Wat is een Administrateur?

Binnen de financiële kolom van een organisatie kennen we een groot scala aan administratief- en bedrijfseconomische functies. Op deze pagina staat de functie van de de boekhouder (hoofd administratie) centraal. Waarbij duidelijk wordt wat deze functie precies inhoudt en hoe deze functie zich verhoudt tot functies als de business controller en de financial controller.   

De 3 Rollen van de Controller

De functie van boekhouder (hoofd administratie) is een uitwerking van één van de verantwoordelijkheden die de controller heeft. Voordat ik de rol van boekhouder beschrijf is het daarom handig om de verschillende verantwoordelijkheden van de controller toe te lichten. Dan wordt direct duidelijk waarin de rol van het hoofd van de administratie afwijkt van die van de business controller, de financial controller en die van de concerncontroller. De controller heeft de volgende verantwoordelijkheden:

1. De Controller als ..... Bewaker van de financiële positie; de controller is verantwoordelijk voor een juiste, volledige en actuele (financiële) administratie. Zodat op elk moment inzicht bestaat in het resultaat en het vermogen van de organisatie. De controller rapporteert hierover periodiek aan het management. Verder is de controller ervoor verantwoordelijk dat de organisatie liquide en solvabel is. Zodat de organisatie op korte- en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. 

2. De Controller als ..... Moreel Kompas; de controller heeft veder een onafhankelijke toetsende rol binnen de organisatie. De controller is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatievoorziening moet borgen. Verder geeft de controller inzicht in de mate waarin de organisatie voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. En geeft de controller een oordeel over de effectiviteit en doelmatigheid van de organisatie. Begrippen als compliance, administratieve organisatie, risicomanagement, interne controles en managementcontrol staan daarbij centraal.  

3. De Controller als ..... Businesspartner; de controller geeft op basis van bedrijfskundige- en bedrijfseconomische analyses ook adviezen aan het management over operationele, tactische en strategische onderwerpen. De controller is klankbord voor het management en ondersteunt het management bij het maken van keuzes middels organisatie-, omgevings- en scenarioanalyses. Verder is de controller de aanjager van procesoptimalisaties en het uitvoeren van investeringsanalyses.     

De focus van de controller lag tot ver in de vorige eeuw bij het registeren van de cijfers en het rapporteren daarover (in de rol van bewaker van de financiële positie). In de tweede helft van de vorige eeuw nam de rol van 'moreel kompas' een sterke vlucht. Door boekhoudschandalen moest het vertrouwen van de maatschappij in de financiële verslaglegging hersteld worden. En lag de nadruk in de functie van de controller op de opzet en werking van een stelsel van interne beheersingsmaatregelen. In de jaren '80 kwam daar vervolgens de rol van business partner bij. Vanuit het management ontstond een behoefte aan een business partner die het management ondersteunt bij het concreet maken en financieel onderbouwen van de strategische doelstellingen en de implementatie en realisatie daarvan. 

Different controllers for different purposes

Elke rol die de controller uitvoert vergt specifieke kennis en vaardigheden. Het is zo goed als onmogelijk om het geheel aan kennis en vaardigheden dat nodig is voor al deze rollen in één functie te verenigen. Benodigde vaardigheden liggen bij de rollen niet altijd in elkaars verlengde en zijn soms zelfs tegenstijdig. En dan laat ik de hoeveelheid werkzaamheden die deze persoon dan moet uitvoeren nog buiten beschouwing. Daarom zien we in de praktijk dat de rol van de controller is opgesplitst in de volgende functies: 

• DE BOEKHOUDER  →  Vastleggen van de cijfers; de boekhouder is verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker crediteuren, debiteuren, grootboek en kas/bank worden financiële feiten conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering vastgelegd.

• FINANCIAL CONTROLLER  →  Rapporteren over de cijfers; de financial controller is er verantwoordelijk voor dat de (financiële) informatievoorziening voldoet aan de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd is het zijn of haar taak om een flexibele financiële structuur in te richten die snel kan inspringen op een veranderende informatiebehoefte vanuit de business. De financial controller draagt verder zorg voor de financiële rapportages en het opstellen van de jaarrekening. De financial controller stelt ook liquiditeitsprognoses op en stuurt op de financiële ratio's. Om ervoor te zorgen dat de organisatie op korte en lange termijn aan haar verplichtingen kan voldoen.  

