Effectief Vergaderen - De 13 Succesfactoren

Waarom vergaderen?

Organisaties zijn verzamelingen van mensen met een gemeenschappelijk doel. Om van deze verzameling van mensen een eenheid te maken zal er afstemming moeten plaatsvinden. Afstemming tussen het management en de medewerkers, tussen de afdelingen en tussen medewerkers onderling. Afstemming kan daarbij op veel manieren plaatsvinden. Bijvoorbeeld door het opstellen van regels of werkinstructies, communiceren via de mail of intranet of door ..... te vergaderen. Vergaderen heeft de volgende functies:
 
  • Richtinggevende & kaderstellende functie; vergaderingen worden vaak gebruikt om deelnemers op de hoogte te brengen van doelen of instructies van 'bovenaf'. Medewerkers worden door de manager geïnformeerd over besluiten die zijn gemaakt door het management. Vergaderingen zorgen daarmee voor uniformiteit van gedrag en acties.     
  • Coördinerende functie; vergaderingen worden ook gebruikt om taken van de verschillende afdelingen en van de medewerkers onderling op elkaar af te stemmen. Dat kan gaan om afstemming van de taken tussen de inkoop- en productieafdeling. Of die van de inkoper en de bedrijfsjurist. Vaak is het zo dat hoe groter de organisatie hoe meer de taken zijn gespecialiseerd. Wat weer vraagt om meer afstemming (vergaderen).    
  • Zingevingsfunctie; vergaderen is ook een vorm van sociale interactie. Mede in vergaderingen worden de waarden van de organisaties gecreëerd en overgedragen. Daarbij voorziet vergaderen in de behoefte van de mens om bij een groep te horen. Sociale posities worden in vergaderingen opgebouwd. En de status van iemand wordt afgemeten van bij welke vergaderingen diegene wel of niet aanwezig is.
  • Synergetische functie; synergie vindt plaats wanneer twee of meer onafhankelijke dingen samenkomen in een geheel dat groter is dan de som der delen (1 + 1 = 3). Vergaderingen dragen dus bij aan betere besluitvorming en ideeën. 
 
Het moge duidelijk zijn dat vergaderen een onmisbaar instrument is binnen een organisatie. Er zitten echter niet alleen voordelen aan vergaderen. Vergaderen brengt ook kosten met zich mee. 
 

De kosten van Vergaderen

Medewerkers zijn ongeveer een dag per week aan het vergaderen. Managers zijn zelfs meer dan de helft van hun tijd aan het vergaderen. Toch wordt vergaderen vaak door medewerkers en managers als niet belangrijk en zelfs als vervelend ervaren. Vergaderen wordt als tijdverspilling gezien omdat de tijd voor vergaderen niet aan belangrijke werkzaamheden kan worden besteed. En dat gevoel wordt nog sterker als de vergaderingen in de ogen van de deelnemers weinig of niets opleveren.  
 
  • Directe kosten; vergaderen kost tijd. En tijd is geld. Vergaderkosten zijn dus relatief eenvoudig uit te drukken in salariskosten. Daarbij kan de tijd die in vergaderingen wordt gestopt niet aan productieve uren worden besteed. Verder zijn de kosten van de vergaderruimte, de beamer en koffie en thee directe vergaderkosten. Vergaderen kost dus geld!  
  • Indirecte kosten; als mensen druk zijn en hun tijd moeten besteden aan in hun ogen onbelangrijke vergaderingen dan ontstaat irritatie en stress wat ten koste gaat van het werkplezier. Ontevreden medewerkers zijn minder geneigd de uitkomsten van een vergadering te accepteren. En zullen proberen om de volgende keer de vergadering te vermijden.
 
Organisaties zijn zich vaak niet bewust van de kosten van vergaderen. Terwijl toch tussen de 20% en 40% van de salariskosten op gaat aan vergaderingen. En dan hebben we het nog geen eens over de indirecte kosten van vergaderen. Slechte besluitvorming of ideeën kosten de organisatie veel geld en leidt tot frustraties en ontevredenheid bij de medewerkers.
 

