Kenmerken Business Case
Een businesscase kun je zien als een voorstel aan een organisatie om een investering te doen. Het ontwikkelen van een businesscase is dan ook in de eerste plaats het ontwikkelen van draagvlak voor een investeringsbesluit. Vaak wordt aan de hand van de businesscase besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project.
- Definitie; een businesscase is een projectmanagement-term waarin de zakelijke afweging om een project te beginnen beschreven wordt. In de businesscase worden de kosten tegen de baten afgewogen, rekening houdend met de risico's.
- Businesscase-proces; moet garanderen dat (1) er draagvalk is voor het project, (2) de belangrijkste eisen beschouwd en gedocumenteerd zijn, (3) voldoende informatie beschikbaar is om eerlijk verschillende voorstellen te evalueren, (4) zowel de winst als de risico's, die inherent zijn aan het project, helder zijn, (5) de benodigde experts en/of afdelingen aangeven dat het project technisch uitvoerbaar is en (6) de oplevering van het eindresultaat en de voordelen traceerbaar en meetbaar zijn.
- Toegevoegde waarde; het grote voordeel van een business case is dat diegene die een project voorstellen verplicht wordt om aan te tonen wat de toegevoegde waarde is van de investering voor de organisatie.
- Toetsing; businesscases worden in grote organiaties vaak getoetst om zeker te zijn dat de in de business case veronderstelde baten reeel zijn en dat daarmee gepaarde risico's goed zijn ingeschat. En om vast te stellen dat de projectbeheersing in orde is en de organisatie de capaciteiten heeft om de voorgestelde voordelen waar te maken.
- Statisch document; Een businesscase is geen statisch document. Gedurende de gehele levensduur van een project moet de businesscase actueel gehouden worden. Deze actualisering zal meestal plaatsvinden bij de fasen overgangen van een project. De actualisering dient ervoor om te zorgen dat de zakelijke rechtvaardiging van het project nog steeds valide is.
Informatie in Business Case?
Businesscases variëren van veelomvattend en zeer gestructureerd, zoals is vereist voor formele projectmanagementmethodologieën, tot informeel en bondig. Afhankelijk van de grote en het soort investering, de beschikbaarheid van de informatie en de relevantie daarvan wordt in de Business Case de volgende onderwerpen opgenomen:
- Toegevoegde waarde (bedrijfsdoelen),
- Kosten/baten-analyse,
- Risicoparagraaf;
- Aannames/tegenstellingen,
- Scenarioplanning,
- impact op organisatie(onderdelen),
- Stakeholderanalyse,
- Afhankelijkheden,
- Projectbudget,
- Referentie (projectnaam, achtergrond, versie),
- planning,
- Projetbeheersin.
De Praktijk?
Het is dan ook niet verwonderlijk dat veel projecten mislukken als gevolg van het ontbreken of onjuist gebruik van de business case. Hoewel er een stijgende tendens is te zien van de kwaliteit van business cases blijft het volgende opvallen:- Kosten-batenanalyse; ontbreekt vaak doordat de baten veelal een beschrijvend karakter hebben. Hierdoor valt de basis voor een goede business case weg. Namelijk het kunnen vergelijken van de kosten en baten van de investering.
- Financiële focus; de business case richt zich op de financiële component van de investering. De impact op de andere bedrijfsvoeringaspecten komt veelal nauwelijks aan bod. De business case moet ook ingaan op bijvoorbeeld HRM, communicatie en logistieke aspecten van de investering.
- Sturing en beheersing; de business case wordt als legitimering van het project beschouwd. De business case schiet tekort om in te zetten als instrument voor sturing en beheersing gedurende het project.