• BUSINESS CONTROLLER  →  Werken met de cijfers; de business controller is dé adviseur van het management en de directie. Vanuit bedrijfskundig perspectief geeft de business controller advies over strategische- en organisatievraagstukken. De business controller is verder verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus waarmee op gestructureerde wijze de voortgang van de doelstellingen wordt gemonitord. Verder voert de business controller bedrijfseconomische analyses uit als investeringsanalyses en kostprijsberekeningen. Tenslotte heeft de business controller een belangrijke rol in het continu verbeteren van operationele processen en de controles daarop.  

• COMPLIANCE OFFICER  →  Controleren van de cijfers; de compliance officer (of medewerker interne controle) heeft een onafhankelijke toetsende functie binnen de organisatie. De compliance officer is verantwoordelijk voor de opzet en werking van een stelsel van beheersmaatregelen die de financiële getrouwheid van de cijfers en informatie moet borgen. De compliance officer ziet erop toe dat de organisatie opereert binnen de bestaande wet- en regelgeving. Verder geeft de compliance officer inzicht in de doelmatigheid en effectiviteit van de organisatie. Begrippen als administratieve organisatie, risicoanalyse, interne controles en de 'in control statement' staan daarbij centraal.

• CONCERNCONTROLLER  →  Verantwoordelijk voor alle cijfers; de concerncontroller verenigt alle drie de rollen van de controller in één functie. Zij het dat de daadwerkelijke uitvoering vaak bij één van de andere (controllers)functies ligt. De concerncontroller geeft richting, is kaderstellend en is eindverantwoordelijke voor de financiële positie van de organisatie en de rapportages daarover aan de directie. Tegelijkertijd is de concerncontroller het moreel kompas én de belangrijkste adviseur van de directie.    

De functie van boekhouder, financial controller, business controller en compliance officer zijn verschillend en vereisen specifieke kennis en vaardigheden. Toch hebben deze functies één gemene deler. De functies vinden hun oorsprong in het vakgebied Finance & Control. De functionarissen zijn daarmee allemaal expert op het gebied van cijfers, getallen en processen. Zij het dat elke functie op haar eigen manier aan/met de cijfers werkt. Afhankelijk van de grootte en type organisatie zie je dat in veel organisaties één functionaris meerdere rollen tegelijkertijd uitvoert. Zo zie je dat in kleinere organisaties de boekhouder (hoofd administratie) vaak zowel verantwoordelijk is voor de boekhouding als voor de rol van financial controller.

3   De Boekhouder

De boekhouder is dus verantwoordelijk voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de registratie van de cijfers in de administratie. Samen met de medewerker crediteuren, debiteuren, grootboek en kas/bank worden financiële feiten conform de eisen van financiële verslaglegging voor winstbepaling en balanswaardering vastgelegd.

3a   Werkzaamheden

De boekhouder, het hoofd administratie is dus verantwoordelijk voor een volledige, juiste en actuele vastlegging van alle financiële feiten in de administratie. De werkzaamheden die het hoofd administratie uitvoert en de instrumenten die de boekhouder hiervoor inzet zijn:  

1. Volledige, Juiste en Actuele Administratie; de belangrijkste taak van de boekhouder is het registreren van financiële feiten. Waarbij de boekhouder samen met met de administratief medewerkers ervoor zorg dat de cijfers juist, volledig en tijdig worden vastgelegd in het financieel systeem. Samen met de financial controller is de boekhouder verantwoordelijk de inrichting en structuur van de boekhouding. Begrippen als grootboek, financiële feiten, kostenplaatsen, grootboekrekeningen en dubbel boekhouden staan daarbij centraal.

2. Financiële Rapportages; op basis van het grootboek stelt de boekhouder in samenwerking met de financial controller de financiële rapportages op. Het betreft hier zowel interne financiële rapportages als externe rapportages zoals de jaarrekening. De financiële rapportages geven inzicht in de (ontwikkeling van) de vermogenspositie en de winstgevendheid van bijvoorbeeld producten en/of afdelingen. Waarbij de boekhouder zich richt op het opstellen van de cijfers. En de financial controller zich focust op de interpretatie en presentatie daarvan.