13 Succesfactoren

In de theorie vind je veel handvatten om effectief te vergaderen. Op basis van deze theorie en eigen ervaringen met vergaderingen kom ik tot de volgende succesfactoren van effectief vergaderen: 
 
  1. Waarom deze vergadering?; het is heel frustrerend als je in een vergadering zit die eigenlijk niet nodig was geweest. Tijdverspilling terwijl je nog zoveel andere dingen moet doen. De eerste succesfactor voor een effectieve vergadering is dan ook je afvragen of een vergadering echt nodig is. Je kunt ook via de mail, intranet of via een conference call afstemming zoeken. Zeker bij  terugkerende vergaderingen moet de voorzitter zich afvragen of de komende vergadering echt nodig is.
 
  1. Doel en type vergadering; duidelijkheid over het doel van de vergadering is een belangrijke succesfactor voor een effectieve vergadering. Deelnemers willen weten wat er van hen wordt verwacht. Moeten ze een bijdrage leveren aan het oplossen van een probleem, gaan we brainstormen of worden er in de vergadering opdrachten uitgedeeld? Een vergadering kan de volgende doelen hebben: 
 
      • Nemen van gezamenlijk besluit
      • Draagvlak creeren van een genomen besluit
      • Verzamelen en doorgeven van informatie; 
      • Het instrueren van de deelnemers;
      • Brainstormen;  
      • Gezamenlijk oplossen van problemen;  
 
    Vergaderingen verliezen vaak aan effectiviteit omdat deelnemers niet weten wat er van hen wordt verwacht. Als deelnemers in de verondrstelling zijn dat zij gezamenlijk tot een oplossing moeten komen voor een probeem terwijl de voorzitter slechts open staat voor de door hem bedachte oplossing dan zal de teleurstelling bij de andere deelnemrs groot zijn. In dat geval had de voorzitter beter kunnen aangeven dat zijn of haar oplossing nog een keer wilde toetsen bij de deelnemers. 
 
  1. Frequentie en tijdsduur: bij terugkerende vergaderingen moet er door de voorzitter samen met de deelnemers een bewuste kezue worden gemaakt over de  tijdsduur en frequentie van het overleg. De stelregel daarbij is dat een overleg niet langer dat 1,5 uur mag duren. Maar liever korter. De ervaring leert namelijk dat als je anderhalfuur plant het oveleg ook anderhalf uur (of nog klanger...) duurt. En een wekelijkse frequentie van een vergadering lijkt wat hoog omdat deelnemers binnen een week niet in staat zijn om actiepunten uit te werken en af te ronden. 
 
  1. Deelnemers; deelnemers zijn medeverantwoordelijk voor een effectieve vergadering. Ik zie te vaak mensen aanschuiven bij een bijeenkomst omdat ze zijn uitgenodigd. Zonder dat ze weten wat er van hen wordt verwacht. Laat staan dat ze zich hebben voorbereid.
 
      • Is deze vergadering mijn tijd waard? 
      • Kan ik alleen bij de voor mij interessante onderwerpen aansluiten? 
      • Durf je mening te geven 
      • Willen en kunnen samenwerken
      • max 8 deelnemers
 
  1. Gedragsregels; het is het gedrag van de deelnemers die de effectiviteit van een vergadering bepalen. Een belangrijke succesfactor is dan ook het samen opstellen van gedragsregels zoals:
 
      • Telefoons uitzetten
      • Elkaar uit laten spreken
      • Actieve deelname
      • Op tijd komen
      • Iedereen bereid zich voor 
      • Actiepunten worden uitgevoerd 
 
    In beginsel is het aan de deelnemers zelf om elkaar aan te spreken op het niet nakomen van de regels. Vaak wordt er naar de voorzitter gekeken om de regels te 'handhaven'. Een meer speelse manier om elkaar te stimuleren om de spelregels na te leven is om deelnemers afhankelijk van de overtreding de volgende vergadering bijvoorbeeld te laten trakteren. Of een gedicht te laten maken of een lied te laten zingen. Moet je eens kijken hoe snel de spelregels worden nageleefd.
 
