Benchmarking is het systematisch vergelijken van organisatorische processen of prestaties met die van leidende organisaties (best practises) gericht op het verbeteren van de eigen processen of prestaties. Benchmarking is de kunst van het vergelijken en verbeteren.
- Verbetermanagement; Benchmarking, procesopimalisatie, Business Process Redsign zijn is jezelf vergelijken
- Meetbaarheid; benchmarking heeft alleen zijn als de bedrijfsprocessen met elkaar zijn te vergelijken en meetbaar zijn.
- Organisatieniveau; benchmarking vindt altijd op organisatieniveau plaats. Het gaat om het vergelijken van soortgelijke bedrijfsprocessen in verschillende organisaties. Het gaat dus niet om het vergelijken van de prestaties van individuele medewerkers. Ook dit kan natuurlijk nuttige informatie opleveren waar je op kunt sturen. Maar het is geen benchmark.
- Doel;
- Benchmarking kan, door het inzicht in sterktes en zwaktes, het bepalen van doelstellingen ondersteunen. Daarnaast geeft een externe toetsing elke indicator een extra dimensie. Dit maakt het mogelijk om de gerealiseerde prestaties te vergelijken met (uiteraard) de eigen targets, maar ook met door andere organisaties gerealiseerde waardes. Processen worden transparant.
- Dit geeft inzicht in de (relatieve) sterktes en zwaktes van de eigen organisatie. Door analyse van de resultaten van benchmarking kunnen doelstellingen bepaald of aangescherpt worden en kunnen gerichte verbeteracties worden geformuleerd.
Stappen van een Benchmark
− vaststellen doelen;
− keuze van benchmark partner(s);
− ontwikkel meetmethoden, indicatoren en gegevensverzameling;
− het verzamelen van gegevens;
− analyse van discrepanties;
− presenteer resultaten en bespreek implicaties/verbeteringen en doelen;
− formuleer verbetervoorstellen en –plannen;
− controleer voortgang en planning.
Valkuilen benchmarking
Benchmarking kan waardevolle informatie geven om de kwaliteit en doelmatigheid van uw bedrijfsprocessen te verbeteren. Maar pas op! In de praktijk blijkt dat resultaten vaak een scheef of verkeerd beeld geven over de kwaliteit en doelmatigheid van uw processen. De belangijkste valkuilen daarbij zijn:- Appels en peren; benchmarking staat of valt met het vergelijken van dezelfde soorten processen. Zo heeft het het vergelijken van een selectieproces van een universiteit met die van een schoonmaakbedrijf geen enkele zin. Terwijl het benchmarken van het facturereingsproces van deze twee organiatie wel gewoon kan. Zorg ervoor dat je bij benchmarking geen appels en peren met elkaar vergelijkt.
Indicatief; resultaten van een benchmarking zijn indicatief. Optimalisatie van bedrijfsprocessen mag nooit alleen op basis van een bedrijfsvergelijking plaatsvinden. De procesoptimalisatie moet binnen de strategie en de veranderportfolio van de organisatie passen. - Verhaal achter de cijfers; het verzamelen van benchmark data is natuurlijk een belangrijke stap. Maar het achterhalen waarom de 'best practise' nu zo goed scoort is natuurlijk nog belangrijker. Het verhaal achter de data vormt de sleutel tot succes.Is er bij de best practise sprake van het ideale schaalgrootte? Of worden er maatwerk informatiesystemen gebruikt. Of juist niet?
- Impliciete veronderstellingen; organisatie willen zich meten met de beste organisaties. Maar wat zeggen deze scores nu echt? Zo streven steeds meer organisatie naar een 'flexibele schil' van medewerkers. Je kunt je zelf dus vergelijken met een organisatie met de grootste flexibele schil. Maar is dit dan meteen ook de 'best practise'? Verder geeft de benchmark geen antwoord op de vraag of je deze flexibele schil met parttimers, min-max contracten of tijdelijke contracten moet invulen.
- Integraliteit; de kwaliteit en doelmatigheid van een bedrijfsproces is niet alleen een resultante van de inrichting van een bedrijfsproces. Het is ook een gevolg van andere organisatie-aspecten zoals de organisatiecultuur, de organisatiestructuur, de motivatie en kwaliteit van de medewerkers, de inrichting van de informatiesystemen, etc..