• Winst- & Verliesrekening; het opstellen van de winst- en verliesrekening is één van de belangrijkste taken van de boekhouder. De winst- & verliesrekening geeft inzicht in de prestaties en de financiële gezondheid van een organisatie. Begrippen als EBIT, inkoopwaarde van de omzet, netto winst en financiële opbrengsten staan daarbij centraal.

• Balans; ook het opstellen van de balans behoort tot de kerntaken van de de boekhouder. Op deze pagina wordt aangegeven hoe de balans tot stand komt en hoe de balans inzicht geeft in de prestaties en de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als vaste- en vlottende activa, lang vreemd vermogen en eigen vermogen worden toegelicht en met elkaar in relatie gebracht. Aan de hand van een voorbeeld wordt uitgelegd hoe je op basis van een begin balans en een winst- en verliesrekening een eindbalans kunt opstellen. 

• Kasstroomoverzicht; hier worden op basis van het (strategisch) plan de feitelijke geldstromen geprognosticeerd om vast te stellen of de organisatie op korte én lange termijn kan voldoen aan haar verplichtingen. En om te bepalen wat de vermogensbehoefte is van de organisatie. Begrippen als netto kasstroom, financieringsactiviteiten, netto werkkapitaal, liquiditeitsbegroting en cashflow worden hier uitgewerkt.

3. Leidinggeven; de boekhouder (hoofd administratie) geeft leiding aan de administratief medewerkers die werkzaam zijn op de financiële administratie. Een goede leidinggevende stemt daarbij zijn stijl van leidinggevende af op de senioriteit, motivatie en vakbekwaamheid van zijn of haar team en medewerkers.  

4. Inrichting administratieve processen; een betrouwbare administratieve organisatie is belangrijk om goed te kunnen sturen en op de juiste wijze financiële verantwoording te kunnen afleggen. Alleen bij een goede administratieve organisatie weet je zeker dat inkomsten en uitgaven juist en volledig worden vastgelegd. In een AO-beschrijving worden bevoegdheden, regels en procedures vastgelegd die het kader vormen voor het administratieve proces. Denk daarbij aan begrippen als risicoanalyse, functiescheiding, interne controles en de procuratieregeling.   

5. Automatisering; een goede boekhouder heeft veel kennis en ervaring met automatiseringsvraagstukken. De administratieve processen worden met geautomatiseerde systemen steeds meer geïntegreerd in de operationele bedrijfsprocessen. Om de volledigheid, juistheid en tijdigheid van inkomsten en uitgaven te borgen moeten de administratieve processen binnen de informatiesystemen goed op elkaar aansluiten.    

3b   7 Criteria voor een goede boekhouding

Voor organisaties is het voeren van een boekhouding een wettelijke plicht. In artikel 15i van boek 3 van het Burgerlijk wetboek staat het volgende:

“Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.” 

Er is veel wet- en regelgeving die eisen stellen aan een goede boekhouding. En die eisen zijn in de afgelopen jaren na een aantal fraudegevallen nog verder aangescherpt. Maar als we afzien van al deze regels. En de vraag stellen wanneer is er sprake van een goede boekhouding? Dan komt het erop neer dat een boekhouding moet voldoen aan de volgende 7 criteria:

1. Compleetheid; dat wil zeggen dat alle financiële feiten ook daadwerkelijk in de boekhouding staan geregistreerd. Alle transacties en gebeurtenissen die dienen te worden geboekt zijn ook geboekt. 

2. Juistheid; bedragen en andere gegevens die betrekking hebben op geboekte transacties en gebeurtenissen zijn op de juiste wijze geboekt. Worden ‘gevoelige’ kosten zoals bijvoorbeeld representatiekosten goed geboekt? 

3. Tijdigheid; de boekhouding moet bij zijn. Transacties en gebeurtenissen moeten in de juiste verslagperiode geboekt worden. Het is niet de bedoeling dat een grote kostenpost naar het volgende boekjaar wordt doorgeschoven om alsnog de winstbonus te kunnen pakken?  

4. Intrapcomptabiliteit; logische verbanden die men tussen de financiële feiten mag verwachten zijn ook aanwezig. (kloppende saldo's, kloppende ratio's). Zo moet er een verband zijn tussen de opbrengsten, de ontvangen BTW en de te betalen BTW. 

5. Duidelijkheid; de boekhouding moet ook duidelijk zijn. Geïnteresseerden moeten de resultaten van het boekhouden snel kunnen analyseren. Als mensen de boekhouding niet kunnen ‘lezen’ verliest deze een groot deel van haar waarde. 

