Contractbeheer

Contractbeheer

Nadat het contract is afgesloten kan er besteld worden. Het contractbeheer omvat daarmee de drie laatste stappen van het inkoopproces. Het doel van contractbeheer is om binnen de kaders van de vigerende contracten het bestelproces efficiënt en effectief uit te voeren. Contractmanagement moet ervoor te zorgen dat de leveranciers de juiste prestaties tegen de juiste kwaliteit op het juiste moment in de juiste hoeveelheden leveren. Hiervoor is in ieder geval nodig:
 
  • Uitvoeren van contracten; het moet voor de (decentrale) inkopers op elk moment duidelijk zijn welke producten zij tegen welke prijs kunnen bestellen. En zij moeten over de (geautomatiseerde) mogelijkheid beschikken om bestellingen te plaatsen.
  • Documentbeheer; voor een adequaat contractbeheer is het noodzakelijk om de vastlegging, totstandkoming en archivering van contracten op orde te hebben.
  • Informatievoorziening; de contractbeheerder stelt rapportages op over de volume en kosten van de inkopen. Ook geeft de contractbeheerder inzicht in de prestaties van de leveranciers.
 

Relatiebeheer

Kortom, de contractbeheerder is verantwoordelijk voor een goede relatie met de klant en de leverancier. Waarbij de contractbeheerder zorg moet dragen voor een formeel (contractueel) en informeel (contactueel) goede relatie. Zodat beide partijen voordeel hebben van de overeenkomst en bij de uitvoering daarvan geen onnodige onduidelijkheden of belangentegenstellingen ontstaan. Het is noodzakelijk om leveranciers in categorieën in te delen. Het is handig om hiervoor de Kraljicmatrix te gebruiken. Hoe belangrijker een leverancier is voor een organisatie, hoe meer de relatie gemanaged dient te worden.
 

Leveranciersmeetsysteem

Het beoordelen van de prestaties van de leveranciers maakt onderdeel uit van contractmanagement. Met behulp van een leveranciersmanagementsysteem kunt u op objectieve wijze de prestaties beoordelen. Aspecten waar veelal op wordt beoordeeld zijn:
 
  • Kwaliteit;
  • Tijdigheid;
  • Leveringsbetrouwbaarheid;
  • Innovatie;
  • Administratieve lasten.
 

Leveranciersprofiel

Idealiter kan deze informatie uit bestaande informatiesystemen gegeneerd worden. Samen met meer subjectieve constateringen kan dan een leveranciersprofiel opgesteld worden. Naast de algemene gegevens van de leverancier worden daarin ook de prestaties van de leveranciers opgenomen. Bijvoorbeeld door het gebruik van kleuren (groen, geel en rood) zoals de belastingdienst ook doet bij belastingplichtigen. De contractbeheerder gaat met de leverancier in gesprek om verbetermogelijkheden te bespreken. De contractbeheerder maakt concrete afspraken over de (verbeter)resultaten die gehaald moeten worden. Het moge duidelijk zijn dat het beoordelen van leveranciers belangrijker wordt naarmate de geleverde producten mee verweven zijn met het primair proces.
 

Optimalisatie Orderrealisatieproces

De contractbeheerder heeft ook als taak om samen met de grootste en belangrijkste leveranciers het orderrealisatieproces te optimaliseren. Hiervoor brengen de inkoper en de leverancier de waardeketen van het inkoopproces in kaart. Zodat de kritische succesfactoren, kostenveroorzakers en de knelpunten inzichtelijk worden. Zodat kosten bespaard worden en de leverbetrouwbaarheid vergroot wordt. Op basis van een analyse van het inkoopproces en de resultaten van het leveranciersmeetsysteem worden verbetervoorstellen gedaan om:
 
  • de snelheid, ondersteuning, service en klantentevredenheid te verbeteren;
  • de logistieke kosten te verlagen;
  • het gebruik en de capaciteit van activa te vergroten;
  • de snelheid van kasstromen te verbeteren;
  • de relatie, besluitvorming en communicatie te verbeteren.
 
De contractbeheerder maakt concrete afspraken met de leverancier. De afspraken worden indien mogelijk opgenomen in het leveranciersmeetsysteem.

Deel House of Control via Social Media