  1. Agendabeheer;  je maakt met een goed agendabeheer duidelijk wat je van de deelnemers verwacht. 
 
      • Vraag anderen om agendapunten aan te leveren. Als het goed is, is het niet alleen jouw bijeenkomst.
      • Prioriteer agenda; belangrijkste agendapunten eerst
      • Bepaal per agendapunt het doel (besluitvorming, informeren, brainstormen).
      • Bepaal per agendapunt hoe lang deze duurt en zet dat op de agenda. 
      • Verstuur agenda plus de bijbehoredne stukken uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst
 
  1. De stukken; de kwaliteit van de stukken die worden ingebracht is de zevende succesfactor voor een efectieve vergadering. Te vaak lopen vergadering vast vanwege stukken met veel te veel pagina's, zonder kop en staart en waarvan niet duidelijk is wat nu de bedoeling is. Stel daarom eisen aan de stukken die worden ingebracht over bijvoorbeeld het maximaal aantal pagina's, uniforme lay-out, opbouw. En maak gebruik van een voorblad waarin het doel van het stuk wordt vermeld en de inhoud van het stuk kort wordt samengevat. 
 
  1. Voorbereiding; het is niet voor niets een bekend spreekwoord "Een goede voorbereiding is het halve werk". Dit geldt zeker ook voor vergaderingen. Hoe vaak heb je niet in een overleg gezeten terwijl de ruimte niet of dubbel is gereserveerd, de beamer het nog niet deed of er onvoldoende parkeerplaasen waren. Hieronder enkele aandachtspunten:
 
      • De vergaderruimte; waar wil je vergaderen. Intern of extern? Afhankelijk van het doel van de bijeenkomst. Denk na over de opstelling van de vergadertafel(s).
      • Parkeerplaatsen; zijn er parkeerplaatsen nodig? Zijn deze gereserveerd? En zijn er parkeerkaarten beschikbaar? Want het kan natu
      • Technische hulpmiddelen
      • Koffie, thee en lunch? 
      • Het Interieur
      • Het leefklimaat
      • De sfeer
      • Afhankelijk van het doel van de vergadering zal de vergadering op een bepaalde manier vorm worden gegeven. Een brainstormsessie waar nadrukkeli9jk de input van de deelnerms wordt verwacht is een ander type vergadering dan een bijeenkosmt waarin de voorzitter de opgelegde doelstellingen mede deelt. 
 
  1. Samenwerken; Vergadering is alleen effectief als mensen zich veilig voelen.
        • westbaarheid; door actief deel te nemen stel je je kwetsbaar op. Door niet deel te nemen ‘spuug je op de anderen’
        • Respecteer alle deelnemers
        • Parkeer langlopende conflicten
      • Zorg voor dat iedereen aan bod komt. Stumuleer de introverte persoonlijkheden en rem de extraverte persoonlijkheden, die overla een menin over hebben, af.
      • Beheers de persoonlijkheden; zorg niet dat mensen hun zelf censueren, wat leidt to gemiste kans om beste ideen t krijgen en de slimste beslissingen te nemen.
        • Extraverte versus intraverte medewerkers
        • Constructieve en alleen maar kritische mensen
        • Nodig mensen uit om verder te praten dan alleen hun expertisegebied.
 
