Inhoudsopgave

voordat je de winst van je bedrijf kunt bepalen of een balans kunt opstellen moeten de financiële feiten in de boekhouding worden vastgelegd. Om deze financiële feiten op een gestructureerde manier te boeken maken organisaties gebruik van een grootboekstructuur zodat soortgelijke financiële feiten op dezelfde manier geboekt worden.  

1   Wat is boekhouden?

Boekhouden is het op een gestructureerde wijze vastleggen van financiële feiten. Vroeger gebeurde dit veelal met het zogenaamde kasboek waarin alle ontvangsten en uitgaven in werden vastgelegd. Tegenwoordig wordt boekhouden niet alleen meer gebruikt voor het vastleggen van kasstromen (ontvangsten en uitgaven) maar ook voor het bepalen van de winstgevendheid (opbrengsten en kosten) en het genereren van informatie voor bedrijfseconomische analyses.

• Financiële feiten; alle handelingen waar een waarde wordt overgedragen moeten worden vastgelegd. Denk daarbij aan inkoop van grondstoffen of kantoorartikelen, de inzet van manuren en het afsluiten van (verkoop)contracten.

• Bescheiden; op basis van notities van deze handelingen (zoals bonnen, nota’s), de zogenaamde bescheiden, worden de financiële feiten daadwerkelijk vastgelegd. De (digitale) bescheiden vormen de basis van de boekhouding. Waarop onder andere de accountant zijn of haar oordeel over de boekhouding uitspreekt.

• Hét grootboek; is de optelsom van alle grootboekrekeningen. Het grootboek telt de individuele transacties op de verschillende grootboekrekeningen bij elkaar op. Op basis van het grootboek wordt de balans en de resultatenrekening opgemaakt. Het grootboek vormt de basis waarop u inzicht verkrijgt in de solvabiliteit, liquiditeit en winstgevendheid van uw organisatie. Het grootboek is feitelijk de boekhouding.

2   Grootboekrekeningstructuur

Elke transactie (financieel feit) wordt op één of meer grootboekrekeningen vastgelegd. Zo worden de maandelijkse salariskosten elke maand op de grootboekrekening personeelskosten vastgelegd. En worden de energiekosten van het gebouw op de rekening huisvestingskosten geboekt. Alle grootboekrekeningen bij elkaar wordt een  grootboekrekeningschema of een rekeningstelsel genoemd. Een grootboekschema of rekeningstelsel is als volgt opgebouwd. 

1. Hoofdrubrieken; het rekeningschema kent, afhankelijke van de sector waarin een bedrijf actief is veelal de volgende 8 hoofdrubrieken:
   0. Vaste Activa en Vermogen
   1. Vlottende Activa en Passiva
   2. Tussenrekeningen
   3. Voorraden
   4. Kosten
   8. Opbrengsten
   9. overige Opbrengsten en Lasten
   Als je goed oplet dan constateer je dat de hoofdrubrieken overeenkomen met de indeling van de balans en de W&V-rekening. Dat is ook logisch omdat het rekeningschema de basis vormt voor de opstelling van de balans en de W&V-rekening. Waarbij we de hoofdrubrieken 0,1,2 en 3 balansrekeningen noemen en 4,8 en 9 W&V-rekeningen.

2. Categorieën; elke hoofdrubriek is de optelsom van een specifiek aantal categorieën die zijn gerelateerd aan een hoofdrubriek. Zo is de hoofdrubriek "1 Vlottende Activa en Passiva" de opstelsom van de volgende categorieën:
   1. Debiteuren
   2. Overige Vorderingen
   3. Overlopende Activa
   4. Liquide Middelen
   5. Crediteuren
   6. Overlopende passiva
   En is de hoofdrubriek'4 Kosten'vaak als volgt opgebouwd:
   1. Salariskosten 
   2. Sociale Lasten
   3. Vakantie-uitkering
   4. Overige personeelskosten
   5. Algemene kosten
   6. Terrein- en gebouwgebondenkosten
   7. Afschrijvingskosten

3. Rekeningnummer; binnen de categorieën van het rekeningschema vind je de grootboekrekeningen waarop daadwerkelijk wordt geboekt. Je boekt namelijk niet op het niveau van hoofdrubriek of categorie maar op het laagste boekhoudkundig niveau, de grootboekrekening. Elke categorie bestaan namelijk weer uit meerdere grootboekrekeningen. Zo bestaat de categorie Algemene kosten bijvoorbeeld uit de rekeningnummers:
   11. Kantoorbenodigdheden
   12. Telefoniekosten
   13. Kosten van Automatisering
   14. Lidmaatschappen
   15. Drukwerk
   16. Verzekeringskosten
   17. Bijdragen aan derden
   Als je nu de bijbehorende hoofdrubrieken, categorieën en rekeningnummer met elkaar combineert ontstaan unieke rekeningnummers waar de daadwerkelijke boekingen op plaatsvinden. Zo worden de kosten van de reclamefolder geboekt op rekeningnummer 4415 (hoofdrubriek 4 kosten, categorie 4 algemene kosten, rekeningnummer 15 drukwerk).