6. Relevantie; boekhouden is niet alleen ten behoeve van de (externe) verantwoording. De boekhouding moet bedrijfseconomische analyses ondersteunen. Wanneer de inrichting van de boekhouding niet aansluit bij de organisatorische structuur dan zal het lastiger zijn bedrijfseconomische analyses uit te voeren. 

7. Wet- en regelgeving; de boekhouding moet voldoen aan de eisen die voortvloeien uit wet- en regelgeving die op jouw sector van toepassing zijn.

Aandeelhouders, bankiers, leveranciers en andere betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat de gepubliceerde cijfers een realistisch beeld geven van de werkelijkheid. Het zal je niet verbazen dat juist deze 7 criteria ook de onderwerp van controle zijn van de accountant.

3c   Competenties

Het moge duidelijk zijn dat de competenties van een boekhouder verschillen van die van bijvoorbeeld een business controller of die van een compliance officer. Het inrichten van een administratieve organisatie, het juist, volledig en tijdig vastleggen van alle financiële feiten en het opstellen van rapportages vergt nu eenmaal specifieke kennis en vaardigheden. Meer concreet beschikt de boekhouder (hoofd administratie) over de volgende vaardigheden: 

• Analytisch sterk
• Goede leidinggevende
• Adviesvaardig
• Nauwkeurig
• Goede planner en organisator
• Resultaatgericht
• Communicatief sterk

Een goede boekhouder richt op basis van risicoanalyses de administratieve organisatie in. Zodanig dat de juistheid, volledigheid en tijdigheid van het vastleggen van financiële feiten in de administratie wordt geborgd. Verder plant en organiseert de boekhouder de administratieve processen zo dat journaalposten tijdig worden geboekt zodat een actuele maandafsluiting mogelijk is. Verder zorgt het hoofd administratie voor een goed crediteuren-, debiteuren-, kas- en grootboekbeheer. En stelt het hoofd administratie de aangiften omzetbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting op.

3d   Opleiding

Als je jezelf wil scholen tot boekhouder (hoofd administratie) of je bent boekhouder en je wilt jezelf verder ontwikkelen dan is een scala aan opleidingen beschikbaar. Waarbij je opleidingen hebt die zich specifiek richten op de functie van boekhouder en meer algemene opleidingen met een finance & control of bedrijfseconomische achtergrond. De opleidingen variëren in zwaarte van mbo bachelor tot master.

• MBO-opleiding tot administrateur; elke zichzelf respecterende MBO-instelling biedt de opleiding tot Bedrijfsadministrateur en/of Salarisadministrateur aan (MBO-4 diploma). Deze praktijk gerichte opleiding brengt je de basisbeginselen van het voeren van een administratie bij. Je leert bijvoorbeeld over bedrijfseconomie, bedrijfsadministratie en debiteuren- en crediteurenbeheer en het doen van aangifte BTW of inkomstenbelasting. Ook leer je omgaan met financiële spreadsheets en het werken met veelgebruikte boekhoudprogramma's.

 

• HBO-opleidingen (bachelor); je hebt diverse hbo-opleidingen die een goede basis leggen voor de rol van boekhouder. Veruit de meest bekende, gerespecteerde en praktijkgerichte opleiding tot boekhouder is de Staatspraktijkdiploma Bedrijfsadministratie (SPD). In deze opleiding leer je hoe je een administratie in een complexe organisatie moet voeren. Verder ligt de nadruk op het vormgeven van de administratieve organisatie en de inrichting van (financiele) informatiesystemen. Meer algemene hbo-opleidingen die je kunt volgen voor de functie van hoofd administratie zijn Accountancy, Finance & Control of Bedrijfseconomie. 

• Post-HBO-opleidingen; zijn praktijkgerichte opleidingen waarmee je je kennis van je functie als boekhouder verbreed en verdiept. Je verdiept je verder in het voeren van administraties, het samenstellen van financiële rapportages zoals de jaarrekeningen, het verzorgen van fiscale aangiften (BTW, inkomstenbelasting en vpb) en het verstrekken van adviezen over financieringsvraagstukken. De meest voorkomende post hbo-opleiding is die tot Register Administratie Adviseur (RAA). Deze titel is beschermt.  

