen met de leverancier. De grootste besparingen worden in de eerste stappen van het inkoopproces gerealiseerd voordat met de leveranciers wordt onderhandeld.

 
  1. Inkoopproces; op deze pagina staan de zeven stappen van het inkoopproces van Prof. Dr. A.J. Weele uitgeschreven. En welke maatregelen je kunt nemen om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen. Verder wordt hier ingegaan op de mogelijkheden om het inkoopproces geautomatiseerd te ondersteunen. 

 
  1. Inkoopanalyse; hier wordt duidelijk hoe je door een analyse van je financiële administratie zicht krijgt op de inkooppakketten die je inkoopt en bij welke leveranciers je dat doet. Ook wordt aangegeven wat de toegevoegde waarde is van een inkoopanalyse.

Deel House of Control via Social Media