Gesprekscyclus

Papier is geduldig!

Een planning & controlcyclus is alleen effectief als de jaarplannen, voortgangsrapportages en de verantwoordingsdocumenten onderwerp zijn van gesprek. Immers alleen dan ontstaat goed zicht op de achterliggende oorzaken van de gerapporteerde voortgang. En kan er indien nodig bijgestuurd worden. Op elk niveau binnen de organisatie onderscheiden we de volgende soorten gesprekken:
 
  • Planningsgesprek; de bestuurder/directie bespreekt het jaarplan en de begroting met de financiers en/of toezichthouders. De managers bespreken de (afdelings)plannen met de bestuurder. En de managers bespreken de persoonlijke doelstellingen met de medewerkers.
  • Voortgangsgesprek; op basis van de voortgangsrapportages zal met enige regelmaat de voortgang besproken worden. Ook hier weer op alle niveaus. Tussen manager en medewerker wordt dit gesprek veelal het functioneringsgesprek genoemd.
  • Verantwoordingsgesprek; tenslotte vindt er op de verschillende niveaus een ‘eindgesprek’ plaats. Een verantwoordingsgesprek in de vorm van een beoordelingsgesprek tussen de manager en de medewerker is hier een goed voorbeeld van. Helaas komen ‘verantwoordingsgesprekken’ tussen manager en bestuurder en bestuurder en toezichthouder bijna niet voor. Hiermee ontziet het management zichzelf van mogelijkheden om te leren.
 

Aandachtspunten

Het opstellen van een gesprekscyclus is een belangrijk onderdeel van de planning & controlcyclus. House of Control constateert dat het in de praktijk lastig is om een effectieve gesprekscyclus in te richten. Enkele aandachtspunten: 

 
  • Agenda; om het gesprek te structureren is het nodig om een agenda op te stellen. U bewaakt daarmee dat in elk gesprek dezelfde onderwerpen aan bod komen. Uiteraard moet er wel ruimte zijn voor onderwerpen die de gespreksdeelnemers zelf willen inbrengen.
  • Notulen; om vrijblijvendheid te voorkomen is het raadzaam om acties en besluiten vast te leggen. Zodat in daarop volgende gesprekken duidelijk is welke besluiten en afspraken in voorgaande gesprekken zijn gemaakt. En kan worden vastgesteld of afgesproken acties al dan niet zijn uitgevoerd.
  • Rollen & gedrag; het blijkt lastig om in een gesprek de juiste rol en gedrag aan te nemen. Door de rollen en het gewenst gedrag te expliciteren en vast te leggen gaat de planning & controlcyclus meer leven. Hier vindt u meer informatie over de rollen binnen een planning & controlcyclus.
 

Deel House of Control via Social Media