Veel publieke organisatie zijn verplicht een voor die sector specifieke rekeningstelsel te hanteren. Zo wordt in de zorgsector gebruik gemaakt van het ‘Rekeningschema voor zorginstellingen’ (zie pdf-bestand )die is voorgeschreven door de Nederlandse Zorgautoriteit. Als je het ‘Rekeningschema voor zorginstellingen’ goed doorgrondt krijg je een goed idee hoe het fundament van een administratie (boekhouding) is opgebouwd.

3   Boeking / Journaalpost

Een journaalpost of boeking geeft aan hoe een transactie of gebeurtenis in de boekhouding verwerkt moet worden. Uitgangspunt is dat elke financiële transactie altijd dubbel wordt geboekt. Daarom kennen alle grootboekrekeningen van het grootboek een debet en een creditzijde. De totalen van alle debetbedragen moeten gelijk zijn aan die van de creditbedragen. Dit noemt met het boekhoudkundige evenwicht. Een journaalpost of boeking bestaat dan ook altijd uit minimaal twee regels. Hieronder vind je een simpel voorbeeld van hoe de salariskosten in de grootboekrekening worden vastgelegd.

 

3a   Dubbel Boekhouden

Dubbel boekhouden is al sinds jaar en dag dé standaard. Dubbel boekhouden is een systematiek die het mogelijk maakt om tegelijkertijd inzicht te verschaffen in de winstgevendheid als in het vermogen (liquiditeit en solvabiliteit) van uw organisatie. Om dit mogelijk te maken wordt binnen de systematiek van dubbel boekhouden twee soorten grootboekrekeningen onderscheiden:  

1. Balansrekeningen: grootboekrekeningen gericht op de ontwikkelingen in het vermogen. Veel voorkomende rekeningen zijn in dit geval: gebouwen, inventaris, machines, eigen vermogen, lening, bank, debiteuren, crediteuren en kas.
2. Resultatenrekeningen: grootboekrekeningen die zijn gericht op het bepalen van de winst (opbrengsten en kosten): inkopen, verkopen, reiskosten, salarissen, computerkosten, advertentiekosten en rente.

Bij dubbel boekhouden wordt een transactie of gebeurtenis gesplitst in het moment van realiseren en het moment van betaling/ontvangst. Om deze splitsing op te vangen worden vorderingen en schulden aangemaakt. Zij vormen de buffer tussen realisatie en betaling. Hieronder vind je een simpel voorbeeld van hoe dubbel boekhouden inzicht geeft in zowel de winstgevendheid als in de vermogensontwikkeling van je organisatie.

4   Financiële Verslaglegging

Op basis van de boekhouding (het grootboek) waarin alle financiële feiten zijn geboekt wordt de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht opgemaakt. Veelal is deze zogenaamde financiële verslaglegging verplicht om zo aandeelhouders, schuldeisers en andere belanghebbenden inzicht te geven in de financiële gezondheid van de organisatie.

1. Winst- en Verliesrekening; op deze pagina wordt aangegeven hoe de winst- & verliesrekening inzicht geeft in de prestaties en de financiële gezondheid van een organisatie. Begrippen als EBIT, inkoopwaarde van de omzet, netto winst en financiële opbrengsten staan daarbij centraal.

2. Balans; op deze pagina wordt aangegeven hoe de balans tot stand komt en hoe de balans inzicht geeft in de prestaties en de financiële gezondheid van de organisatie. Begrippen als vaste- en vlottende activa, lang vreemd vermogen en eigen vermogen worden toegelicht en met elkaar in relatie gebracht.

3. Kasstroomoverzicht; hier worden op basis van het (strategisch) plan de feitelijke geldstromen geprognosticeerd om vast te stellen of de organisatie op korte én lange termijn kan voldoen aan haar verplichtingen. En om te bepalen wat de vermogensbehoefte is van de organisatie. Begrippen als netto kasstroom, financieringsactiviteiten, netto werkkapitaal en cashflow worden hier uitgewerkt.

Beleggers, bankiers, leveranciers en andere betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat de gepubliceerde cijfers van een organisatie juist en volledig zijn en een realistisch beeld geven. Op de pagina waarderingsgrondslagen vind je de belangrijkste normen die bij het opstellen van een balans en een winst- en verliesrekening gangbaar zijn. En met de accountantsverklaring wordt door de accountant zekerheid afgegeven over de juistheid en volledigheid van de cijfers die in de winst- & verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht zijn opgenomen.