Grootboekrekeningen & Journaalposten

Wat is boekhouden?

Boekhouden is het op een gestructureerde wijze vastleggen van financiële feiten. Vroeger gebeurde dit veelal met het zogenaamde kasboek waarin alle ontvangsten en uitgaven in werden vastgelegd. Tegenwoordig wordt boekhouden niet alleen meer gebruikt voor het vastleggen van kasstromen (ontvangsten en uitgaven) maar ook voor het bepalen van de winstgevendheid (opbrengsten en kosten) en het genereren van informatie voor bedrijfseconomische analyses.

 
  • Financiële feiten; alle handelingen waar een waarde wordt overgedragen moeten worden vastgelegd. Denk daarbij aan inkoop van grondstoffen of kantoorartikelen, de inzet van manuren en het afsluiten van (verkoop)contracten.
  • Bescheiden; op basis van notities van deze handelingen (zoals bonnen, nota’s), de zogenaamde bescheiden, worden de financiële feiten daadwerkelijk vastgelegd. De (digitale) bescheiden vormen de basis van de boekhouding. Waarop onder andere de accountant zijn of haar oordeel over de boekhouding uitspreekt.

 

Grootboekrekening

Elke transactie (financieel feit) wordt op één of meer grootboekrekeningen vastgelegd. Zo worden de maandelijkse salariskosten elke maand op de grootboekrekening personeelskosten vastgelegd. Alle grootboekrekeningen bij elkaar wordt grootboekrekeningschema of een rekeningstelsel genoemd. Veel (semi-)publieke organisatie zijn verplicht een voor die sector specifieke rekeningstelsel te hanteren. Zo wordt in de zorgsector gebruik gemaakt van het ‘Rekeningschema voor zorginstellingen’ (zie pdf-bestand ) die is voorgeschreven door de Nederlandse Zorgautoriteit.

 

Boeking / Journaalpost

Een journaalpost of boeking geeft aan hoe een transactie of gebeurtenis in de boekhouding verwerkt moet worden. Uitgangspunt is dat elke financiële transactie altijd dubbel wordt geboekt. Daarom kennen alle grootboekrekeningen van het grootboek een debet en een creditzijde. De totalen van alle debetbedragen moeten gelijk zijn aan die van de creditbedragen. Dit noemt met het boekhoudkundige evenwicht. Een journaalpost of boeking bestaat dan ook altijd uit minimaal twee regels. Hieronder een klein voorbeeld van hoe de salariskosten in de grootboekrekening worden vastgelegd.

Het grootboek is de optelsom van alle grootboekrekeningen. Het grootboek telt de individuele transacties op de verschillende grootboekrekeningen bij elkaar op. Op basis van het grootboek wordt de balans en de resultatenrekening opgemaakt. Het grootboek vormt de basis waarop u inzicht verkrijgt in de solvabiliteit, liquiditeit en winstgevendheid van uw organisatie. Het grootboek is feitelijk de boekhouding.

 

Dubbel Boekhouden

Dubbel boekhouden is al sinds jaar en dag dé standaard. Dubbel boekhouden is een systematiek die het mogelijk maakt om tegelijkertijd inzicht te verschaffen in de winstgevendheid als in het vermogen (liquiditeit en solvabiliteit) van uw organisatie. Om dit mogelijk te maken wordt binnen de systematiek van dubbel boekhouden twee soorten grootboekrekeningen onderscheiden:  

  1. Balansrekeningen: grootboekrekeningen gericht op de ontwikkelingen in het vermogen. Veel voorkomende rekeningen zijn in dit geval: gebouwen, inventaris, machines, eigen vermogen, lening, bank, debiteuren, crediteuren en kas.
  2. Resultatenrekeningen: grootboekrekeningen die zijn gericht op het bepalen van de winst (opbrengsten en kosten): inkopen, verkopen, reiskosten, salarissen, computerkosten, advertentiekosten en rente.
 
Bij dubbel boekhouden wordt een transactie of gebeurtenis gesplitst in het moment van realiseren en het moment van betaling/ontvangst. Om deze splitsing op te vangen worden vorderingen en schulden aangemaakt. Zij vormen de buffer tussen realisatie en betaling.

 

Een bekend voorbeeld is de uitbetaling van de vakantie-uitkeringen. Om geen scheef beeld te krijgen van het resultaat door het jaar heen worden maandelijks de kosten van de vakantie-uitkering geboekt met de volgende journaalpost:

     Salariskosten 10.000
     Aan / Te betalen Vakantie-uitkeringen 10.000

 

Zo worden maandelijks de kosten geboekt! Dus elke maand kan de winst (inclusief de jaarlijkse vakantie-uitkeringen) bepaald worden. In mei als de vakantie-uitkering daadwerkelijk aan de medewerkers wordt uitbetaald wordt de grootboekrekening ‘te betalen vakantie-uitkeringen’ gedebiteerd waarmee deze zogenaamde tussenrekening weer glad loopt (op 0 staat). Hiervoor wordt de volgende journaalpost gebruikt.

     Te betalen Vakantie-uitkeringen 120.000
     Aan / Bank 120.000

 

Deel House of Control via Social Media