  1. Verslaglegging + Actielijst; een vergadering is zo goed als het verslag ervan. In het verslag worden overwegingen, besluiten en actiepunten vastgelegd. Zodat deelnemers altijd kunnen terugvallen op wat er er besproken dan wel besloten is. Dit stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het verslag. Enkele aandachtspunten:
 
      • Notulist; wijs een notulist aan die in staat is om datgene wat wordt besproken kort en goed weer te geven. De notulist is in principe niet de voorzitter of één van de andere deelnemers. Omdat diegene dan niet meer actief aan de vergadering kan deelnemen.
      • Besluitenlijst; neem in het verslag een besluitenlijst op waarin de besluiten van het overleg en het overleg ervoor in staan vermeld. En als een besluit niet in de lijst staat is het geen besluit!
      • Actiepunten; neem in het verslag een actiepuntenlijst op. Maak de actiepudnten concreet, benoem één actiehouder en voorzie de actie van een deadline. Bij de start van elk overleg wordt kort vastgeteld of de acties zijn afgerond.
      • Versturen; zorg ervoor dat het verslag uiterlijk 2 dagen na het overleg naar de deelnemers wordt verstuurd. Verspreid het verslag niet verder. Deelnemers moeten zich veilig voelen in het overleg. Uiteraard kan de notulist wel een samenvatting versturen. 
 
  1. Evaluatie; het regelmatig evalueren van een terugkerend overleg is ook een belangrijke succesfactor. Brengt de vergadering wat we ervan verwachten? Zijn we effectief aan het vergaderen? Houden we ons aan de spelregels? Moeten er andere spelregels komen? Dragen de stukken bij aan een effectieve vergadering enz. Met een evaluatie loop je alle hierboven beschreven succesfactoren na en stel je vast waar verbetering mogelijk is. In de praktijk zien we dat er niet of nauwelijks wordt geëvalueerd. Een gemiste kans!
 
  1. Probeer eens wat anders:  soms loopt een vergadering stroef. Zonder dat je echt weet waar dit nu echt aan ligt. Zijn het de interpersoonlijke relaties. Vinden de deelnemers de onderwerpen niet interessant. Levert de vergadering te weinig op? Soms is het goed om gewoon eens iets anders te proberen:
 
      • staand vergaderen
      • rouleren van voorzitterschap
      • 30 minuten vergaderen
 
  1. De rol van de voorzitter; Beheers de vergadering, niet het gesprek.
 
          • Altijd op tijd beginnen; anders mensen te laat komen deze mensen niet belonen. Andere deelnemers voelen zich dan ook niet tekort gedaan. 
          • Deel aan begin van vergadering geen papieren uit. Want dan verlies je de aandacht. 
          • Accepteer niet dat mensen te laat komen, begin de vergadering op de afgesproken tijd. Kunt er ook een spel van maken. Dat diegene die te laat is de volgende keer moet trakteren.
          • Tijdens vergadering geen agendapunten meer toevoegen maar doorschuiven naar volgend overleg
          • Conflictbeheersging
          • Vermijd uitwisseling van sociale gebeurtenissen. Daar zijn andere momenten voor. Niet iedereen heeft zin om te luisteren naar het zoontje van …  dat ziek is. Geen koetjes en klafjes/
          • Pauzes
          • De vergadering mag niet uitlopen. Eindtijd = eindtijd
          • Let op lichaamstaal (non-verbale communicatie); vraag door als mensen novn-verbale signalen uitzenden. 
          • Spreek mensen aan als ze de stukken niet hebben gelezen. 
          • Houdt jezelf als voorzitter in. Laat anderen spreken. Anders bestaat het risico dat anderen je gaan napraten. 
          • Mocht de vergadering toch uitlopen dan moet de voorzitter hiervoor expliciet toestemming voor vragen.
          • Rouleer de rol van de voorzitter. Maak het gehele team veratnworodelijk voor het succes van de de vergadering. 
          • Als iemand te lang praat. Onderbreek deze dan.
 
    In de praktijk blijft dat maangers de meer technische apsecten van vergaderen wel beheersen. He opstellen van een agenda en de tijd in de gaten hiouden. Managers zijn echter minder goed in het sturen van een discussie naar een bepaaklde uitkoms of de persoonlijke mening van de deelnemers naar voren te laten komen.

Deel House of Control via Social Media