• Universitaire Opleidingen (master); er zijn meerdere universitaire opleidingen die een goede basis vormen voor de rol als boekhouder. Masteropleidingen die zich specifiek richten op de rol van boekhouder zijn de Masters 'Hoofd Financiële Administratie' en 'Financial Accounting'. Maar ook meer brede opleidingen als Finance & Control, Financieel Management en Controllig geven een goede basis voor de rol van boekhouder.

• Post-Master Opleidingen;zijn wetenschappelijke beroepsopleidingen voor mensen met relevante werkervaring binnen een specifiek vakgebied. Naast verbreding en verdieping van je vakkennis wordt er veel aandacht besteed aan de toepassing van deze kennis en aan de ontwikkeling van je vaardigheden. Naast de meer algemene postdoctorale opleidingen tot Registeraccountant (RA) en Registercontroller (RC) zijn er meer specifieke postdoctorale opleidingen om als hoofd administratie verder te ontwikkelen zoals de Post master Accountacy of Executive Master Business Administration.

Welke opleiding het best voor jou is hangt af van je ambities, werkervaring en de vooropleiding die je hebt gevolgd. Verder is de meest geschikte opleiding afhankelijk van de sector waarin je werkzaam bent. Mijn ervaring is dat hogescholen en universiteiten bereid zijn om mee te denken als je niet over de exacte vooropleiding beschikt. Laat je dus niet op voorhand afschrikken door de toelatingseisen.  

4   De uitdagingen van het Hoofd Administratie

Organisaties voeren al sinds het ontstaan van de organisatie een administratie. Toch zien we dat de functie van boekhouder aan verandering onderhevig is. Voor het goed invullen van de rol van boekhouder (hoofd administratie) rol geef ik je de volgende aandachtspunten mee.  

 

• Basis op orde; de hoogste prioriteit van elke boekhouder is dat de administratieve processen op orde zijn. Wat betekent dat de opbrengsten, kosten, inkomsten en uitgaven juist, volledig en tijdig in het financieel systeem worden vastgelegd. En dat het maandelijks afsluitingsproces een gestandaardiseerd proces is zodat uiterlijk één week na een rapportageperiode met één vinger op de knop de financiële rapportages tot stand komen.

• De rol van de financial controller; de functie van boekhouder (hoofd administratie) staat met de komst van de financial controller onder druk. Dit omdat de financial controller over het algemeen hoger is opgeleid. En de financial controller direct rapporteert en adviseert aan het management. Dat doet mijn inziens niets af van het belang van de functie van boekhouder. Het beterft twee verschillende functies. Waarbij de boekhouder zich richt op de input van het financieel proces terwijl de financial controller rapporteert en adviseert over de output ervan. Beide functies vergen specifieke kennis en vaardigheden maar kunnen niet zonder elkaar.      

• Verschillende administraties; afhankelijk van de grootte van de organisatie en de complexiteit van de wet- en regelgeving wordt 'de administratie' vaak opgesplitst in bijvoorbeeld de financiële-, de salaris- en de klantenadministratie. Soms is er een hoofd administratie voor elk onderdeel. Van belang is in ieder geval dat de verschillende administraties goed op elkaar zijn aangesloten en uiteindelijk hun weerslag krijgen in het financieel systeem. 

• Automatisering; het hoofd administratie is niet meer alleen boekhouder maar ook automatiseerder. De boekhouder hoeft zelf geen applicaties te ontwikkelen. De moderne boekhouder geeft echter wel sturing geven aan het programma van eisen om zo de administratieve organisatie (functiescheiding, autorisaties, aansluiten van processen) in de verschillende informatiesystemen te borgen. De praktijk laat zien dat niet alle boekhouders hiertoe in staat zijn. 

• Legacy problemen; een specifiek probleem die in de praktijk veel tijd en energie kost is die van de zogenaamde legacy problemen. Bedrijfsprocessen worden dan met verouderde informatiesystemen (applicaties) ondersteunt. Deze zogenaamde legacy systemen zijn inflexibel en worden niet meer onderhouden. Het is daardoor praktisch onmogelijk om veranderingen in (noodzakelijke) processen door te voeren. Voorkom dat je als hoofd administratie achter de feiten aanloopt. En neem het initiatief om (de integratie van) informatiesystemen aan te passen aan de eisen van deze tijd.